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ORGANISATION GÉNÉRALE

  • Assurer la biologie de proximité (résultats rendus en moins de trois heures comprenant l’urgence et la biologie de routine) sur les trois sites
  • Montée en charge du plateau technique centralisée en trois temps :
    • à partir de mars 2012 pour la chimie froide
    • juin 2012 pour l’immuno-sérologie
    • janvier 2013 pour la bactériologie
  • Préanalytique et postanalytique sur chaque site de proximité
  • Analytique sur chaque site pour la biologie de proximité
  • Analytique sur le plateau centralisé : validation et envoi des résultats aux autres sites via un système de concentrateurs.

Schéma de gradation des activités de biologie sur les différents sites

PERMANENCE DES SOINS

Concernant la permanence biologique, la réflexion sur une astreinte commune de biologiste médical n’a pas encore été menée.

RELATIONS CLINICIENS-BIOLOGISTES

Un comité médical est chargé d’une mission sur les prescriptions (Commission des prescriptions). Il est prévu que des contrats clinico-biologiques soient élaborés d’ici la fin 2012. Après un travail sur l’actualisation des bons de demande d’examens, les manuels des prescriptions/prélèvements sont en cours de remise à jour, en remplacement des précédents manuels. Ils seront mis à disposition des unités de soins dès la fin de l’installation des nouveaux automates de la plate-forme biochimie et immunologie. L’objectif est d’arriver à la mise en place d’un guide de prélèvement unique, commun aux trois établissements de santé. Toutefois, les cadres de santé, en charge de cette activité, soulignent la diffi culté de conduire l’ensemble des thématiques dans un délai aussi court.

ACCRÉDITATION

Concernant la qualité, la mise en place du GCS va permettre d’optimiser les moyens et les personnes, de favoriser une harmonisation des méthodes, via un groupe de travail (constitué des trois cadres, de trois biologistes, de trois techniciens de laboratoire et de la technicienne qualité) et la participation de tous les acteurs.

L’objectif est d’amener le laboratoire à l’accréditation, via la pré- accréditation par Bioqualité, avec une mise en place d’un management et d’une politique qualité communs.

La gestion de la qualité est assurée par deux mi-temps de praticiens biologistes, l’un des deux étant responsable assurance qualité.

RESSOURCES HUMAINES

Le GCS n’est pas employeur et fonctionne uniquement avec des personnels médicaux et non médicaux mis à disposition par les établissements de santé membres. Les carrières et demandes de changements seront gérées par l’établissement d’origine. En revanche, l’administrateur du GCS valide les recrutements et les mises en stage ; il coordonne les aspects RH.

Les personnels non médicaux restent rattachés à leur site et gérés par celui-ci. Il n’y a pas eu de mouvement de personnel forcé d’un site sur l’autre. L’affectation se fait donc sur un seul site et le responsable hiérarchique est le cadre du site d’affectation. Toutefois, dans le cadre d’un appel à candidature pour la montée en charge de la microbiologie sur la plate-forme centralisée, trois techniciens du site des hôpitaux du Léman vont intervenir sur le site du CH Alpes-Léman. En cas de poste vacant, la priorité est donnée aux candidatures internes. Les astreintes et les congés sont gérés par chaque site, sauf si des compétences particulières sont requises, auquel cas un appel à volontaire en interne est lancé.

Un plan de formation propre au GCS avec transfert des crédits correspondant a été mis en place.

L’organisation biologique est articulée autour d’un biologiste responsable du GCS et de trois responsables de site. Les autres biologistes sont référents sur certains domaines.

Les biologistes sont polyvalents. Ils travaillent chacun sur leur site d’origine, mais avec une demande de renfort de la plate- forme centralisée pour assurer la phase de montée en charge.

En terme d’effectifs cible, la première phase prévoit au maximum deux à trois biologistes sur chacun des sites de Thonon et Sallanches, ainsi que trois biologistes sur le CHAL.

Dans la seconde phase, il est prévu 7,5 ETP de biologistes à l’échelle du GCS.

INFORMATIQUE

Concernant les outils informatiques de gestion de laboratoire, la contrainte temporelle de mise en œuvre de la coopération a nécessité que chaque site conserve son propre système de gestion de laboratoire. Toutefois, une mise en commun des automates est assurée au travers de concentrateurs. Dans une seconde phase, il est prévu d’implanter un système de gestion de laboratoire unique. À ce stade de la montée en charge du GCS, la répartition des outils entre les membres et le GCS est la suivante :

  • Établissements membres du GCS :
    • système de gestion de laboratoire du site biologique
    • système d’information hospitalier de chaque site
  • GCS :
    • automates et concentrateurs
    • gestion de la qualité
    • gestion des stocks 
    • comptabilité du GCS

Les données produites par chaque établissement restent hébergées localement. La charte informatique applicable est celle de chaque établissement.

En cas d’incident (connexion d’automates par exemple), la gestion du dispositif relève de la coordination entre l’interlocuteur local et les services de support (informatique, biomédical…).

TRANSPORT

Concernant les transports intersites, un système de navettes assuré par chaque établissement a été mis en place, reposant sur un principe de mutualisation entre différentes spécialités (stérilisation, PSL, etc.).Pour la biologie, le périmètre d’intervention démarre à la prise en charge des contenants au niveau des laboratoires périphériques jusqu’à la zone de réception de la plate-forme, avec récupération des containers (et pas les portoirs).

Le dispositif mis en place initialement reposait sur un trans- port quotidien en milieu de journée. A l’échéance de la mise en œuvre de la microbiologie sur la plate-forme centralisée, trois navettes sont prévues du lundi au vendredi (10h00, 12h30 et 17h00) et une le samedi et le dimanche.

ACHATS

Concernant les achats, un établissement coordinateur a été désigné (HPDMB) dont le rôle est de préparer le plan d’équipement et de mettre en œuvre l’acte d’achat.

Une Commission technique achats, composée de représentants de chacun des établissements, compétents dans le domaine des achats d’automates, réactifs et consommables a été constituée. Elle se compose des chefs de service et des cadres des laboratoires des établissements membres ou leur représentant, des directeurs des services économiques de chaque établissement membre du GCS ou leur représentant et des ingénieurs biomédicaux.

Les travaux préparatoires de la Commission sont entérinés par l’Assemblée générale du GCS, à laquelle participera le coordonnateur des achats pour les points concernant les achats et le plan d’équipement, sur proposition de la Commission technique. Les achats de consommables et réactifs sont effectués directement par le GCS. Chaque établissement commande pour le compte du GCS directement les réactifs et consommables dont il a le besoin auprès des fournisseurs référencés suite aux marchés notifiés dans le cadre du groupement de commande.

Les automates acquis postérieurement à la constitution du GCS en sont sa propriété. En revanche, les automates préexistants au GCS ont été mis à disposition du GCS par les établissements.

MODÈLE ÉCONOMIQUE

Les charges et les recettes du GCS sont composées des flux suivants :

  • Charges :
    • personnels
    • réactifs et dispositifs médicaux
    • consommables divers
    • amortissements et frais financiers
    • charges de structure (y compris locaux, biomédical, etc.)
    • dépenses d’investissement
  • Recettes :
    • reversements des prestations externes
    • contribution des établissements de santé membres

Afin de permettre au GCS de régler les dépenses auxquelles il avait à faire face, l’un des trois établissements a consenti un prêt au GCS.

ASPECTS JURIDIQUES

La gouvernance du GCS s’appuie sur l’organigramme suivant

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Date de parution : 06/07/2017

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