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Méthode ♦ Kit de productions

Faire un état des lieux du fonctionnement de son bloc opératoire

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L'état des lieux du fonctionnement du bloc opératoire consiste en un diagnostic de la performance de l'organisation. Toutes les dimensions quantitatives et qualitatives du fonctionnement du bloc y sont évaluées. Pour aller plus loin que le diagnostic des blocs opératoires, cette fiche vous propose également des actions pour corriger les écarts de performance par rapport aux cibles de référence.

 Cibles

  • Médecin coordonateur
  • Cadres du bloc
  • Président du conseil de bloc
  • Contrôleurs de gestion
  • DIM

Enjeux

  • Evaluer le niveau de performance de votre bloc opératoire, en termes quantitatifs et qualitatifs
  • Proposer des évolutions de l'organisation de votre bloc et des principaux processus (programmation, planification…)
  • Mettre en place une dynamique d'évaluation de la performance et d'amélioration continue

Indicateurs de suivi

  • Evaluation des besoins
  • Evaluation du niveau de performance et de la qualité de vie au travail
  • Transmission des éléments à la DRH

Kit Outil / REX

Pré-requis

  • Mobiliser les professionnels dans le processus de réalisation du diagnostic (démarche participative)
  • Disposer de données chiffrées pour objectiver le diagnostic (soit via une extraction du système d'information, soit via un temps de recueil manuel des données)
  • Mettre en place une démarche d'amélioration continue

 Clés de la réussite

  • L'existence d'un système d'informations permettant l'extraction de données est un facteur facilitant le diagnostic quantitatif
  • Les résultats de l'état des lieux doivent être partagés auprès des acteurs décideurs du bloc
  • L'identification des cibles prioritaires doit être suivie de la constitution de groupes projet se saisissant des résultats et proposant des pistes d'amélioration du fonctionnement du bloc opératoire

Thèmes et fiches associés

Actions pour la mise en œuvre

1. Réaliser un recueil des données

Afin de réaliser un état des lieux du fonctionnement de votre bloc opératoire, il s'agit dans un premier temps de recueillir des données qui serviront de base à l'élaboration du diagnostic.

Deux situations sont à identifier :

1.1. Cas 1 : Vous disposez au sein de votre bloc opératoire, d'un outil de gestion informatique

Dans ce cas, vous pouvez réaliser une extraction directement à partir de votre logiciel de bloc, en veillant à recueillir a minima les éléments suivants, pour chaque intervention :

  • Date d'intervention
  • Spécialité concernée
  • Salle de réalisation de l'intervention
  • Niveau de programmation (programmé, rajout ou urgence)
  • Heure d'entrée de salle
  • Heure de sortie de salle

Nous vous recommandons de produire un recueil de données sur une période de 3 mois minimum.

Vous pourrez croiser les données d'activité extraites avec d'autres données relatives à :

  • Votre offre en vacations opératoires sur la période d'étude
  • Le planning du personnel non médical sur la période d'étude

1.2. Cas 2 : Vous ne disposez pas d'un outil de gestion informatique

Dans le cas où vous ne disposeriez pas au sein de votre bloc opératoire d'un système d'information, nous mettons à votre disposition l'outil d'analyse Bloc opératoire, qui vous permet au travers d'une étude ad hoc, de réaliser un état des lieux. Dans un souci de pertinence et de validité de l'étude, nous vous recommandons de la réaliser sur une période de 4 semaines minimum. Le guide d'utilisation de cet outil est disponible (cliquez ici).

2. Evaluer le niveau de performance de votre bloc opératoire

2.1. Evaluation quantitative

Sur la base de vos données recueillies, l'objectif de cette phase est de calculer les indicateurs qui vont vous permettre de faire l'état des lieux quantitatif du fonctionnement du bloc opératoire. Cela doit mettre en évidence les écarts entre le niveau performance de votre bloc et les objectifs de performance fixés et standards. Plusieurs types d'indicateurs sont utilisés pour réaliser cette évaluation. Plus de détails sont disponibles dans les fiches sur le thème Pilotage.

