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ORGANISATION GÉNÉRALE

L’organisation biologique envisagée s’articule autour de deux principes :

  • une liste d’examens d’urgence à faire sur chaque site ;
  • l’ensemble des examens non urgents répartis entre les deux plateaux techniques. Cette répartition a pour objectif d’éliminer les doublons :
    • le CHIVA prend particulièrement en charge :
      • la totalité de la microbiologie (bactériologie, parasitologie, mycologie, virologie),
      • les examens spécialisés :
        • d’hématologie (cytologie, hémostase, immuno-hématologie),
        • de biochimie (marqueurs tumoraux, hormonologie, divers) ;
    • le CHAC assure plus spécifiquement :
      • l’allergie,
      • les hémoglobines glyquées, 
      • les sérologies, 
      • les électrophorèses et immuno-électrophorèses des protéines, 
      • les dosages de médicaments neurotropes,
      • les vitamines (D, B12 et folates).

Bien que la formalisation de la coopération soit encore très récente, des résultats positifs se font déjà sentir. Il a déjà pu être observé, du point de vue de la PDS, l’économie d’une ligne d’astreinte de biologiste médical par rapport à la situation antérieure au GCS. En effet, le GCS assure la tenue d’une seule astreinte opérationnelle de biologie avec une validation biologique à distance, réalisée 24 heures sur 24, sur l’ensemble du département de l’Ariège, depuis février 2012.

Considérant le choix fait par le GCS de maintenir la biologie d’urgence sur chaque site, et de spécialiser chaque plateau technique dans certaines disciplines spécifiques, les deux sites ont été impactés par la réorganisation des activités.

Le panel des analyses biologiques traitées sur chaque site n’a pas été réduit, mais a été modifié, de sorte qu'il n’y a pas eu de sentiment de dépossession pour les techniciens de laboratoire. La modernisation des sites par un niveau d’automatisation supérieur et la mise en place de formations dédiées (certaines étant encore en cours) ont été considérées comme bénéfiques pour les équipes en place. Par ailleurs, une attention particulière a été portée, particulièrement au CHAC, à l’accompagnement humain des équipes, notamment par la cadre supérieure du pôle des prestations médicales.

Par ailleurs, le CHAC a bénéficié de fonctionnalités qui n’existaient pas auparavant mais que le GCS a permis d'installer :

  • mise en place d’une prescription connectée ;
  • implantation d’un logiciel de gestion des stocks de réactifs ;
  • mise en œuvre d’un logiciel qualité ;
  • appui d’un qualiticien diplômé.

PERMANENCE DES SOINS

La permanence des soins pour la totalité du département en matière de biologie médicale est assurée par le GCS.

Dans le cadre de la PDS, les cinq biologistes participent à l’astreinte unique de territoire mise en place depuis février 2012. Les biologistes sont donc passés d’une astreinte une semaine sur deux (CHAC) ou une semaine sur trois (CHIVA) à une semaine toutes les cinq semaines. Du point de vue de la PDS, une ligne d’astreinte a été économisée par rapport à la situation antérieure au GCS.

La validation biologique peut donc se faire 24 heures sur 24 à distance. Le nombre de dossiers est de l’ordre de 30 à 40 dossiers par nuit, dont les deux tiers sont validés en quasi temps réel. L’organisation de la validation biologique n’a pas fait l’objet d’une formalisation entre les cinq biologistes. Il apparaît toute- fois qu’ils ont adopté un mode d’utilisation assez similaire à la validation à distance : validation en fin de soirée avant d’aller se coucher et validation au réveil, tout en restant disponibles en cas d’appel de l’un des sites hospitaliers.

Schéma de gradation des activités de biologie sur les différents sites

Après quelques mois de mise en œuvre, la validation biologique à distance semble avoir d’ores et déjà plusieurs effets positifs :

  • elle a permis de réduire de façon significative le nombre de déplacements ;
  • elle permet aux techniciens de garde d’être sécurisés dans leur fonctionnement, en sachant qu’un biologiste regarde régulièrement les résultats ;
  • elle permet au biologiste de suivre à distance le bon fonctionnement du système hors de la présence sur place ;
  • les cliniciens disposent d’un résultat validé biologiquement bien plus vite qu’auparavant ;
  • le risque d’erreur lors d’une validation biologique en masse des résultats de la nuit est réduit par une validation « au fil de l’eau ».

