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Glossaire

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Après avoir mené la procédure d’achat qui a abouti à retenir l’industriel titulaire du marché de maîtrise d’œuvre, les maîtrises d’ouvrage doivent continuer à dédier des moyens importants à la phase d’exécution du contrat. En effet, l’étape de contractualisation ne constitue pas l’aboutissement du projet d’achat dont la finalité est bel et bien la mise en œuvre des prestations prévues dans le contrat dans laquelle la maîtrise d’ouvrage doit continuer à s’impliquer. Aussi, le suivi de l’exécution du contrat de maîtrise d’œuvre constitue un projet à part entière qui nécessite la définition d’une organisation spécifique au sein de la maîtrise d’ouvrage incluant la fonction de responsable achats unique(2), l’identification de ressources dédiées et la définition des modalités d’association des futurs utilisateurs du système ou de la solution.

Une comitologie propre à assurer l’autorité et la responsabilité de la maîtrise d’ouvrage

Cette organisation se traduit par la mise en place d’un comité de suivi contractuel (dont le nom peut toutefois varier) qui constitue une instance d’échange et d’arbitrage réunissant des représentants de la maîtrise d’ouvrage (qui peut elle-même être composée de plusieurs entités) et de la maîtrise d’œuvre. Parmi les objectifs assignés à ce comité figurent le suivi de l’avancement des différents chantiers (fil rouge du projet), le point sur les commandes à passer, le suivi financier du contrat, l’avancement des validations de livrables. Ce type d’instance est en général complété par des comités de suivi opérationnel ou revues de projet qui se réunissent à plus grande fréquence (en général hebdomadaire) pour faire un point sur les productions logicielles ou documentaires. Ceux-ci peuvent être multiples si le projet a été découpé en blocs fonctionnels distincts. Dans une telle hypothèse, un comité transversal peut être mis en place afin d’aborder les points d’interaction entre les différents chantiers.

Illustration : La comitologie de suivi de l’exécution traduit deux niveaux de représentation :

  • Niveau stratégique: direction de projet ARS, direction du GCS et direction de mission côté industriels. La représentation de la MOA doit en effet permettre de rappeler ou d’arbi- trer les grandes orientations stratégiques du projet de mise en œuvre.
  • Niveau opérationnel : qui mobilise les responsables des chantiers côté MOA et MOE. À ce niveau sont évoqués les sujets de commandes, de facturation, de production des presta- tions et des développements (notamment leurs contenus, leur qualité et le respect du calendrier), etc.

La maîtrise d’ouvrage se doit d’attacher une vigilance particulière au dispositif de réception des prestations, dans le respect des dispositions règlementaires et contractuelles, afin en particulier de satisfaire d’éventuelles demandes des corps de contrôle extérieur (IGAS, chambre régionale des comptes…). Ce dispositif doit permettre de s’assurer que les prestations livrées, qu’elles soient de nature documentaire ou logicielle, sont conformes aux exigences décrites dans le contrat.

Dans l’hypothèse où, au sein de la maîtrise d’ouvrage, le porteur stratégique du projet est différent du porteur opérationnel et juridique, il est important que les acteurs décrivent les processus d’exécution du contrat, et notamment les processus de décision (pour le déclenchement de commandes, la validation de prestations, l’application de sanctions ou la conclusion d’adaptations contractuelles) et de documenter leur mise en œuvre. Le pilotage stratégique peut notamment avoir à arbitrer la priorisation de certains développements. En tout état de cause, vis-à-vis du ou des titulaires du marché de maîtrise d’œuvre, la maîtrise d’ouvrage doit faire preuve de cohérence et de cohésion et présenter un front uni face à d’éventuelles demandes des industriels.

La MOA doit prendre la juste mesure de la complexité de l’opération qu’elle conduit, notamment au regard de son expérience en matière de projets complexes, de ses capacités et de sa charge de travail, et, le cas échéant, ne pas hésiter à recourir à l’accompagnement par un cabinet d’assistance à maîtrise d'ouvrage.

La définition des instances de suivi du contrat doit s’appuyer sur la recherche de l’efficience afin de mobiliser efficacement les ressources affectées au projet, en interne MOA et chez l’industriel. Comme toute instance, il convient de déterminer le bon niveau de représentation des différentes parties afin que les arbitrages puissent être rendus, assigner à la réunion des objectifs clairs et une liste des décisions à prendre.

Des ressources dédiées pour le suivi contractuel

La maîtrise d’ouvrage ne doit pas minorer les ressources nécessaires au suivi de l’exécution d’un marché de maîtrise d’œuvre de solutions numériques complexes qui, au regard du retour des régions expérimentatrices TSN, sont assez significatives.

Illustration

Les régions expérimentatrices TSN ont indiqué avoir dédié entre 0,4 ETP (Aquitaine) et 0,7 ETP (Bourgogne) pour le suivi contractuel et financier du marché. Ces données ne recouvrent pas le temps dédié par la MOA au suivi de la mise en œuvre opérationnelle des chantiers (définition des spécifications, tests des versions, actions de déploiement, etc.).

