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Apport en connaissance

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Afin de fournir un exemple concret de la démarche, le premier cas réel présenté dans la publication de l’ANAP « Coopération territoriale en biologie médicale - Enseignements et monographies », et concernant le GCS de biologie du territoire Haute-Savoie Nord, est détaillé.4

Objectifs opérationnels

Ces objectifs sont décrits en page 20 et indiquent deux thématiques :

La stérilisation / La typologie / La biologie :

Ainsi, l’optimisation du plateau technique passe par deux actions concrètes :

  • la stérilisation du CH Alpes-Léman sera traitée par les hôpitaux du pays du Mont-Blanc dans le cadre d’un contrat de sous-traitance ;
  • les trois hôpitaux mettent en place une plate-forme commune de production des actes de biologie complétée d’une antenne dans chaque établissement.

Du point de vue des impacts SI, ces deux thèmes sont donc à étudier.

Il faut remarquer que, pour la biologie, une typologie se dégage déjà de ces objectifs opérationnels : la création d’une plate-forme commune de production des actes de biologie correspond en effet à une typologie de type « structure dédiée » détaillée ci-après.

Les objectifs opérationnels de la biologie sont décrits en page 21 :

Indicateur de performance

Au-delà de la volonté de donner corps à la communauté hospitalière de territoire, les objectifs de la coopération en matière de biologie médicale visaient à la réduction des dépenses de personnels, la maîtrise des coûts de réactifs et la réduction des coûts de sous-traitance, via la mise en place d’une plate-forme centralisée pour les examens spécialisés, les sites distants conservant une biologie de routine et d’urgence. La limite d’un délai de réponse de trois heures a été retenue comme un élément structurant de la démarche.

Un indicateur de performance y est défini : un délai de réponse de trois heures est la cible à atteindre. Le porteur de projet du SI de la coopération doit s’assurer que le SI de la coopération qu’il va construire sera en capacité de produire cet indicateur.

Étude d’impact

Le porteur se réfère alors à l’outil « Fiche de présentation du thème » pour la mutualisation de la biologie et s’intéresse alors principalement à la typologie concernant la structure dédiée. Il analyse les impacts SI pour cette typologie et notamment comment sont gérés dans chaque organisation de soins la gestion des identités, la gestion de la structure, les référentiels utilisés…

La nécessité d’unifier les référentiels est mise en évidence :

Guide de prélèvement unique commun aux trois établissements

L’objectif est d’arriver à la mise en place d’un guide de prélèvement unique, commun aux trois établissements de santé. Toutefois, les cadres de santé, en charge de cette activité, soulignent la difficulté de conduire l’ensemble des thématiques dans un délai aussi court.

Parallèlement, le porteur du projet vérifie si des contingences organisationnelles se dégagent du projet de définition de la coopération :

La gestion de la qualité relève du GCS

L’objectif est d’amener le laboratoire à l’accréditation, via la pré-accréditation par Bioqualité, avec une mise en place d’un management et d’une politique qualité communs.

Un SI de gestion de la qualité dédié au GCS est donc à créer.

Chaque établissement assure sa propre GRH

Le GCS n’est pas employeur et fonctionne uniquement avec des personnels médicaux et non médicaux mis à disposition par les établissements de santé membres. Les carrières et demandes de changements seront gérées par l’établissement d’origine.

En revanche, l’administrateur du GCS valide les recrutements et les mises en stage ; il coordonne les aspects RH.

Un SI de GRH dédié au GCS n’est pas nécessaire.

Les achats sont réalisés par le GCS mais les ES initient les commandes pour le compte du GCS

Les achats de consommables et réactifs sont effectués directement par le GCS. Chaque établissement commande pour le compte du GCS directement les réactifs et consommables dont il a le besoin auprès des fournisseurs référencés suite aux marchés notifiés dans le cadre du groupement de commande.

Un SI de gestion des achats dédié au GCS est nécessaire. Au final, le porteur de projet en déduit les SI cibles en présence :

À ce stade de la montée en charge du GCS, la répartition des outils entre les membres et le GCS est la suivante :

SI des membres à interfacer -  SI de la structure dédiée : production et gestion

  • Établissements membres du GCS :
    • système de gestion de aboratoire du site biologique
    • système d’information hospitalier de chaque site
  • GCS :
    • automates et concentrateurs
    • gestion de la qualité
    • gestion des stocks
    • comptabilité du GCS

Un autre thème en support de la coopération apparaît et peut faire l’objet de la même démarche :

Le transport est mutualisé

TRANSPORTS - Concernant les transports intersites, un système de navettes assuré par chaque établissement a été mis en place, reposant sur un principe de mutualisation entre différentes spécialités (stérilisation, PSL, etc.). Pour la biologie, le périmètre d’intervention démarre à la prise en charge des contenants au niveau des laboratoires périphériques jusqu’à la zone de réception de la plate-forme, avec récupération des containers (et pas les portoirs).

Architecture fonctionnelle et technique cible

L’étude complète du processus de production de la biologie dans le contexte de la coopération peut alors démarrer.

Le porteur de projet exploite alors l’outil « processus cible du thème » pour l’adapter à l’environnement de la coopération.

Des choix d’organisation de ce processus ont été préalablement faits :

Les règles organisationnelles ont été décrites dans l’étape précédente / Les moyens techniques nécessaires sont évalués - Exemple : concentrateurs pour les automates

  • Préanalytique et postanalytique sur chaque site de proximité,
  • Analytique sur chaque site pour la biologie de proximité,
  • Analytique sur le plateau centralisé : validation et envoi des résultats aux autres sites via un système de concentrateurs.

Dans cette étude, les interfaces à réaliser, les normes à utiliser, les référentiels à mettre en commun et les moyens techniques nécessaires sont précisément définis.

Les exigences SI, notamment réglementaires, sont analysées :

Interrogation vis-à-vis de l’hébergement de données de santé

Les données produites par chaque établissement restent hébergées localement. La charte informatique applicable est celle de chaque établissement.

Trajectoire de mise en œuvre

La faisabilité du projet est évaluée en fonction des moyens existants.

Si l’atteinte de la cible dans le temps imparti est jugée difficile, des paliers de mise en œuvre sont constitués :

Système d’information de laboratoires unique (multientités juridiques) / Systèmes informatiques de laboratoires des ES conservés : nécessité d’interfaces

INFORMATIQUE Concernant les outils informatiques de gestion de laboratoire, la contrainte temporelle de mise en œuvre de la coopération a nécessité que chaque site conserve son propre système de gestion de laboratoire. Toutefois, une mise en commun des automates est assurée au travers de concentrateurs. Dans une seconde phase, il est prévu d’implanter un système de gestion de laboratoire unique.

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Date de parution : 21/02/2017

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