RELATIONS CLINICIENS-BIOLOGISTES

L’évolution dans la répartition des activités biologiques sur les deux sites a nécessité une communication particulière auprès des différents prescripteurs.

Les contraintes de qualité engendrées par l’application de l’ordonnance Ballereau ne permettent plus le rendu de certaines analyses à J0 (ce qui ne relève pas strictement de la mise en œuvre du GCS).

Certains examens faisant préalablement l’objet d’une sous- traitance ont pu être repris par le GCS, et s’accompagnent maintenant d’un rendu plus précoce des résultats.

Les manuels de prélèvement, préalablement distincts sur chaque site, ont été unifiés. Cette harmonisation a été l’occasion d’une communication auprès des prescripteurs.

ACCRÉDITATION

Conformément à l’ordonnance Ballereau, l’un des biologistes sera désigné biologiste-responsable du GCS. Un référent par site sera également désigné, en complément des référents de spécialités existants. Un qualiticien a été mis à la disposition du GCS.

Une seule accréditation sera donc conduite dans le contexte d’un laboratoire multisite.

RESSOURCES HUMAINES

Les personnels d’encadrement, les biologistes, les cadres, le gestionnaire et le qualiticien occupent des fonctions transversales, en assumant des responsabilités relevant de leurs compétences sur les deux sites. Les personnels techniques et les secrétaires n’ont pas vocation à changer de site, en dehors de cas exceptionnels, et sur la base du volontariat.

Le GCS n’est pas employeur. Les personnels médicaux (trois au CHIVA et deux au CHAC) et non médicaux (techniciens de laboratoire, secrétaires médicales, gestionnaire) restent donc rattachés à leur établissement d’origine et sont mis à disposition du GCS.

La mise en place du GCS ne s’est pas accompagnée d’une réduction des effectifs sur les deux sites. En revanche, il y a eu des transferts de personnels d’une activité biologique vers une autre, notamment de la biochimie vers la microbiologie. L’encadrement du personnel (1,5 ETP cadre de santé) est assuré de façon transversale, sans cadre dédié spécifiquement à un site plutôt qu’un autre. Il a notamment pour missions d’une part d’uniformiser des procédures et des pratiques et d’autre part de maintenir la cohésion de l’ensemble des personnels.

Le GCS dispose également de secrétaires médicales mutualisées et mises à disposition par les établissements. Cela permet d’envisager des renforts de personnel d’un site à l’autre en cas de difficultés, sur la base du volontariat.

Enfin, un qualiticien est mis à disposition du GCS et partage son temps entre le CHIVA (70%) et le CHAC (30%).

INFORMATIQUE

Sur le plan des moyens informatiques, la mise en place de la coopération a été facilitée par le fait que les deux laboratoires disposaient du même système de gestion de laboratoire. Toutefois, il a fallu adopter une version multisite.

La décision de refonte du système informatique du labora- toire a été prise en octobre 2010. Un audit a été réalisé sur les deux sites, permettant de retenir la généralisation des applications du CHIVA au CHAC. Les équipements informatiques ont été redimensionnés pour permettre d’accueillir la volumétrie des activités avec un choix de solutions de haute disponibilité. De plus, une liaison spécialisée de haute fiabilité a été mise en place entre les sites et dédiée aux données biologiques, notamment via la mise en place de middleware permettant de piloter l’ensemble des automates.

Afin d’assurer le déploiement de l’ensemble des outils informatiques implantés au laboratoire (25 applications auprès de 15 fournisseurs), un informaticien a été détaché à mi-temps pour une durée de six mois auprès du laboratoire, permettant ainsi aux biologistes d’avoir un interlocuteur unique.

