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La procédure de dialogue compétitif débute avec la publication de l’AAPC. Les paragraphes suivants visent à décrire les différentes étapes du dialogue jusqu’à la conclusion du marché avec le ou les opérateurs économiques retenus.

Sélection des entreprises admises à participer au dialogue

L’AAPC fixe un délai, qui ne peut être inférieur à 30  jours, au terme duquel les opérateurs économiques intéressés par la procédure remettent leur candidature.

Sur la base de ces candidatures, l’acheteur sélectionne les candidats admis au dialogue en appliquant les critères qu’il a définis dans l’AAPC.

 

Illustration : CRITERES DE SELECTION DES CANDIDATS ADMIS POUR PARTICIPER AU DIALOGUE PAR LES REGIONS PILOTES TSN

Parmi les critères retenus pour la sélection des candidatures, ont figuré les références à des projets similaires, la démarche qualité ou encore le montant consacré à la recherche et au développement.

Choix de l’attributaire

Une fois le dialogue parvenu à son terme, c’est-à-dire une fois que l’acheteur s’estime en mesure d’identifier la ou les solutions susceptibles de répondre à son besoin, l’acheteur en informe les candidats et les invite à remettre une offre finale. À cette fin, il leur remet un dossier de consultation comportant en règle générale le programme fonctionnel, un règlement de la consultation, le projet de clauses administratives, un cadre de réponse financier, etc. Sur la base de ce dossier, les candidats remettent leur offre finale.

Critères d'analyse des offres

L’attribution du marché au terme du dialogue compétitif s’opère sur la base des critères d’attribution permettant de retenir l’offre économiquement la plus avantageuse. Les critères, précisés dans l’AAPC ou les documents de la consultation, sont définis par l’acheteur sachant toutefois qu’ils doivent être liés à l’objet du marché ou à ses conditions d’exécution. Ces critères doivent par principe être pondérés dès lors qu’il sera délicat de démontrer que cette pondération était objectivement impossible. Parmi ces critères, figure nécessairement le prix ou le coût de la solution. Les autres critères sont définis librement pour couvrir les différents aspects des offres : technique, fonctionnel, ergonomique, innovation, moyens humains mobilisés, etc. Le choix des critères et la détermination de leur pondération traduisent les aspects de l’offre auquel l’acheteur accorde une importance particulière. Leur indication dans l’avis de publicité ou les documents de la consultation doivent ainsi permettre aux opérateurs économiques d’identifier les aspects du projet sur lequel les attentes de l’acheteur sur les plus fortes et ainsi o rienter sa proposition. Les critères mais aussi leur pondération doivent refléter le contenu du dialogue et l’importance des sujets que celui-ci a traduit.

Illustration : CRITERES D'ATTRIBUTION MIS EN OEUVRE PAR LES REGIONS PILOTES TSN

Assez classiquement, les critères d’attribution mis en œuvre dans le cadre des dialogues compétitifs portent sur le prix de la solution (investissement et fonctionnement), les aspects techniques, la couverture fonctionnelle des besoins. Mais, en prévoyant des critères portant sur la démarche projet et la gestion des risques, les régions expérimentatrices ont également souhaité souligner l’importance de ces aspects dans l’achat de SI complexes.

 

Le tableau ci-dessous présente les critères d’attribution, et leur pondération, retenus par deux des régions pilotes TSN.

Figure 7: Les critères d'attribution, et leur pondération de deux régions pilotes TSN

 Aquitaine Océan Indien 
  • Démarche projet, équipes et délais de déploiement(15 %)
  • Architecture technique et intégration (15 %)
  • Prix(investissement et fonctionnement) (35 %)
  • Couverture fonctionnelle,
    ergonomie (35 %)
 
  • Adéquation de la réponse aux besoins métiers (20 %)
  • Pertinence et pérennité du
    modèle économique (10 %)
  • Interopérabilité / technologie /
    intégration technique (20 %)
  • Gestion de projet / conduite
    du changement (15 %)
  • Maintenance / support /
    garantie / réversibilité (10 %)
  • Prix de la solution (25 %)

 Modalités d'analyse

Sur la base des offres finales remises, l’acheteur peut demander des clarifications, précisions, perfectionnements ou compléments aux candidats. Cette faculté d‘ouverture par le décret ne signifie pas que les mêmes éléments doivent être demandés aux différents opérateurs économiques du fait du caractère nécessairement différent de leur offre finale. Cependant, elles ne doivent pas conduire l’acheteur à obtenir des candidats des modifications de leur offre finale. Elles doivent simplement viser à mieux apprécier les propositions remises en vue de leur classement au regard des critères d’attribution.

