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Avant de lancer la procédure d’achat, les acheteurs peuvent vouloir renforcer leur connaissance du marché, tout particulièrement si cet achat intervient dans un secteur qui ne leur est pas familier. Cette étape d’études et échanges préalables vise à leur permettre d’identifier les offreurs potentiels, de s’assurer que leur besoin peut être satisfait par les industriels, sur la base d’offres existantes ou à adapter, de connaître les pratiques du  secteur en termes de modes de rémunération, de propriété, etc.

Du côté des opérateurs économiques, cette phase de « sourçage » permet d’identifier les projets à venir sur lesquels ils pourraient se positionner et débuter leur réflexion sur les acteurs à associer (éditeurs, intégrateurs, cabinets de conduite du changement, etc.) pour formuler une offre pertinente.

Cette étape, qui se situe avant le lancement de la procédure d’achat à proprement parler (publication de l’AAPC), ne faisait jusqu’à présent l’objet que d’un encadrement jurisprudentiel. En effet, aucunement mentionnée dans le code des marchés publics, la pratique des études et échanges préalables avec les opérateurs économiques avait cependant été reconnue comme régulière par le Conseil d’État sous réserve du respect de deux conditions. Ainsi, l’entreprise sollicitée préalablement à la passation d’un marché public ne doit pas :

  • Avoir « connaissance avant les autres candidats du cahier des charges » relatif à la future consultation;
  • Avoir « bénéficié d’informations dont ne disposeraient pas les autres candidats » (CE, 14 novembre 2014, SMEAG, n° 363156).

Prévue dans la directive marchés publics du 26 février 2014, c’est à une consécration de cette pratique en droit interne que procède le décret n°2016-360 du 25  mars 2016 relatif aux marchés publics qui comporte un article 3 relatif aux études et échanges préalables avec les opérateurs économiques. Celui-ci précise ainsi que l’acheteur « peut réaliser des consultations ou réaliser des études de marché, solliciter des avis ou informer les opérateurs économiques de son projet et de ses exigences ». L’acheteur doit toutefois veiller à ce que la participation de l’entreprise à ce processus de sourçage ne fausse pas la concurrence et ne viole pas les principes de l’achat public, à savoir égalité de traitement, liberté d’accès et transparence des procédures. 

MENER L'ETUDE DE MARCHE ET PREPARER LES RENCONTRES AVEC LES INDUSTRIELS

L’étude de marché est une phase primordiale pour définir la stratégie d’achat. Elle permet d’établir un dialogue avec les fournisseurs, en amont de la procédure d’achat, afin de confronter les besoins aux possibilités du marché. À l’issue de l’étude de marché, l’équipe projet doit être en mesure de déterminer :

  • Les demandes utilisateurs qui nécessitent d ’être adaptées ;
  • Les évolutions technologiques que devront proposer les prestataires pour répondre aux besoins.

Pour que la phase d’étude de marché soit pertinente, elle nécessite d’être planifiée et préparée par le groupe projet. En amont des rencontres fournisseurs, il est important de synthétiser les principales caractéristiques du marché et en particulier le contexte technique, réglementaire et économique. Il est recommandé d’établir un agenda voire un questionnaire détaillé en amont des rencontres.

Les rencontres fournisseurs doivent permettre de répondre a minima aux objectifs suivants :

  • Identifier les prestataires susceptibles de répondre au besoin.

Les éléments suivants peuvent être demandés: le chiffre d’affaires, les activités, les références en particulier dans le secteur santé, les effectifs et l’expertise des équipes…

  • Comprendre le positionnement de chaque prestataire.

La présentation des solutions de chaque prestataire est à analyser au regard des besoins définis. Il est important de tester la faisabilité de certains besoins.

  • Comprendre le modèle économique des fournisseurs (coût fixe, coût variable, coût de maintenance…) afin de déterminer le coût global d’acquisition.

Cette étape permet de déterminer un budget prévisionnel.

POINT D'ATTENTION

La phase de sourçage doit permettre de rencontrer les divers acteurs du marché. Aussi, lors de l’étape d’identification des prestataires, il est important de privilégier la diversité des prestataires en termes de chiffre d’affaires, d’expertise, de positionnement géographique…

Le référent achat devra porter une attention particulière à la compréhension du modèle économique des prestataires. En effet, la structure de l’offre financière définie dans la p rocédure (bordereau des prix) a un impact direct sur la performance. 

 Illustration : DEMARCHES D'ETUDES ET ECHANGES PREALABLES MENEES PAR LES REGIONS PILOTES TSN

Trois modalités ont été principalement mobilisées par les régions pilotes pour mieux connaître l’offre industrielle :

  • La revue de la littérature pour identifier les services de base à inclure dans le projet ;
  • Des rencontres avec certains opérateurs économiques selon un format identique ;
  • Ou une journée de présentation de leur projet TSN à destination des industriels. Ces démarches ont eu lieu soit au cours de la phase de réponse à l’appel à projet TSN, notamment pour consolider la faisabilité de ce qui était envisagé (projet Terrisanté entre autres), ou une fois le dossier de candidature déposé, pour présenter le dispositif aux industriels et s’assurer de leur intérêt (région Bourgogne par exemple).
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Date de parution : 01/12/2017

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