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Méthode ♦ Kit de productions

Optimiser les relations avec les services médico-techniques

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L'organisation d'interventions chirurgicales est un processus complexe, qui nécessite la mobilisation de toutes les compétences nécessaires, sur un créneau horaire donné. Dans ce cadre, la structuration des relations du bloc avec les services médico-techniques (Laboratoire, Imagerie, Biomédical) est essentielle pour éviter par exemple, des reports d'intervention pour défaut de matériel chirurgical ou de résultats de laboratoire ou d'imagerie. En effet, ces reports peuvent induire une perte de chance pour le patient et un gaspillage du temps opératoire pour les équipes chirurgicales. L'organisation des relations entre les services médico-techniques et le bloc opératoire passe par la mise en application des bonnes pratiques organisationnelles de chaque métier médico-technique, et la formalisation, par des procédures et/ou des contrats internes, des modalités d'échange et de travail avec le bloc opératoire.

 Cible

  • Cadres de santé du bloc
  • Biologistes
  • Cadres du Laboratoire
  • Radiologues
  • Cadres de radiologie
  • Responsable du Service Biomédical

Enjeux

  • Limiter les évènements indésirables relatifs aux prestations médico-techniques (exemple : absence de résultats de laboratoire ou d'imagerie, non disponibilité du laboratoire d'anatomopathologie pour un prélèvement extemporané, etc.)
  • Contractualiser les relations entre le bloc et les services médico-techniques afin que chaque service médico-technique connaisse et mette en œuvre ses obligations fonctionnelles vis-à-vis du bloc et inversement

Indicateurs de suivi

  • Taux de reports/annulations d'interventions pour problème organisationnel avec les services médico-techniques
  • Pour les laboratoires (biologie et anatomopathologie) : Délai de restitution d'un résultat d'examen demandé en urgence par le bloc
  • Nombre d'évènements indésirables identifiés, en lien avec les services médico-techniques concernés

Kit Outil / Rex

Pré-requis

  • Existence de démarches qualité et de procédures internes dans les services médico-techniques

Clés de la réussite

  • Organisation de l'anticipation des demandes de prestations médico-techniques dans le processus de programmation opératoire
  • Appui de la Direction des Soins pour homogénéiser les pratiques de prise en charge paramédicale
  • Complétude des échanges d'informations cliniques entre chirurgiens/anesthésistes et praticiens des services médico-techniques

Thèmes et fiches associés

 

Actions pour la mise en oeuvre

 

1. Optimiser l'interface du bloc opératoire avec le laboratoire

Les difficultés les plus fréquentes sur les prélèvements de laboratoire peuvent être de différentes natures :

  • Arrivée au bloc opératoire de patients sans bilan préopératoire
  • Rupture de stock au bloc opératoire en matériel de prélèvement
  • Retard d'acheminement d'un prélèvement du bloc au laboratoire
  • Non disponibilité de techniciens spécialisés de laboratoire (exemple : technicien d'anatomopathologie) sur des créneaux où les interventions requièrent des prélèvements extemporanés
  • Délai important de validation biologique et/ou de restitution des résultats par le laboratoire

Les dispositions suivantes permettent d'améliorer l'interface entre le bloc opératoire et le laboratoire :

  • Dès le processus de programmation :
    • S'assurer de la disponibilité des résultats de laboratoire pour les patients programmés. A défaut, relancer le patient pour l'inciter à réaliser ses examens de façon anticipée
    • Croiser avec le laboratoire, la cohérence entre d'une part, les plages d'interventions requérant des prélèvements extemporanés ou avec retour rapide des résultats, et d'autre part les créneaux de disponibilité des techniciens de laboratoire spécialisés. C'est dans cet esprit, que certains établissements ont pu formaliser des délais de prévenance du bloc par le laboratoire, sur les périodes de non disponibilité de certaines ressources-clés au laboratoire
  • Définir avec le laboratoire les conditions de réalisation des prélèvements et de leur acheminement
  • Organiser un acheminement rapide des prélèvements entre le bloc et le laboratoire
  • Au laboratoire, mettre en place :
    • Un circuit court de traitement des prélèvements urgents ou extemporanés en provenance du Bloc
    • Un moyen de communication sécurisé entre le laboratoire et le bloc pour retour rapide des résultats (messagerie cryptée si le laboratoire est extérieur à l'établissement)
    • Une gestion des stocks du matériel de prélèvement (inventaire, stocks minima, commandes)

 

2. Optimiser l'interface du bloc opératoire avec l'imagerie

Les problématiques les plus fréquentes au bloc opératoire en lien avec l'imagerie médicale sont :

