ANAP

Elaborer un cahier des charges

Synthèse

Synoptique de la démarche

Les principes

élaborer un cahier des charges consiste à traduire des besoins dans un langage compréhensible de tous. Cela demande de savoir :

- Décrire un besoin de manière claire et constructive.

- Documenter un ensemble de besoins sous forme d'exigences et les structurer, de manière arborescente.

- Communiquer. Cette communication se fait dans les deux sens : écoute et spécification, et partage avec tous ces acteurs.

- Les engagements mutuels. Une bonne relation entre maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'oeuvre ne peut être obtenue que si chaque parti prend des engagements et les respecte.

Les différents niveaux d'exigences

Un cahier des charges comporte des exigences de plusieurs niveaux :

- objectifs stratégiques fixés par la direction générale ou par le donneur d'ordres, qui feront l'objet d'un document particulier, qui pourra être repris dans le cahier des charges.

- exigences de haut niveau, liées à l'organisation (business requirements), découlant des objectifs ou de contraintes organisationnelles ou réglementaires,

- exigences de niveau intermédiaire correspondent au point de vue d'un utilisateur (user requirements) : exigences comportementales, cas d'utilisation, exigences de qualité,

- exigences élémentaires (atomic requirements), qui décrivent sous forme de phrases simples (du type « le système doit... ») des exigences fonctionnelles ou non fonctionnelles, des contraintes, d'ordre technique ou autre, ou des exigences d'interface.

Cette classification permet de structurer la spécification en « couches » d'exigences de plus en plus détaillées. Les exigences à un niveau doivent être alignées aux exigences de niveau supérieur.

Etapes de l'élaboration

Les différentes tâches, du recueil des besoins au cahier des charges sont :

- Découvrir les enjeux, les objectifs, et les contraintes du projet. Les enjeux constituent la raison profonde du lancement d'un projet. Les objectifs, eux, devront être formalisés. Ils constituent les exigences de plus haut niveau. Les contraintes ne sont qu'une forme particulière d'exigences.

- Identifier les acteurs du projet (les parties prenantes, en particulier les représentants des futurs utilisateurs), connaître les enjeux les plus importants pour chacun d'eux, et établir un dialogue pour les faire participer au projet d'élaboration.

- Recueillir les besoins. Cette activité compte pour un tiers de la charge de travail.

- Analyser les exigences, les faire passer par des « filtres », les examiner pour détecter les exigences manquantes, contradictoires, les incohérences à divers niveaux. Le niveau de détail nécessaire dépend des intentions du projet. De plus, il faudra établir des priorités entre exigences.

- Rédiger les exigences, généralement sous forme de cahier des charges. La forme peut être textuelle ou graphique. La représentation graphique fait appel à des techniques de modélisation des données ou des traitements informatiques.

- Gérer les évolutions. à un instant donné, une version du cahier des charges peut être en cours d'utilisation (par les équipes de concepteurs, par exemple), une autre en cours d'élaboration. Ce sont alors des techniques de gestion des versions et de la configuration qui seront utilisées.

- Faire valider les exigences par les différentes parties prenantes. Cette validation se fait à plusieurs niveaux. Les futurs utilisateurs valideront souvent au fur et à mesure de la rédaction, le donneur d'ordre validera généralement l'ensemble du document.

Description du processus

Le développement des exigences comporte quatre étapes très fortement imbriquées selon un processus cyclique :

- le recueil, qui consiste à faire exprimer les besoins et à rechercher les besoins déjà exprimés ;

- l'analyse, qui consiste à examiner les exigences sous différentes facettes, et à maintenir la cohérence entre les exigences ;

- la spécification, qui consiste à décrire et documenter les exigences de manière à la fois formelle et compréhensible par toutes les parties prenantes ;

- la validation, qui consiste à obtenir, de la part de toutes les parties prenantes, un accord formel sur les exigences spécifiées.

En pratique, ces étapes sont très imbriquées. Le découpage en quatre étapes permet simplement de mieux comprendre et décrire les opérations à entreprendre, mais il ne s'agit pas d'un déroulement linéaire.