Ces demandes de clarifications doivent permettre de lever l’ensemble des ambiguïtés affectant les offres finales qui, si elles se révélaient postérieurement, pourraient remettre en cause le classement des offres obtenu au regard des critères d’attribution.

Sur la base des offres finales remises et au regard des clarifications apportées par les candidats sur demande de l’acheteur, ce dernier doit en principe être en mesure d’identifier le candidat ayant remis l’offre économiquement la plus avantageuse au regard des critères d’attribution.

Pour cela, il conduit une analyse des offres au regard de chaque critère. Afin de respecter l’égalité de traitement des candidats, l’analyse doit être menée pour toutes les offres par les mêmes personnes physiques. En revanche, il est possible de confier à des personnes différentes l’analyse de tel ou tel aspect des offres, en fonction de son domaine d’expertise. L’analyse des offres doit permettre de mettre en avant les éléments discriminants positifs et négatifs des offres finales afin d’objectiver la note attribuée sur chaque critère.

Cette analyse des offres doit conduire l’acheteur à s’assurer de l’adéquation de l’offre pressentie avec la stratégie d’achat qu’il a préalablement définie afin de s’assurer qu’il dispose des moyens humains, techniques et financiers d’accompagner la mise en œuvre du projet de SI. À titre d’illustration, le choix d’une solution nécessitant une adaptation importante au contexte technique local va nécessiter une forte implication des équipes de la structure acheteuse ; cette dernière doit donc s’assurer qu’elle retient une solution compatible avec les ressources dont elle dispose.

Illustration : MODALITES D'ANALYSE RETENUS PAR LES REGIONS PILOTES TSN

Certaines des régions expérimentatrices ont fait participer aux phases de dialogue technique des professionnels. Leur avis a également pu être recueilli lors de l’analyse des propositions des candidats. À titre d’illustration, en Océan Indien, cette contribution a pris la forme de douze ateliers d’évaluation alimentant chacun des six critères d’analyse. Ces ateliers étaient composés de référents et d’experts (ARS, TESIS, établissements, AMOA, PS libéraux…). Les experts ont analysé les offres finales selon des grilles d’analyse afin de noter le degré de couverture du besoin des propositions des consortiums. La consolidation des ateliers a été réalisée par le comité technique d ’analyse des offres finales qui a formulé une préconisation sur le choix du consortium.

Modalités de décision

Une fois achevé le processus technique d’analyse des offres finales, s’engage le processus administratif qui aboutit à la décision quant à l’attributaire du marché.

La décision est prise par le représentant de la structure acheteuse. Toutefois, dans un certain nombre de cas, le représentant de la personne morale devra solliciter l’avis d’une commission d’appel d’offres ou commission des marchés chargée de se prononcer sur le classement des offres finales.

Mise au point et notification

Une fois identifiée l’offre économiquement la plus avantageuse, l’acheteur peut demander des clarifications ou la confirmation d’engagements figurant dans l’offre finale du candidat pressenti. Cependant, ces demandes sont strictement encadrées car elles ne doivent pas conduire à modifier des caractéristiques essentielles de l’offre au risque de fausser la concurrence ou d’avoir un effet discriminatoire.

Une fois qu’il a fait son choix, l’acheteur informe les autres candidats du rejet de leur offre. S’ouvre alors la phase de mise au point du contrat avec le candidat pressenti.

Celle-ci ne peut avoir pour objet de discuter des aspects du contrat qui n’auraient pas été évoqués au cours du dialogue. De ce fait, les modifications apportées aux documents contractuels remis dans le dossier de consultation ou à l’offre finale du candidat doivent avoir une portée limitée au risque de remettre en cause les conditions initiales de la concurrence.

Illustration : THEMES ABORDES LORS DE LA PHASE DE MISE AU POINT DU MARCHE PAR LES REGIONS EXPERIMENTATRICES TSN

Certains des sujets abordés lors de la mise au point ont porté par exemple sur la répartition entre prestations forfaitaires et unités d’œuvre ou sur le plan de facturation. À l’issue de la finalisation du contrat avec l’attributaire pressenti, la structure acheteuse procède, le cas échéant, au recueil du visa de son contrôle financier, puis, une fois achevé le délai à respecter entre la date à laquelle le courrier portant notification aux candidats non retenus de la décision d’attribuer le contrat est envoyé et la date de conclusion du contrat, à la notification du marché au candidat pressenti qui devient alors titulaire du marché. Dans un délai de 30 jours suivant sa notification au titulaire, le marché doit donner lieu à la publication d’un avis d’attribution au JOUE.

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Date de parution : 01/12/2017

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