  • La non disponibilité d'un manipulateur en radiologie pour les interventions qui nécessitent la réalisation d'un examen d'imagerie
  • La non mise à disposition et le manque d'entretien des dispositifs de protection (tabliers de plomb, etc.)
  • Le suivi irrégulier de la maintenance des équipements d'imagerie au bloc (appareil de radiologie mobile, amplificateur de brillance, etc.)
  • Le suivi irrégulier de la radioprotection du personnel
  • L'organisation de l'activité de radiologie interventionnelle qui peut utiliser parfois des moyens humains affectés en même temps au bloc opératoire (IADE, médecin anesthésiste) et donc désorganiser la journée opératoire

L'interface entre le bloc opératoire et les services d'imagerie pourra être améliorée au travers des mesures suivantes :

  • Mettre en adéquation la programmation des interventions nécessitant de l'imagerie avec le planning du manipulateur en radiologie : dans ce cadre il est souhaitable, pour organiser la programmation, de :
    • Connaître à l'avance le planning des manipulateurs en radiologie affectés au bloc opératoire pour apprécier leur disponibilité
    • Regrouper, si possible, les interventions nécessitant de l'imagerie
  • Rédiger et faire valider une procédure de réalisation de clichés d'imagerie au bloc opératoire et une procédure d'entretien des matériels de radio-protection
  • Définir le planning de maintenance des équipements d'imagerie et organiser un suivi régulier de ce planning par le responsable maintenance du service d'imagerie
  • Définir le planning des contrôles et le matériel de radio protection du personnel et organiser un suivi régulier par la personne compétente en radioprotection (PCR)
  • Organiser l'activité de radiologie interventionnelle pour limiter les interférences avec l'activité opératoire conventionnelle du bloc. Certains établissements, de taille importante, ont pu résoudre partiellement cette difficulté en organisant un plateau technique séparé dédié à la radiologie interventionnelle avec un personnel d'anesthésie dédié. Néanmoins, cette solution n'est pas toujours possible, notamment dans des établissements de petite ou moyenne taille, avec des ressources anesthésiques contraintes et limitées. Un travail sur le regroupement et la densification de l'activité de radiologie interventionnelle sur des vacations dédiées peut-être souhaité, afin de pouvoir organiser le planning des ressources mutualisées, comme les IADE et les anesthésistes, en conséquence. Une réflexion sur des organisations mixtes (chirurgie et imagerie interventionnelle) peut également être envisagée

 

3. Optimiser l'interface du bloc avec le service biomédical

Les difficultés de maintenance biomédicale des équipements du bloc se traduisent souvent par les problématiques suivantes :

  • Absence de planning ou pas de suivi régulier du planning de maintenance et des interventions notamment des intervenants extérieurs
  • Absence de suivi des demandes de maintenance biomédicale par le bloc opératoire
  • Délais d'intervention parfois longs du service biomédical ou des fabricants sur les équipements : ces délais sont souvent liés à la disponibilité d'un technicien ayant les compétences nécessaires pour les équipements spécialisés du bloc
  • Détérioration des équipements par non-respect des consignes d'intervention et de transport des équipements

La maintenance des équipements du bloc peut être améliorée au travers des dispositions suivantes :

  • Elaborer un plan de maintenance préventive des équipements et de fiches de maintenance par équipement (avec consignes d'intervention et de transport du matériel)
  • Au sein du service biomédical, identifier un binôme de techniciens biomédicaux spécialisés et formés à la maintenance des équipements des plateaux techniques. Ce binôme assurera la continuité de présence d'un agent spécialisé toute l'année
  • Rédiger une procédure de maintenance biomédicale avec information systématique du demandeur sur le délai prévisible de réparation
  • Pour le transport d'équipements biomédicaux vers les fabricants, recourir au transporteur du fabricant ou à un transporteur spécialisé

 

4. Contractualiser ces organisations avec les services médico-techniques concernés

De façon générale, il est souhaitable de contractualiser avec les services médico-techniques. Cette contractualisation aura des effets bénéfiques pour toutes les parties prenantes :

  • Au niveau du bloc : en permettant de programmer sereinement les interventions en connaissant la disponibilité des ressources médico-techniques
  • Au niveau du service médico-technique : en inscrivant sa relation client-fournisseur avec le bloc dans une démarche d'assurance qualité

Ce contrat spécifiera et détaillera les types de prestations attendues, les modalités d'échanges d'informations ou de matériels, et la mise à disposition des ressources humaines nécessaires sur les différents créneaux horaires. Nous vous proposons une trame d'un contrat-type entre bloc et services médico-techniques.

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