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La procédure du dialogue compétitif débute par la publication d’un avis d’appel public à la concurrence, qui compte tenu des montants des projets envisagés, interviendra à la fois dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et au Journal officiel de l’Union européenne (JOUE). Même si les textes ne l’imposent pas, cet avis d’appel public à la concurrence peut comporter l’indication du budget prévisionnel dédié au projet. Cette indication présente l’intérêt pour les industriels de mieux appréhender le besoin de l’acheteur et ainsi de proposer des solutions en adéquation avec ce budget.

En tout état de cause, préalablement à cette publication, un certain nombre d’éléments doivent être cadrés.

Contenu du programme fonctionnel

Le programme fonctionnel est une des pièces essentielles du dossier de consultation qui sera communiqué aux candidats. Il doit refléter la stratégie d’achat retenue et traduire les besoins et exigences de l’acheteur.

À l’appui de la publication de l’AAPC, l’acheteur peut joindre le programme fonctionnel mais ceci ne constitue qu’une faculté.

Sur ce point, les régions expérimentatrices TSN n’ont pas toutes adopté la même position : l’Océan Indien a joint le projet fonctionnel à l’AAPC alors que l’Île-de-France et la Bourgogne ont choisi de ne le communiquer qu’après sélection des candidats admis à participer au dialogue.

Dans le premier cas, l’intérêt était de permettre aux opérateurs économiques d’identifier très en amont les attendus du projet ; dans le second, il s’agissait pour les porteurs du projet de bénéficier d’un temps supplémentaire pour affiner la rédaction de ce document.

En tout état de cause, et sans préjuger des modalités futures de dialogue entre acheteur et maîtrise d’ouvrage, il apparaît bénéfique aux deux parties de prévoir avant la remise d’une première offre un temps d’échanges sur la version initiale du programme fonctionnel afin que ses objectifs et les intentions soient partagés.

En cours de dialogue, l’acheteur peut prévoir la communication aux candidats restant en lice d’un programme fonctionnel actualisé précisant les évolutions apportées par rapport à la version précédente, ceci afin que les candidats identifient clairement les aspects du projet auxquels il est éventuellement renoncé ou qui font l’objet d’attentes plus précises. L’adéquation des offres à l’évolution du besoin ne pourra en être que renforcée. Les candidats pouvant, au regard de ce programme fonctionnel modifié, avoir à nouer de nouveaux partenariats ou à modifier les partenariats qu’ils ont initiés (éditeurs, cabinets d’appui…).

Le programme fonctionnel est l’expression des besoins de l’acheteur et par conséquent, l’expression des obligations qui seront mises à la charge du candidat retenu. Dès lors, il est important que ce programme fonctionnel exprime des objectifs sur lesquels les opérateurs économiques puissent réellement s’engager, c’est-à-dire dont l’atteinte ou la non-atteinte puisse leur être réellement imputée à défaut de quoi il naîtra, à n’en pas douter, des différends lors de l’appréciation de l’évaluation du service fait.

Dans la rédaction du programme fonctionnel final, l’acheteur devra veiller à ne pas procéder au « cherry picking » c’est-à-dire en une recomposition du programme fonctionnel en « idéal de synthèse » des propositions des candidats.

Choix du nombre de phases

L’acheteur qui recourt au dialogue compétitif décide librement de l’organisation du dialogue. De ce fait, il lui appartient de déter- miner le nombre de phases de dialogue qu’il anticipe. Il peut l’indi- quer de manière prévisionnelle dans l’AAPC ou le règlement du dialogue. En tout état de cause, il est recommandé d’adopter une rédaction suffisamment ouverte pour permettre de poursuivre le dialogue si besoin au-delà du nombre de phases pressenti.

 

Illustration : NOMBRE DE PHASES RETENU PAR LES REGIONS PILOTES TSN

Le nombre de phases n’a pas toujours été spécifié dans les documents de la consultation afin de permettre d’organiser des phases complémentaires. In fine, les régions expérimentatrices ont procédé à deux (Aquitaine), trois (Océan Indien) ou quatre (Île-de-France et Bourgogne) tours de dialogue.

 

Si le nombre de phases de dialogue est laissé à l’appréciation de l’acheteur, il doit cependant indiquer dans les documents de la consultation s’il souhaite faire usage de la faculté de réduire le nombre de candidats à chaque phase du dialogue en appliquant à leur proposition (offre intermédiaire) les critères d’attribution définis dans l’AAPC ou le règlement du dialogue. En pratique, la possibilité d’écarter des solutions et donc des candidats en cours de dialogue sera compliquée à mettre en œuvre sans s’exposer à un risque de recours de la part des candidats écartés.