Trois indicateurs socles sont à produire a minima, afin d'apprécier le niveau de performance de votre bloc opératoire :

  • Le taux d'occupation
  • Le taux d'ouverture
  • Le taux de débordement

Ces indicateurs sont très souvent complétés et croisés par d'autres indicateurs relatifs à :

  • L'activité : nombre d'interventions, actes CCAM les plus fréquents, nombre d'actes FSE, etc.
  • Les processus : taux de démarrages tardifs, répartition programmé/urgences, taux de fins précoces, taux de vacations vides, taux inter-interventions, délai entrée en salle/incision, etc.
  • Les ressources humaines : taux de mobilisation des IBO(DE) en salle, taux de mobilisation des IADE en salle, etc.
  • Le management : satisfaction patient, satisfaction personnel, part de congés communiqués dans les délais, etc.
  • La qualité : nombre d'événements indésirables analysés et traités

La définition et le mode de calcul de ces indicateurs est disponible dans le catalogue des indicateurs.

Si vous disposez d'un logiciel de gestion informatique de votre bloc opératoire, un travail avec un représentant du service informatique de votre établissement et votre contrôle de gestion, peut vous permettre d'extraire automatiquement certains de ces indicateurs à partir de votre logiciel.

Dans le cas contraire, et si vous n'êtes pas informatisés, nous vous invitons à utiliser l'outil d'analyse Bloc opératoire, qui vous permettra de calculer ces indicateurs (excepté les catégories Management et Qualité).

Ce qu'il faut retenir sur l'analyse quantitative, c'est que c'est le croisement de certains indicateurs qui va permettre d'identifier et d'objectiver les marges d'amélioration de la performance. Il est intéressant d'y associer une analyse qualitative pour croiser votre ressenti de la performance de votre organisation et ce que factualise l'analyse quantitative.

2.2. Evaluation qualitative

L'analyse qualitative du fonctionnement du bloc opératoire peut être réalisée à l'aide de l'outil Autodiag  ANAP. Cet outil est proposé en ligne à l'adresse suivante : http://bloc-operatoire.anap.frhttps://ressources.anap.fr/bloc-operatoire/publication/1395-autodiagnostic-bloc-operatoire

Cet outil vous permettra d'évaluer l'organisation et le fonctionnement de votre bloc opératoire sur 6 axes :

  • Planification opératoire
  • Gestion des ressources humaines
  • Programmation opératoire
  • Supervision
  • Management et pilotage
  • Performance

Nous vous recommandons de réaliser cette évaluation au cours d'un atelier pluridisciplinaire, regroupant les différents professionnels du bloc.

3. Prioriser les principales actions à mener pour atteindre le niveau de performance souhaité

Suite à l'évaluation quantitative et qualitative, les acteurs de votre bloc pourront travailler à l'analyse des indicateurs pour identifier les principaux dysfonctionnements. Un support type de présentation des résultats d'analyse du bloc est disponible (cliquez ici). Dans ce sens, l'analyse réalisée par les cadres de bloc et le coordonnateur médical sera présentée en conseil de bloc pour discussion et définition d'actions correctrices. Les actions à mener pourront être priorisés à l'aide de la matrice que nous vous proposons (Cliquez ici). Cette matrice vous permet d'évaluer chaque dysfonctionnement selon deux critères : la gravité du dysfonctionnement appréciée au travers des conséquences qu'il génère et la récurrence du dysfonctionnement.

4. Elaborer un plan d'action pour chaque cible prioritaire

Une fois les cibles prioritaires identifiées, un groupe projet devra être mis en place pour proposer un plan d'actions pour chacune d'entre elles (cliquez ici). Il faut veiller à ce que la composition de ces groupes de travail prenne en compte les représentants de tous les professionnels concernés. Cette feuille de route devra être présentée et validée par les professionnels du bloc. Pour chaque action, et afin de les rendre opérationnelles, vous pourrez produire une fiche action sur un modèle mis à votre disposition.

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