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Glossaire

SI
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Au cours de la phase de détermination de la stratégie d'achat, l’entité qui porte le projet de SI doit d’ores et déjà mener la réflexion relative au montage contractuel qu’elle envisage. La forme contractuelle va découler de la nature des besoins identifiés : périmètres successifs à couvrir, caractère récurrent de certaines prestations, nécessités d’ajustement de l’offre aux différents périmètres identifiés, etc. Elle doit aussi dépendre de la projection de l’organisation et de la conduite du projet, en lien avec l’AMO et les marchés associés complémentaires.

En fonction de la procédure de passation qu’elle retiendra, des évolutions pourront être apportées à ce montage mais les caractéristiques principales doivent en être définies au cours de l’expression des besoins que la structure a menée.

Dans la définition de ce montage contractuel, l’acheteur doit notamment prendre en compte la structuration de l’offre ou du produit des candidats afin que le futur contrat puisse être la traduction d’un modèle économique acceptable par les deux parties et intégrant les contraintes de retour sur investissement des industriels.

En lien avec le périmètre d’achat retenu, la définition du montage contractuel recouvre également la détermination de la durée du marché ou de l’accord-cadre qui sera conclu. Pour les accords-cadres, cette durée est encadrée réglementairement à 4 ans. Une durée plus longue peut cependant être retenue si elle est justifiée par l’objet même du contrat ou par le fait que son exécution nécessite des investissements amortissables sur une durée supérieure. En effet, le choix de la durée du marché est un élément permettant aux prestataires de se projeter et de proposer éventuellement des modèles de prix qui intègrent un amortissement de l’investissement sur plusieurs années.

 

ETABLIR LE PROJET D'ACHAT

Au regard de l’étude du marché et de l’expression des besoins, et en amont du choix du montage contractuel, les éléments clés du projet d’achat doivent être formalisés :

  • Allotissement.

L’équipe projet devra porter une attention particulière à l’impact du choix d’allotissement sur le coût de gestion. En effet, l’allotissement génère une multiplicité d’acteurs qui peut se révéler complexe à gérer.

  • Durée du marché.

Il est intéressant de proposer une durée de marché adaptée d’une part, au seuil de rentabilité du prestataire et d’autre part, au taux d’obsolescence de la solution proposée.

  • Définir les niveaux minimum de capacité.

Dans le cadre de ce projet, une attention particulière doit être portée d’une part aux capacités économiques et financières et d’autre part à la capacité technique via l’analyse des références.

  • Définir les critères de jugement des offres.

Pour analyser la valeur technique, les critères suivants peuvent être adaptés à l’achat de solutions SI :

- Adéquation des fonctionnalités au programme fonctionnel ;

- Ergonomie de la solution ;

- Planning de déploiement de la solution ;

- Organisation et méthodologie associée : composition de l’équipe dédiée (compétence technique / gestion de projet).

Pour analyser le prix, la bonne pratique consiste à mettre en place une décomposition du prix global et forfaitaire basée sur les différentes phases du projet : conception, réalisation, recette, déploiement, formation, maintenance. Pour chaque phase, le candidat définit les moyens humains et matériels à allouer.

  • Définir les possibilités d'évolutions de la solution.

Les clauses d’évolutivité permettent de maintenir la compétitivité de la solution retenue en contenant le risque juridique (changement de périmètre) et financier (dépassement budgétaire).

POINT D'ATTENTION

Il est intéressant de mettre en place une démarche de co-construction du cahier des charges avec les fournisseurs identifiés lors de l’étude du marché afin d’échanger sur les éléments clés du projet d’achat.

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