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Méthode ♦ Kit de productions

Mener un projet de construction ou de restructuration de son bloc opératoire

Les évolutions des pratiques médicales et des prises en charge (chirurgie ambulatoire,…), les évolutions réglementaires et les orientations stratégiques d'organisation territoriale de l'offre, obligent les établissements de santé à adapter régulièrement leurs infrastructures. Ces contraintes peuvent les amener à devoir réaliser des investissements immobiliers dans leurs blocs opératoires conduisant à des travaux de reconstruction ou de restructuration avec maintien de l'activité. Compte tenu de la complexité de ce type de projet et de son impact à long terme, il apparaît important d'engager une concertation élargie sur l'opportunité du projet, son périmètre et son processus de mise en œuvre.

Cible

  • Cadre du bloc
  • Responsable médical

En lien avec :

  • Ingénieur(s) travaux et/ou biomédical
  • Directeur du patrimoine

Enjeux

  • Conformité réglementaire
  • Sécurité des patients et des personnels
  • Attractivité des professionnels (qualité des conditions de travail)
  • Amélioration de l'organisation de travail en termes de fluidité des circuits en interne et pour l'ensemble des interfaces (UCA, Sté, Bloc obstétrical, Réa…)
  • Adaptabilité et évolutivité à moyen et long terme (type et volume d'activités, pratiques professionnelles et organisations, nouvelles technologies…)
  • Pertinence de l'investissement à l'échelle territoriale (prospective des besoins, cohérence de l'offre, arbitrage régional)
  • Maîtrise du coût global à moyen et long terme (investissement, exploitation et maintenance, fonctionnement)

Indicateurs de suivi

  • Maitrise du projet : Délai de réalisation / Coût d'investissement / Impacts sur l'activité de l'établissement pendant les travaux (pertes d'exploitation)
  • Maîtrise du résultat (travaux réalisés) : Conformité réglementaire / Conformité au programme des besoins
  • Maîtrise de l'exploitation : Coût de fonctionnement / Coût de maintenance et d'exploitation / Maintien des performances techniques réglementaires / Taux de détériorations

Kit Outil / REX

Pré-requis

  • Mettre en cohérence le projet de son bloc avec les orientations stratégiques de l'établissement en matière d'investissement immobilier (stratégie patrimoniale, plan directeur)
  • Disposer d'un projet d'organisation et de dimensionnement du bloc opératoire, identifiant un ensemble d'actions d'amélioration des performances
  • Disposer d'un diagnostic technique des infrastructures

 Clés de la réussite

  • S'appuyer sur un projet institutionnel d'ensemble soutenu à moyen et long terme par la direction générale de l'établissement
  • Structurer le pilotage du projet : chef de projet, équipe projet pluridisciplinaire et procédure de gouvernance explicite
  • Disposer d'une connaissance précise et actualisée de son patrimoine
  • Etablir un programme des besoins précis et mener une étude de faisabilité approfondie
  • Anticiper les contraintes et les nuisances dues aux travaux en site occupé et assurer une complète maîtrise opérationnelle du chantier et de ses conséquences sur la continuité des activités hospitalières

Thèmes et fiches associés

Actions pour la mise en oeuvre

 1. Piloter le projet de construction ou de restructuration du bloc opératoire

L'organisation et le professionnalisme de la maîtrise d'ouvrage (comité de pilotage, choix du chef de projet, composition de l'équipe projet…) sont des conditions déterminantes dans la réussite du projet. Le dispositif de pilotage doit être mis en place dès la confirmation du projet de construction ou de restructuration. Le pilotage du projet et la participation coordonnée des différents acteurs doivent permettre de sécuriser la gouvernance jusqu'à la fin du projet. Par ailleurs, l'ensemble des processus doivent être définis le plus en amont possible afin de sécuriser les arbitrages et de limiter les remises en cause lors d'éventuels changements des parties prenantes du projet.

Les actions clés sont les suivantes :

  • Structurer et organiser le dispositif de pilotage avec la mise en place d'une équipe projet avec la désignation d'un chef de projet
  • Définir les processus d'arbitrage et de décision adaptés à chaque étape du projet immobilier et en fonction des types de modifications : technique, organisationnelle, économique…
  • Suivre et respecter le planning du projet et le budget défini et alloué
  • Associer et mobiliser le personnel du bloc opératoire lors des différentes étapes du projet

2. Définir le projet de construction ou de restructuration du bloc opératoire

La phase de définition du projet constitue une étape importante qui doit permettre à l'établissement d'en sécuriser les bases. Elle permet à tout établissement de valider, dans une démarche participative, l'opportunité de réaliser des investissements immobiliers sur site. Le choix entre une modernisation d'un site ou une construction neuve doit s'inscrire au préalable dans une logique de schéma directeur qui s'appuiera sur l'analyse stratégique du positionnement de l'établissement dans son environnement.

