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GAINS ET BÉNÉFICES

Axe « Qualité du service rendu au territoire de santé »

Plusieurs aspects du projet permettent d’ores et déjà d’objectiver l’impact de la coopération :

  • modernisation des équipements : la mutualisation s’est accompagnée d’une modernisation importante du parc d’automates, avec un investissement d’un montant de 1,8 M€ ;
  • harmonisation des systèmes de gestion des laboratoires : la création du GCS et la démarche qualité commune menée au niveau des trois établissements (une seule procédure d’accréditation) tendent à une harmonisation des pratiques et systèmes de gestion ;
  • création d’un système informatique commun de commande et de gestion : la mise en place du GCS s’est accompagnée du développement d’outils informatiques, communs aux trois sites, de gestion budgétaire, de gestion documentaire, de stocks et de commandes ;
  • préparation à l’accréditation : le laboratoire multisite mènera une seule et même démarche d’accréditation auprès du COFRAC. Par ailleurs, un logiciel qualité a été mis en réseau entre les sites ;
  • autres : maintien d’une structure d’accueil des patients externes sur chaque site soit au niveau d’une centrale de prélèvement, soit au laboratoire pour un site.

En revanche, compte tenu du caractère récent du projet (en phase de montée en charge), la mesure d’un impact tangible sur plusieurs points semble encore prématurée :

  • maîtrise des prescriptions ;
  • relations biologistes-cliniciens ;
  • délais de réponse (y compris augmentation de la fréquence de réalisation de certains examens) ;
  • reprise de certains examens concédés (pour mémoire, l’objectif est une diminution de 20 % de la sous-traitance) ;
  • élargissement de l’offre biologique sur le territoire ;
  • organisation de la permanence des soins (la création du GCS ne s’est pour le moment pas accompagnée d’une réflexion sur ce point).

Axe « Conditions de travail des personnels »

Sur cet axe, des dispositifs de formation communs ont d’ores et déjà été mis en place :

  • les formations aux nouveaux automates et aux nouveaux outils de gestion ont été communes ;
  • un plan de formation du GCS sera mis en place en 2013.

En revanche, compte-tenu du caractère récent du projet (en phase de montée en charge), la mesure d’un impact tangible sur plusieurs points semble encore prématurée :

  • évolution de l’absentéisme ;
  • maîtrise des risques ;
  • satisfaction globale.

Axe « Efficience médico-économique »

Plusieurs aspects du projet permettent d’ores et déjà d’objectiver l’impact de la coopération :

  • mise en commun des marchés de réactifs et consommables :
    • les réactifs captifs des automates de chimie et d’immuno-sérologie sont communs. Un appel d’offres commun a été lancé pour les réactifs et consommables non captifs,
    • pour les réactifs captifs d’automates communs à au moins deux sites, les marchés arrivant à leur terme sont renégociés au nom du GCS (immuno-hématologie Sallanches et Thonon) ;
  • sur l’organisation de la logistique, la création du GCS s’est accompagnée de la mise en place de navettes entre les deux sites de proximité et la plate-forme.

En revanche, compte tenu du caractère récent du projet (en phase de montée en charge), la mesure d’un impact tangible sur plusieurs points semble encore prématurée :

  • évolution globale des coûts d’activité de biologie médicale avant/après coopération ;
  • évolution de l’indicateur nombre de B/GHS (comparaison à l’Échelle nationale des coûts) ;
  • évolution des indicateurs de productivité : nombre de B par technicien, etc. ;
  • création d’un système informatique commun de commande et de gestion des stocks.

DIFFICULTÉS RENCONTRÉES

  • Effectifs de techniciens de biologie médicale :

Paradoxalement, l’une des principales difficultés a porté sur la décélération rapide des effectifs des techniciens de biologie. En effet, il était envisagé de réduire les effectifs de 57 ETP à 45 ETP à l’échéance de 2016, à l’issue de l’accréditation du laboratoire. Or, pour des questions d’opportunité, les techniciens de biologie se sont emparés des outils proposés (projets de reconversion professionnelle, indemnités de départ volontaire, etc.). L’effectif cible a donc été atteint avec plus de trois ans d’avance, posant, pour le coup, des problèmes d’accompagnement des activités entre les sites.

  • Uniformisation du temps de travail :

L’uniformisation du temps de travail, deux sites passant en 35 h de travail hebdomadaire sans RTT au lieu de 37h30 et 15 jours de RTT, a constitué un point de difficulté avec les techniciens de biologie. La réflexion a été conduite au sein d’un cercle restreint aux cadres de santé et aux directeurs des soins.

  • Fréquence des navettes intersites :

Le nombre optimal de navettes intersites aura été installé progressivement. Ainsi, la seconde navette quotidienne ne sera opérationnelle qu’en janvier 2013, à l’arrivée de l’activité de microbiologie sur la plate-forme centrale. Des acteurs estiment insuffisante une unique navette jusqu’à cette date, surtout au démarrage de la coopération.

  • Effets liés au déménagement :

Enfin, sur le site du CHAL, de nombreux acteurs ont été déstabilisés par la simultanéité des changements : appropriation des nouveaux locaux, apprentissage de nouveaux automates, mise en place des nouvelles organisations et montée en charge de la démarche qualité.

FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS

Les facteurs clés de succès identifiés sont les suivants :

  • un soutien clairement exprimé par les directions des établissements membres ;
  • une volonté d’aboutir soutenue par l’organisation du projet, les actions de communication, la réactivité aux aléas et aux besoins d’accompagnement du changement ;
  • l’implication de tous les acteurs et notamment dès l’étude préalable ;
  • la volonté de faire de la biologie un projet démonstratif de la pertinence de la CHT ;
  • une contrainte calendaire très forte ;
  • des contraintes techniques réelles, mais vraisemblablement non bloquantes.
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Date de parution : 06/07/2017

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