Quant au choix du nombre de phases, il doit être suffisant pour aborder toutes les dimensions de l’achat, c’est-à-dire non seulement les aspects fonctionnels et techniques du besoin mais aussi les clauses administratives du futur contrat. Celui-ci dépendra bien entendu de la forme et la durée attribuée à chaque phase mais trois phases semblent constituer un minimum pour un achat de nature complexe.

Déroulement des ateliers

Comme évoqué précédemment, la procédure de dialogue compétitif étant relativement souple, il appartient à l’acheteur de définir les modalités de ses échanges avec les opérateurs économiques. Ceux-ci prennent le plus souvent la forme d’auditions ou ateliers thématiques.

Afin de pouvoir mobiliser les acteurs pertinents, côté acheteur comme industriel, une réflexion doit être menée en amont du lancement de la procédure sur les thèmes à retenir pour ces ateliers.

Au cours du dialogue, l’acheteur doit respecter le principe d’égalité de traitement des candidats. À ce titre, la fixation de thèmes, l’encadrement de la durée et du nombre de participants sont des éléments de sécurisation de la procédure. Pour autant, cela ne signifie pas que les ateliers doivent nécessairement aborder strictement les mêmes aspects de la thématique puisque l’acheteur peut adapter les échanges à la solution proposée par le candidat auditionné. Le respect du principe d’égalité de traitement des candidats doit aller de pair avec des conditions d’organisation des ateliers favorisant le dialogue effectif entre l’acheteur et le candidat.

Les modalités d’échanges entre l’acheteur et les industriels étant laissées à l’appréciation de l’acheteur, les ateliers peuvent être complétés par des échanges écrits de questions / réponses dès lors que le principe d’égalité de traitement est bien respecté.

En tout état de cause, dans le choix des modalités d’échanges, les acheteurs doivent veiller à ce qu’un réel dialogue puisse s’établir avec les opérateurs économiques, gage d’une procédure fructueuse. L’acheteur doit ainsi veiller à permettre de réels échanges entre la maîtrise d’ouvrage et les candidats. Pour que ce dialogue soit fructueux, il est nécessaire que les candidats puissent exposer leurs difficultés de compréhension ou leur nécessité de clarification du besoin et qu’il y soit répondu. Le dialogue doit également permettre à l’acheteur d’indiquer à l’industriel les faiblesses éventuelles de son offre afin qu’il puisse améliorer sa proposition. D’une manière générale, l’acheteur a intérêt de donner des éléments précis d’évolutions à apporter aux propositions en prévoyant, par exemple, à l’issue de chaque tour de dialogue un exposé des forces et faiblesses de chaque proposition.

Au regard de ces enjeux, un temps conséquent doit être attribué à chaque thème de dialogue retenu afin que, là encore, un échange puisse réellement naître entre maîtrise d’ouvrage et opérateurs économiques.

 

Illustration : THEMES ET DUREE DES ATELIERS RETENUS PAR LES REGIONS EXPERIMENTATRICES TSN

La durée des auditions menées dans le cadre d’une phase de dialogue a varié, selon les régions, d’une demi-journée à deux jours, en fonction du programme et des modalités retenues.

La région Île-de-France a organisé le dialogue compétitif en quatre phases ; les deux premières ont abordé les aspects fonctionnels, architecturaux et de déploiement /gestion de projet. La trois ième phase de dialogue se déroulait en deux parties, la première sur le modèle économique et la seconde sur le modèle de déploiement. Enfin, la dernière phase de dialogue a été consacrée exclusivement au modèle économique avec une présentation par la maîtrise d’ouvrage du dispositif envisagé pour recueillir les remarques des candidats.

En Aquitaine, deux sessions de dialogue, de chacune deux journées, ont été organisées. La première session a abordé les aspects fonctionnels, avec notamment l’illustration de cas d’usages, techniques, économiques et de gestion de projet. La seconde session s’est attachée à examiner plus particulièrement les aspects d’architecture applicative, d’interopérabilité et de déploiement auprès des acteurs.

L’Océan Indien a organisé trois séries auditions des candidats, de chacune deux journées. Ces séances de dialogue ont porté sur les aspects fonctionnels, techniques, de conduite de projet et sur le modèle économique. Elles ont également abordé les aspects juridiques et le modèle organisationnel.

En Bourgogne, les phases de dialogue se sont déroulées sous un format d’une journée (à l’exception de la première, d’une durée d’une demi-journée) et ont porté sur les aspects fonctionnels et techniques du projet.

 

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Date de parution : 01/12/2017

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