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Apport en connaissance

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Jusqu’alors seul a été évoqué le SI qui portera l’activité qui fera l’objet de la coopération.

Il est cependant nécessaire de penser à l’autre volet du SI, celui qui assure les fonctions de support et qui constitue le SI de gestion de la coopération elle-même.

Faut-il doter la coopération de moyens informatiques propres à cette gestion ? Est-il possible de s’en passer ?

Dans la partie « Impact sur le SI », il a été démontré que la typologie avait un impact fort dans ce domaine : la typologie « structure dédiée » doit disposer de ses propres moyens en SI permettant d’organiser sa gestion là où les typologies « Partage de l’activité » ou « Concentration de l’activité » ne le nécessitent pas ou moins.

Du point de vue du SI, une entité juridique spécifique est créée pour la structure dédiée. Cela signifie que, si elle souhaite s’appuyer sur les SI des membres, encore faut-il que les SI de ces membres soient en capacité de gérer plusieurs entités juridiques (SI multi-EJ).

En effet, comme explicité dans le volume 1 du guide méthodologique des coopérations territoriales, à la différence d’une simple convention, une structure organique de coopération dispose (selon la forme juridique retenue) d’un budget propre, d’un patrimoine, de la possibilité de recruter son personnel, et peut, le cas échéant, être titulaire en propre d’une autorisation de soins, d’équipements matériels lourds ou disposer d’une pharmacie à usage intérieur propre (PUI).

Cela ne veut pas dire que les autres typologies (partage ou concentration de l’activité) n’aient pas à gérer des fonctions supports à la coopération. Outre l’activité, elles vont en effet très souvent mutualiser d’autres moyens (humains, matériels, logistiques…).

Chacun des volets de support à la coopération doit être examiné. Les partenaires de la coopération jugeront, en fonction de l’existant, des moyens SI à mettre en œuvre pour chacun de ces volets.

Budget

A minima la structure dédiée doit gérer un budget autonome, ce qui la différencie très fortement des autres typologies. Elle dispose d’un EPRD spécifique. Il paraît donc difficile de ne pas la doter d’un outil informatique pour ce faire, d’autant que certaines formes juridiques relèvent d’une comptabilité spécifique (exemple des GCS de moyens publics qui relèvent de la comptabilité M9).

Cet outil peut être un outil simple spécifique acquis par la structure dédiée ou encore l’instance d’une brique logicielle de gestion de budget existant chez l’un ou l’autre des partenaires (avec gestion d’une entité juridique spécifique). Dans tous les cas l’outil est géré essentiellement par et pour la structure dédiée.

À noter que dans les autres typologies (partage et concentration d’activité), il peut être souhaité d’évaluer et de gérer les coûts de fonctionnement. Dans ce cas, l’utilisation du SI budgétaire de chaque partenaire avec identification des éléments relatifs à la coopération peut servir d’entrée pour consolidation par un des partenaires.

Patrimoine

Lorsqu’elle dispose d’un patrimoine, la structure dédiée doit, là aussi, être dotée d’un outil SI de gestion du patrimoine et des amortissements.

Les mêmes réflexions et solutions évoquées au paragraphe précédent s’appliquent.

Ce cas ne peut pas se produire pour les autres typologies de coopération.

Personnel

Lorsqu’elle est employeur direct du personnel, la structure dédiée doit se doter d’un outil SI permet tant de gérer les contrats, les éléments variables de paie, les plannings des personnels, les congés, les effectifs, les carrières, les formations… D’une façon générale tout ce qui constitue une GRH. Deux possibilités s’offrent : acquérir un outil spécifique propre ou exter- naliser cette gestion et pourquoi pas à un des partenaires (pour peu que la GRH concernée puisse être multientité juridique).

À noter que, lorsqu’elle mutualise du personnel, par exemple via des mises à disposition, la coopération nécessite de gérer au moins les plannings et les congés. Elle doit de plus être en capacité d’identifier les unités d’œuvre permettant d’évaluer les contributions de chaque partenaire. Cela nécessite la mise en place d’interfaces entre les partenaires tel que précisé dans le thème « Partage de personnel ».

Autorisation de soins

Lorsqu’elle assure une activité de soins (GCS établissement de santé), la structure dédiée doit être en capacité de facturer directement son activité. Les organisations de soins initiales ne sont en effet plus destinataires ni des dépenses, ni des recettes liées aux activités transférées.

La structure dédiée devra donc disposer de son propre SI de facturation (aux tiers payants, aux patients) et de gestion de toutes les dépenses associées à l’activité (hôtellerie, pharmacie, moyens médico-techniques, logistique…). En fonction du type d’activité, le champ à gérer est donc plus ou moins large. Il peut aboutir à la création d’un SI complet (SIH par exemple). Il paraît difficile de s’exonérer de l’acquisition par la coopération d’une solution SI spécifique.

Ce cas ne peut pas se produire pour les autres objets de coopération.

Équipements matériels

La structure dédiée disposant de son propre matériel doit être en capacité de gérer les contrats avec les prestataires extérieurs (maintenance, consommables par exemple), les dépenses associées à cet équipement et les amortissements de ce matériel. Il  paraît là aussi difficile de s’exonérer de l’acquisition par la coopération d’une solution SI de GEF spécifique. Selon le matériel, une GMAO peut être aussi souhaitable (équipement biomédical par exemple).

Concernant les autres typologies (partage et concentration d’activité) qui mutualiseraient des moyens techniques, les relations entre les SI des GEF des partenaires doivent être étudiées. Cela est précisé dans le thème « Partage de moyens matériels ».

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Date de parution : 18/02/2017

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