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DÉMARCHE DE GESTION DE PROJET

La région Midi-Pyrénées a rédigé le volet biologie du SROS à partir d’un travail préparatoire s’appuyant sur plusieurs biologistes hospitaliers et sur les expériences de terrain. La déclinaison du projet de GCS du territoire de l’Ariège a été conduite en conformité avec les travaux du SROS.

L’historique de la démarche de coopération sur le territoire et notamment entre le CHIVA et le CHAC a amené les acteurs, directeurs et biologistes, à décliner les différents projets communs en matière de coopération et à prioriser la création du GCS de biologie au regard de l’antériorité des relations existantes entre les biologistes.

CALENDRIER

L’installation administrative du GCS a été initialement envisagée au 1er janvier 2012, afin de faciliter les opérations comptables. Dans les faits et officiellement, le GCS a été créé le 3 août 2012, avec la publication de la Convention constitutive au recueil des actes administratifs de la région.

Compte tenu des délais d’approbation de la Convention constitutive et de l’EPRD par l’ARS, la mise en œuvre opérationnelle du projet a précédé son approbation. Cela a conduit les établissements à organiser différemment les flux financiers, complexifiant le dispositif durant cette période intermédiaire. En complément de la Convention constitutive et de l’EPRD, l’ARS a souhaité également obtenir communication du projet de règlement intérieur, ce document devant être élaboré postérieurement en assemblée générale du GCS. En effet cette instance ne peut être constituée qu’après l’approbation de la Convention constitutive.

La chronologie des travaux préparatoires à la mise en œuvre du GCS a été la suivante (toutes les tâches ne sont pas achevées aujourd’hui) :

  • demande de soutien financier à l’ARS le 23 décembre 2010 afin d’envisager un accompagnement juridique ;
  • convention de mission avec le cabinet juridique retenu (cabinet Houdart) le 16 mars 2011 ;
  • désignation du pilote du projet le 20 juin 2011 ;
  • définition des règles de facturation pour le GCS ;
  • organisation des achats pour le GCS, définition des règles d’intégration des immobilisations au GCS ;
  • réalisation des travaux d’aménagement dans chaque laboratoire ;
  • transfert d’automates entre établissements pour répartir l’activité et spécialiser les sites ;
  • élaboration de la Convention constitutive ;
  • élaboration de l’État prévisionnel des recettes et des dépenses ;
  • élaboration de la Convention de mise à disposition des personnels de chaque établissement membre ;
  • mise en place des liaisons informatiques entre les établissements ;
  • intégration des systèmes informatiques du laboratoire ;
  • mise en place des navettes entre les sites le 19 septembre 2011 ;
  • réalisation de la consultation pour le logiciel de gestion du GCS (en comptabilité M95) ;
  • réalisation de la consultation pour le logiciel de gestion de la qualité ISO 15 189 ;
  • rédaction des décisions des directeurs du CHIVA et du CHAC ;
  • information des instances des deux établissements ;
  • rédaction du Règlement intérieur ;
  • envoi de la Convention constitutive et de l’EPRD à l’ARS le 1er décembre 2011 ;
  • choix du logiciel de gestion du laboratoire (M95) ;
  • organisation des astreintes des biologistes ;
  • mise au point de la Convention constitutive entre l’ARS, le cabinet Houdart et les directions des deux établissements, en juin 2012 ;
  • extension de la prescription connectée avec les unités de soins ;
  • élaboration du schéma directeur de l’information du GCS (à réaliser) ;
  • approbation de la Convention constitutive par l’ARS le 18 juillet 2012 et publication au Recueil des actes administratifs de la région Midi-Pyrénées le 3 août 2012.

PLACE DE L’ARS DANS LE MONTAGE DU DOSSIER

L’ARS n’a pas été à l’origine du projet et n’est pas intervenue dans l’élaboration du dispositif. En revanche, elle a été sollicitée par les établissements pour contribuer au financement de l’accompagnement juridique via l’appel à projet lancé par la DGOS (circulaire du 9 septembre 2009). Par ailleurs, l’élaboration du SROS a comporté un volet biologie particulièrement développé, déclinant sur chaque territoire les objectifs à mettre en œuvre par les acteurs.

L’ARS a souhaité disposer de l’ensemble de la documentation contractuelle (Convention constitutive, Règlement intérieur, EPRD) avant l’approbation de la Convention constitutive par le directeur général de l’ARS. En routine, l’ARS demande au GCS la transmission annuelle des deux documents suivants :

  • la déclaration d’activité du laboratoire comportant notamment le nombre d’examens prélevés, le nombre d’examens analysés, la répartition entre les analyses traitées sur place ou sous-traitées ;
  • le rapport d’activité du GCS.

À ce stade de la construction de la coopération, il est trop tôt pour envisager la mise en place d’un tableau de bord de suivi de la coopération.

COMMUNICATION

Le choix de la mise en œuvre rapide du GCS de biologie s’est accompagné d’une information au sein des établissements afin d’expliquer les raisons pour lesquelles une attention particulière était portée à cette discipline, et notamment les raisons pour lesquelles certaines priorités d’investissement étaient données à la biologie médicale (par exemple, acquisition d’une chaîne robotique).

Des démarches ont également été entreprises par les bio- logistes, notamment auprès des établissements publics de plus petites dimensions, pour présenter les évolutions apportées par la mise en place du GCS et envisager la participation (sous-traitance) de ces établissements à l’activité du GCS. Des démarches similaires ont été réalisées auprès d’établissements privés (EHPAD) afin que ceux-ci confient leurs examens de biologie au GCS.

Concernant la mobilisation des acteurs internes aux laboratoires, les biologistes ont porté la démarche aux côtés des directeurs. Un directeur-adjoint a été rapidement désigné comme pilote du projet. Au commencement de la démarche, tous les acteurs ont été réunis simultanément, puis plusieurs groupes de travail se sont mis en place, permettant à chacun de trouver sa place dans le dispositif.

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Date de parution : 06/07/2017

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