  • Réaliser un état des lieux techniques et les diagnostics associés
  • Définir les besoins (cf. Fiche : Définir l'organisation des espaces de son bloc et les surfaces associées)
  • Etablir le calendrier prévisionnel du projet en intégrant les contraintes réglementaires, administratives et du service (maintien de l'activité, phasage, déménagement…) et des éventuels services impactés
  • Estimer le coût du projet en détaillant les études, les travaux y compris mobiliers et équipement biomédical
  • Définir les modes de réalisation du projet et les modalités contractuelles

3. Conduire le projet de travaux

Pour un projet qui va se dérouler en site occupé, la phase de travaux va générer des contraintes et des nuisances importantes pour l'équipe du bloc et y compris les patients car elle va engendrer des modifications d'accès et d'organisation, à la fois pour le personnel et le public. Un des objectifs va être de réaliser les travaux sans perturber l'activité de l'établissement tout en assurant la qualité des soins et de sécurité des personnes. L'enjeu est donc important !

Pour cela, il est nécessaire de :

  • s'assurer que les conditions seront réunies pour maintenir l'activité pendant les travaux ;
  • s'assurer que les conditions d'accueil et de sécurité des patients ne sont pas dégradées ;
  • prendre en compte les conditions de travail et faire en sorte de limiter au maximum les contraintes et nuisances induites par le projet (bruit, hygiène, sécurité, etc.) ;
  • répondre aux questions de chacun ;
  • anticiper tout risque d'incident technique qui peut générer le dérapage du calendrier des travaux et affecter le fonctionnement général de l'établissement ;
  • former les entreprises qui interviendront afin de les sensibiliser aux spécifiés de fonctionnement d'un établissement de santé.

Les étapes clés sont les suivantes :

  • Mettre en place des réunions avec un représentant du service pour soumettre et valider les éventuelles modifications du chantier, s'assurer du maintien des conditions de fonctionnement du service pendant les travaux, préparer le déménagement
  • Mettre en place des réunions hebdomadaire avec la maîtrise d'œuvre et les entreprises pour faire le point sur l'avancée du projet
  • Anticiper et travailler avec les différentes instances internes à l'établissement la préparation de l'ouverture des nouveaux locaux (service d'hygiène, service de sécurité incendie, système d'information…)
  • Anticiper et préparer l'ouverture du nouveau bloc opératoire avec les services de la ville ou la préfecture

4. Communiquer

La définition d'une politique de communication à visée interne comme externe doit favoriser la mobilisation des utilisateurs, l'information des usagers et des partenaires tout au long du déroulement du projet. Il est nécessaire de prévoir en amont les ressources dédiées aux actions de communication, à toutes les étapes du projet. Cette étape devra être anticipée pour les établissements ne disposant pas de service de communication pour prévoir au sein de l'équipe projet une ressource dédiée à cette fonction.

Les étapes clés sont les suivantes :

  • Pour le plan de communication interne :
    • Tenir informées les équipes du bloc de l'avancée du projet et des éventuelles nuisances générées par les travaux. Différents moyens pourront être mobilisés : affichage de notes d'information dans le service, présentation lors de réunion de service…
    • Impulser une démarche pédagogique auprès des équipes pour les préparer aux nouveaux locaux et à la nouvelle organisation. Différents moyens pourront être mobilisés : présentation des plans du projet, participation aux choix des couleurs, du mobilier et des équipements, visite du chantier…
    • Donner de la visibilité au projet au niveau de l'établissement et informer des éventuellement impacts générés par les travaux sur le fonctionnement actuel de l'établissement (modification d'accès, nuisances sonores, durée des travaux...). Différents moyens pourront être mobilisés : présentation du projet dans la lettre d'information de l'établissement…
  • Pour le plan de communication externe (différents moyens pourront être mobilisés : communiqué de presse dans la presse locale et spécialisée…) :
    • Tenir informés les partenaires institutionnels et les autres établissements / structures du territoire
    • Donner de la visibilité au projet afin d'assurer l'attractivité future (médecins, personnels, patients…)
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