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Une volonté simultanée de l’ensemble des acteurs

La conduite d’un projet de coopération en biologie médicale doit être portée à la fois par les biologistes et les directeurs. Elle ne peut réussir si l’un des deux acteurs n’est pas engagé dans le projet.

Il n’a pas été observé d’effet sur la « performance » du projet selon que l’initiative vienne des biologistes ou des directeurs. La connaissance mutuelle des acteurs est une condition utile mais non suffi sante à un montage rapide du projet.

 

Être synchrone et opérationnel dans son domaine de compétences

Une fois prise la décision de se lancer dans un projet de coopération, les biologistes et les directeurs doivent avancer de concert sur le projet, chacun dans son domaine de compétences, mais en étroite collaboration. En revanche, le risque de ralentissement, voire de blocage, est très fort si ces deux acteurs n’avancent pas au même rythme. La mise en place d’un binôme de pilotage directeur-adjoint/biologiste semble être une bonne pratique.

Les biologistes sont naturellement compétents sur l’activité biologique et son organisation, et les directions d’établissement dans les domaines supports tels que la gestion, les achats, les transports. Les sujets informatiques, du fait de leurs nombreuses ramifi cations, doivent être étudiés conjointement.

La complexité d’un projet de coopération territoriale en biologie, par ses enjeux économiques et de qualité de service rendu, nécessite de mobiliser les intelligences et les expertises conjointes de ces différents domaines.

 

Mise en place systématique d’un Comité de pilotage

Comme dans tous les projets complexes, la mise en place d’une instance de pilotage et de concertation permet de garantir le bon déroulement du projet.

Sa composition doit, a minima, réunir les directeurs et les chefs de service de biologie des établissements concernés par la coopération. L’ARS peut y être associée, soit en tant que membre permanent, soit conviée ponctuellement en fonction de l’avancée du projet. Ce Comité de pilotage sera utilement complété par des commissions ad hoc telles que :

  • commission du dialogue social ;
  • commission médicale de coordination ;
  • commission qualité ;
  • commission achats ;
  • commission informatique, etc.

 

Le pilotage du projet par le calendrier

Dans les territoires monographiés, les établissements ont souhaité donner du rythme au projet en posant des dates butoir structurantes. Cette « mise sous tension » des acteurs est un facteur de succès quant à l’avancement du projet.

 

L’importance d’une communication régulière auprès des futurs acteurs

Classiquement, l’absence de communication descendante lors de projets restructurants est potentiellement génératrice d’inquiétude notamment pour les techniciens et secrétaires. De nombreuses questions surgissent légitimement sur l’avenir professionnel, sur les lieux d’exercice professionnel, sur l’employabilité, etc.

Il est donc indispensable de pouvoir communiquer régulièrement et dans les mêmes termes auprès des personnels des différents établissements, de présenter et suivre le calendrier, de dire ce qui est d’ores et déjà certain et ce qui reste en discussion, etc.

Le rôle charnière du cadre de santé

Dans notre étude, les cadres de santé apparaissent peu associés au processus de décision mais très sollicités dans le processus opérationnel. Ainsi, ils ne sont pas toujours représentés dans les comités de pilotage. Ils se disent être peu informés et peuvent se sentir en diffi culté pour répondre aux questionnements aussi bien techniques que managériaux.

Autant les décisions stratégiques peuvent être prises entre biologistes et directions, autant la question de la place du cadre est essentielle pour la mise en oeuvre opérationnelle du projet.

Cette question de la place du cadre de santé sur un secteur d’activité médico-technique aussi spécialisé que la biologie (mais l’on pourrait faire les mêmes observations en imagerie par exemple) se pose indépendamment des questions de coopération. Le biologiste remplit, plus encore que dans un service clinique, un rôle d’organisateur. Il est le décisionnaire sur toutes les orientations stratégiques et opérationnelles. Le cadre de santé se positionne alors comme un gestionnaire des ressources humaines ou des achats.

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Date de parution : 18/12/2015

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