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DÉMARCHE DE GESTION DE PROJET

Les établissements ont installé un Comité de pilotage composé des directeurs des établissements.Un Comité opérationnel de projet a été mis en place et s’est réuni mensuellement jusqu’au basculement du projet « en routine ». Il était composé des chefs de projet, biologistes, cadres de santé et de plusieurs référents thématiques (ingénieur biomédical, référent ressources humaines, référent achat-logistique, référent informatique). Plusieurs groupes de travail ont aussi été installés, afin de traiter différents thèmes comme la gestion et la facturation, la logistique, les achats, la qualité, les ressources humaines et l’organisation générale.

Une très forte implication des acteurs a été nécessaire (biologistes, techniciens, administration, informatique, contrôle de gestion, etc.). Ces groupes ont également permis de préparer les consultations en vue des achats à réaliser

Toutefois, seuls les biologistes et les cadres de santé (et pas les techniciens de laboratoire, les aides de laboratoire et les secrétaires médicales) ont participé à la réflexion sur la répartition des activités entre les sites.

Il est intéressant de noter que, via la démarche mise en place, chaque groupe de travail a rédigé la partie du Règlement intérieur du GCS correspondant à ses compétences. Ce Règlement intérieur est donc l’assemblage d’un travail collectif des différents groupes.

CALENDRIER

La réunion de lancement du projet, qui a réuni biologistes, présidents de CME, comités de direction et prestataire, s’est tenue en octobre 2010. L’objectif était de pouvoir démarrer le projet au moment de l’ouverture du CHAL, prévue en février 2012.

Le calendrier a été particulièrement volontariste :

  • 1er semestre 2010 : identification de la biologie médicale dans le Projet médical territorial, avec l’idée d’un accompagnement par un prestataire ;
  • octobre 2010 : réunion de lancement du projet en présence du prestataire retenu réunissant biologistes, présidents de CME, comités de direction et prestataire ;
  • juillet 2011 : validation du projet suite à l’étude de faisabilité et choix du scénario de mise en œuvre de la coopération ;
  • août 2011-février 2012 : définition des organisations, achat des équipements nécessaires à la première phase, structuration de la gestion du futur GCS (définition des conventions, règlement intérieur, règles de gestion) ;
  • octobre 2011 : présentation de la Convention constitutive du futur GCS à l’ARS ;
  • février 2012 : première assemblée générale ;
  • à compter de cette date, montée en charge progressive de la coopération :
    • mars 2012 : biochimie,
    • juin 2012 : immuno-sérologie,
    • janvier 2013 : bactériologie.

PLACE DE L’ARS DANS LE MONTAGE DU DOSSIER

L’ ARS a accompagné le projet au travers du financement de l’étude organisationnelle réalisée par un consultant spécialisé. Il n’y a pas eu de demandes particulières formulées par l’ARS dans la répartition des activités biologiques entre les sites, le projet étant la déclinaison du Projet médical de territoire. En revanche, l’ARS a été sollicitée au travers d’un dossier dans le cadre du Fonds d’intervention régional (FIR) pour l’accompagnement opérationnel du projet, notamment pour favoriser la mobilité intersite ou le versement d’indemnités de départ volontaire…

COMMUNICATION

Une information régulière des instances a été réalisée au fur et à mesure de l’avancement des projets. Cette information était préparée par le Comité opérationnel de projet qui a délivré un message unique et quasi simultané auprès des différentes instances. Des réunions d’information des équipes du laboratoire ont également été menées de manière concomitante sur les trois sites, par les responsables du projet.

Par ailleurs, un Comité du dialogue social a été installé assez rapidement. Il est composé comme suit :

  • trois représentants syndicaux par établissement, désignés par les instances CTE, CHSCT ;
  • le directeur de chaque établissement assisté par un directeur adjoint ;
  • le biologiste responsable et le cadre coordonnateur du GCS ;
  • l’administrateur du GCS.

Le Comité du dialogue social se réunit deux fois par an. Il est informé de toutes les questions relatives au fonctionnement et aux conditions de travail. Il peut émettre des observations sur l’organisation et les conditions de travail des personnels du GCS. Il communique ses observations lors de l’Assemblée générale du GCS. Par ailleurs, ses comptes rendus sont adressés aux CTE et CHSCT de chaque établissement membre du GCS.

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Date de parution : 06/07/2017

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