Si la phase de définition et de mise en œuvre de la stratégie d’achat donne lieu le plus souvent à l’adjonction de compétences juridiques, internes ou externes, ponctuelles ou tout au long du processus de passation, il n’en va pas de même pour la phase d’exécution. La mobilisation d’assistance à maîtrise d’ouvrage juridique intervient moins fréquemment après la finalisation du marché, et le plus souvent, uniquement pour la rédaction d’actes complexes tels que les avenants au contrat (cf. infra). Cependant, si les MOA ne mobilisent pas de ressources juridiques pour le suivi contractuel, il est observé que celles-ci sont indispensables pour accompagner la mise en œuvre du projet de déploiement des systèmes d’information complexes en santé, notamment sur les aspects de respect des droits des patients, de réglementation informatique et libertés, de droit de propriété intellectuelle…

Des utilisateurs impliqués dans le recettage des développements

Le recettage correspond aux opérations visant à vérifier la conformité des livraisons logicielles aux exigences exprimées dans le contrat. La participation des futurs utilisateurs ou bénéficiaires constitue une condition de réussite de la mise en œuvre de la solution numérique retenue.

Il est bien entendu préférable qu’ils aient été mobilisés dès la définition des besoins afin que leurs demandes ne se traduisent pas, une fois le système d’information choisi ou développé, par des demandes d’évolutions trop importantes avant la mise en production.

Lors de la mise en œuvre de l’outil, l’association des futurs uti- lisateurs au projet peut être envisagée à différents moments :

  • Participation à la phase de recette du système ou des développements;
  • Contribution aux spécifications des évolutions (si le contrat permet la commande de telles évolutions);
  • Association au déploiement de l'outil auprès d'autres utilisateurs.

Dans tous les cas, il convient de s’assurer de la représentativité des utilisateurs choisis afin que ceux-ci traduisent bien l’éventail des besoins et l’appréciation de la plupart des utilisateurs finaux. À cet égard, la maîtrise d’ouvrage doit veiller à affecter des ressources assurant la relation entre les utilisateurs et l’industriel. En effet, la production de spécifications est un rôle essentiel pour traduire fidèlement le besoin de l’utilisateur et alimenter les développeurs, faute de quoi ceux-ci n’ont pas la matière pour produire. La connaissance métier et une expérience significative sont des qualités essentielles de ce profil.

Illustration

1. En Île-de-France, des groupes transversaux d’utilisateurs ont été mis en place auxquels sont montrés les développements afin que ceux-ci se prononcent, d’un point de vue fonctionnel, sur la validation du résultat final. La maîtrise d’ouvrage prend en compte ces éléments lors du processus de recettage vis-à-vis du titulaire.

2. En Bourgogne, l’adoption de la méthode AGILE implique de qualifier un ou plusieurs membre(s) de la maîtrise d’ouvrage dans la fonction de « Product Owner ». Le Product Owner désigne la personne chargée d’exprimer les besoins. Il doit avoir une vision globale du logiciel à construire et de ses fonctionnalités. Il exprime les besoins sous forme de cas d’usage, priorise les séquences et fixe la planification des « sprints ». Il assiste les développeurs pendant les sprints pour répondre à leurs éventuelles questions. Il supervise la recette. Le Product Owner est donc le pivot, l’interface entre les utilisateurs et les développeurs. En fonction du périmètre des fonctions à informatiser, plusieurs sous-ensembles peuvent être identifiés, chacun ayant un Product Owner distinct. Une formation à ce type de méthode constitue indéniablement un plus pour la personne qui sera chargée de ce rôle, même lorsqu’elle maîtrise parfaitement les aspects métiers et organisationnels liés au projet.

 

L’association des utilisateurs au processus d’exécution contractuelle constitue un élément favorable à l’appropriation future de l’outil. Mais cela implique que le montage contractuel permette de traiter une variété de demandes et de besoins, dans le cadre d’un périmètre prédéfini. En effet, c’est en partie l’usage de l’outil qui précise les caractéristiques du besoin : les tests utilisateurs peuvent générer des demandes d’évolution ; il est donc indispensable que le contrat prévoit la faculté (notamment par la commande d’unités d’œuvre) de prendre en compte ces demandes.

Cette difficulté peut notamment apparaître lorsque le contrat prévoit les modalités juridiques d’une extension du périmètre géographique. Dès lors, des utilisateurs nouveaux vont être destinataires de l’outil sans avoir participé à la définition des besoins ni éventuellement aux opérations de recettage. En outre, l’extension du périmètre géographique peut impliquer des besoins d’interfaçage avec d’autres outils que ceux inclus dans le périmètre initial du contrat. Dans une telle hypothèse, les outils contractuels (unités d’œuvre d’évolution, tranches conditionnelles par exemple) devront permettre la prise en compte de ces besoins.

(2) - Pour une définition de la fonction de RAU, le lecteur se reportera aux fiches Cercle performance achat.

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