Concernant la transmission des résultats biologiques, deux modalités ont été mises en œuvre :

  • pour le CHIVA, les résultats sont rapatriés dans le dossier patient (crossway de McKesson) ;
  • le CHAC ne disposant pas encore de dossier patient informatisé, les résultats sont consultables depuis une application web dédiée (TD web de Technidata). Cette application est également accessible depuis les sites distants (EHPAD et hôpitaux locaux), leur permettant un accès immédiat aux résultats sans attendre la diffusion papier.

TRANSPORT

Le volet transport fait, depuis l’origine du projet, l’objet d’une sous-traitance auprès d’une société privée (société de transport sanitaire). Cette société a été retenue dans le cadre d’une consultation organisée par le GCS pour l’ensemble de ses membres et clients publics (EHPAD et hôpitaux locaux), s’appuyant sur l’expérience du CHIVA en la matière.

La société retenue respecte la norme ISO 9001 et est astreinte à des obligations de ponctualité. Deux tournées sont assurées quotidiennement du lundi au vendredi, une seule tournée étant assurée le samedi et le dimanche.

ACHATS

Les achats de réactifs et de consommables seront effectués en commun dès que le GCS sera constitué officiellement. L’économie attendue est estimée à environ 3 à 4 % (40 000 à 50 000 €).

MODÈLE ÉCONOMIQUE

Le GCS bénéficie de moyens mis à disposition par ses membres :

  • Ressources humaines (principale unité d’œuvre : nombre d’ETP) :
    • salaires et charges des personnels mis à disposition :
      • personnels médicaux,
      • personnels non médicaux (techniciens),
      • qualiticien,
      • encadrement des équipes,
      • technicien biomédical,
      • technicien informatique,
      • gestionnaire administratif du GCS,
      • administrateur du GCS ;
    • frais de gestion des personnels mis à disposition :
      • gestion des carrières, 
      • frais logiciels (outil de GRH, paie) ;
    • frais afférents à l’exercice professionnel des personnels mis à disposition : 
      • formation professionnelle,
      • nettoyage du linge ;
  • Locaux (principale unité d’œuvre : m²) :
    • loyer de mise à disposition des locaux, 
    • énergies (électricité, gaz, eau),
    • nettoyage des locaux, 
    • nettoyage des vitres, 
    • déchets ménagers, 
    • DASRI
  • Informatique (principale unité d’œuvre : nombre de postes) : 
    • fonctionnement des postes informatiques ;
  • Gestion des patients (principale unité d’œuvre : nombre de dossiers) :
    • frais de personnels en charge de la facturation des dossiers, 
    • frais logiciel de gestion administrative des patients ;
  • Équipements et mobiliers :
    • pour les équipements et mobiliers achetés par les membres avant la constitution du GCS et tant qu’ils ne sont pas apportés au GCS : 
      • ceux-ci restent la propriété des membres, 
      • les contrats restent gérés par le membre propriétaire de l’équipement qui règlent les charges afférentes ;
    • pour les équipements et mobiliers achetés par le GCS :
      • ceux-ci sont la propriété du GCS, 
      • le GCS passe les contrats et règle les charges afférentes ;
  • Réactifs et consommables : achat par le GCS ;
  • Recettes de l’activité externe : 
    • reversement au GCS par les membres de l’intégralité des recettes perçues au titre de l’activité de biologie au profit des urgences ou des soins externes.

ASPECTS JURIDIQUES

La coopération mise en place porte sur la création d’un GCS de biologie médicale ayant pour objet d’assurer l’ensemble de la fonction biologie au profit du centre hospitalier intercommunal du Val d’Ariège et du centre hospitalier Ariège-Couserans. Il s’agit d’un GCS de moyens de droit public, conformément à la nature de ses membres. Il constitue une personne morale distincte des deux hôpitaux et il dispose d’un budget autonome.

Au-delà de la desserte de ses deux membres, le GCS a vocation à délivrer une prestation biologique publique au profit des EHPAD publics et des hôpitaux locaux du département de l’Ariège.

Le GCS va se doter d’une assemblée générale et, conformément à ses statuts, d’un administrateur.

Un comptable public affecté au GCS est en cours de désignation.

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Date de parution : 06/07/2017

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