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S'agissant de la mise en oeuvre d'un SI complexe, la définition de la stratégie d’achat nécessite que soit abordée la question du périmètre du projet. La structure qui porte le projet peut en effet faire le choix de déployer les services sur un périmètre géographique restreint avant d’envisager éventuellement son extension au reste de son territoire d’action. Conformément à la vision de l’Union européenne sur les projets d’achat d’innovations, cette démarche distingue deux temps : une phase expérimentale sur la base d’un pilote qui est évalué, suivie d’une phase de généralisation visant à dupliquer le pilote sur d’autres zones géographiques.

De la même manière, le périmètre fonctionnel du projet peut varier avec un socle de services complété éventuellement par des briques optionnelles ou à déployer dans un second temps. Si l’achat correspond à la mise en œuvre d’un programme national, l’acheteur doit veiller à préciser les objectifs de ce programme auxquels son projet local entend effectivement répondre.

D’un point de vue technique, l’acheteur doit énoncer clairement s’il entend conserver ou non des services qu’il aurait déployés précédemment, ou bien, si cette question n’est pas tranchée, laisser la possibilité aux industriels de faire toute proposition. À ce titre, l’acheteur doit veiller à ne pas poursuivre des objectifs qui pourraient sembler paradoxaux voire inaccessibles consistant, à titre d’illustration, à privilégier une solution mature, largement déployée par ailleurs tout en insistant sur la nécessité d’une solution fortement innovante.

Ces éléments de définition du besoin auront une grande importance, notamment sur les procédures d’achat à mettre en œuvre et le choix de la modalité contractuelle. En effet, une alternative s’offre à l’acheteur :

  • Limiter l’achat à la phase expérimentale puis dans un second temps, au vue du retour d’expériences sur les points faibles et forts du projet, organiser une nouvelle phase de contractualisation pour le déploiement, précédée d’une remise en concurrence ;

Ou bien

  • Organiser la mise en concurrence sur le périmètre élargi et choisir un montage contractuel permettant de gérer l’extension du périmètre géographique ou fonctionnel durant l’exécution du contrat.

llustration : CHOIX DU PERIMETRE GEOGRAPHIQUE DE L'ACHAT PAR LES REGIONS EXPERIMENTATRICES TSN

Les territoires TSN ne recouvrent pas la totalité du territoire des régions pilotes, a fortiori depuis la réforme territoriale intervenue après la sélection des territoires expérimentateurs, qui a élargi le périmètre géographique des ARS. Pour autant, toutes les régions TSN ont inclus dans le périmètre initial de la contractualisation la perspective d’une mise en œuvre des services sur l’ensemble de la grande région issue de la réforme territoriale. Cela les a conduites à retenir des modalités contractuelles permettant le déploiement séquencé afin de pouvoir déclencher la mise en œuvre des services sur un périmètre élargi seulement après leur test et validation sur un périmètre pilote.

À titre d'exemple, la généralisation du projet TerriSanté à l’ensemble de l’Île-de-France repose sur la passation d'un accord-cadre et de marchés subséquents conclus pour chaque territoire et service à déployer qui permettront ainsi d’étendre la solution à d’autres périmètres.

 

FORMALISER LE BESOIN

Le programme fonctionnel doit être défini à partir de l’expression de besoin des futurs utilisateurs de la solution. Cette phase d’expression de besoin comprend différentes étapes :

  • L’analyse des outils et processus existants.

Pour réaliser cette étape, un ou plusieurs ateliers avec les utilisateurs peuvent être utiles.

  • La définition des évolutions potentielles.

Durant cette étape, il est nécessaire de distinguer les évolutions techniques des modifications d’organisation et de processus à prévoir.

  • L’étude de faisabilité.

Une fois les évolutions nécessaires identifiées, l’étude de faisabilité doit permettre d’identifier :

- Les contraintes techniques liées aux éléments suivants : architecture réseau, gestion des données et des flux de données, maîtrise des interfaces et de l’interopérabilité des systèmes… ;

- Les contraintes budgétaires.

En effet, les évolutions doivent être qualifiées (ergonomie, fonctionnel, technique…) puis priorisées. Les exigences minimales et prioritaires devront être clairement identifiées.

  • La rédaction des spécifications fonctionnelles du nouveau système.

Les spécifications fonctionnelles détaillent les fonctionnalités devant être couvertes par la future solution au regard des arbitrages issus de l’étude de faisabilité.

  • La formalisation des spécifications techniques du nouveau système.

À partir des spécifications fonctionnelles, les spécifications techniques détaillent l’environnement technique dans lequel la solution devra être intégrée.

POINT D'ATTENTION

Dans le cadre de projet d’acquisition de solutions complexes, les données à prendre en compte sont les suivantes :

  • Les exigences fonctionnelles métiers (par les professionnels utilisateurs) ;
  • Les exigences fonctionnelles institutionnelles ;
  • Les contraintes du système (imposées par les choix déjà effectués) ;
  • Les contraintes commerciales (issues de l'étude de marché, cf. focus étude de marché).

Il est essentiel que les référents techniques de l’équipe projet participent à ces ateliers afin d’évaluer les contraintes techniques existantes. L’étude de faisabilité est une étape à ne pas négliger. En effet, l’objectif est de justifier les choix de compromis dans un souci de réduction des coûts et gérer les historiques de décisions.

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