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Kit de productions ♦ Cartographie de processus

Processus achats : cartographie, RACI, 30 fiches étapes

Sommaire

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Glossaire

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Les fonctions achats sont au service du plan stratégique global de la structure.

Ainsi, des décisions ou des inflexions stratégiques fortes peuvent découler d'une réflexion sur les achats. Inversement, les avantages d'une fonction achats structurée, efficace et maîtrisée touchent la structure (établissement ou groupe d'établissements) au niveau de sa performance, de son organisation et des pratiques des professionnels.

 

 

Ainsi, l'achat n'est pas l'affaire des seuls acheteurs, mais bien celle de toutes et tous dans une organisation et dans la perspective d'un projet partagé. Un référentiel intégrant une démarche et un vocabulaire communs constitue donc un enjeu important. C'est l'objet principal de cette production de l'ANAP, élaborée en lien avec la DGOS (programme PHARE), et avec le concours d'un groupe de professionnels volontaires.

Concrètement, les fonctions achats apportent deux principales plus-values aux directions, aux utilisateurs et prescripteurs, ainsi qu'aux autres fonctions support.

 

Elles sont d'abord génératrices de gains de performance pour les structures, non seulement en termes d'économies (gains en euros, calculés en coût complet), mais également de qualité des soins (par ex: meilleure qualité des produits) et de conditions de travail des professionnels (par ex: meilleure ergonomie des produits).

 

Elles fournissent également des apports organisationnels notables : les démarches achats soutiennent les innovations; elles favorisent également le recentrage des acteurs sur leur coeur de métier, en apportant du recul sur les pratiques et les habitudes; enfin, en se fondant sur des modalités de travail collaboratives, elles favorisent le fonctionnement en mode projet, elles contribuent à la fin des logiques en silos et à l'atteinte d'une cohérence d'ensemble.

 

Les membres d'une fonction achats sont donc des "faiseurs de liens" au sein de leur structure et la fonction achats y devient, pour le collectif, l'impulseur d'actions partagées. Les liens prescripteurs-acheteurs deviennent alors des liens de service rendu et de co-construction d'actions d'amélioration de la performance, éclairées et guidées par les compétences spécifiques des membres de la fonction achats.

 

Des compétences spécifiques constituent la valeur ajoutée de la fonction et portent sur trois dimensions : 

- Une dimension technique, regroupant les savoir-faire spécifiques au processus d'achat.

- Une dimension stratégique, revenant à être le référent en matière de connaissances des marchés fournisseurs et à accompagner et soutenir les réflexions stratégiques (notamment : mutualisation, externalisation, faire ou faire faire).

- Une dimension comportementale, activant des savoir-être de "faiseur de liens", d'ouverture et de communication.

Ces compétences, entretenues et améliorées en permanence, s'inscrivent en complémentarité de celles propres à chaque métier au sein des organisations et, à ce titre, ne portent pas exclusivement, ni même prioritairement, sur la connaissance technique des produits qui sont achetés.

 

En sus des plus-values organisationnelles et de performance - et au moyen des compétences spécifiques -, établir une stratégie achats forte et visible permet d'apporter à l'ensemble de la structure une vision pluriannuelle, tout en servant le projet d'établissement dans son ensemble.

 

 

Cliquer sur chaque fiche pour prendre connaissance des modalités de mise en oeuvre d'une étape clé du processus Achats, et n'hésitez pas à consulter le glossaire disponible ci-dessous dans le cas ou vous rencontriez un astérisque dans une fiche étape du processus (cliquez sur l'image pour accéder au glossaire)  : 

 

 

- Fiche 1.1.1. : Cartographier les achats

- Fiche 1.3.1. : Réaliser le calendrier de renouvellement des marchés

- Fiche 1.4.1. : Collecter et analyser les projets d'investissements

- Fiche 1.4.2. : Collecter, analyser et préparer les projets de mutualisation, externalisation

- Fiche 2.1.1. : Définir les critères, modalités, conditions et objectifs d'appel aux groupements

- Fiche 2.2.1. : Elaborer le PAATL

- Fiche 2.2.2. : Fixer les objectifs de gains

- Fiche 2.3.1. : Définir la politique de communication

-  Fiche 2.4.2. : Définir la politique de maîtrise des risques inhérents aux achats

- Fiche 3.1.1. : Exprimer une demande

- Fiche 3.1.2. : Réaliser un état des lieux de l'existant

- Fiche 3.1.3. : Questionner et requalifier les fonctions historiques demandées

- Fiche 3.2.1. : Analyser le marché et l'offre fournisseur

- Fiche 3.3.1. : Choisir les leviers (achats et approvisionnement) à mettre en oeuvre

- Fiche 3.3.2. : Fixer les objectifs de coûts de de qualité de délai et de services

- Fiche 3.4.4. : Définir les critères de choix et leur pondération

- Fiche 3.5.1. : Rédiger le cahier des charges fonctionnel

- Fiche 3.7.2. : Entretenir des échanges d'informations et un dialogue constant

- Fiche 3.7.3 : Entretenir des échanges d'informations et un dialogue régulier

- Fiche 3.7.4. : Evaluer et suivre le fournisseur et sa performance

- Fiche 3.7.9. : Etablir, formaliser et communiquer un bilan complet du marché

- Fiche 4.1.1. : Définir une nomenclature partagée des codes articles, produits ou services et les règles d'affectation dans la nomenclature PHARE

- Fiche 4.2.1. : Attribuer les projets, les affaires et les familles aux acheteurs

- Fiche 4.3.1. : Gérer et suivre les gains achats et réaliser le reporting PHARE

- Fiche 4.3.3. : Réaliser le reporting en lien avec la direction des affaires financières

- Fiche 4.3.5. : Réaliser le reporting des directions prescriptrices

- Fiche 4.3.6. : Réaliser le reporting stratégique au directeur général

- Fiche 4.4.4. : Définir la comitologie concernant les sujets achats

- Fiche 4.5.2. : Faire le bilan de la performance globale de la fonction achats

- Fiche 4.5.7. : Mettre en place un dispositif de contrôle interne

 

 

 

 

Cliquez sur l'image pour accéder à la cartographie complète des processus achats :

 

Cartographie générale des processus achats

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