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Méthode ♦ Kit de productions

Connaître les solutions existantes et en évaluer l'intérêt et la pertinence

Glossaire

L'optimisation des organisations à l'hôpital suscite forcément, à un moment ou à un autre de se poser la question des outils et solutions technologiques pouvant être mis en place. Ces éléments peuvent en effet amener des gains importants de temps ou de matériel et fluidifier le travail du personnel comme le parcours des patients.

Cette fiche a pour objectif de vous fournir une liste détaillée de solutions ou d'outils innovants permettant d'améliorer vos organisations et de vous donner des éléments d'aide à la décision sur la mise en place d'un outil. Elle répond notamment aux questions suivantes : 

  • Quelles solutions existent pour les différentes tâches du secrétariat ?
  • Comment mettre en place des pratiques innovantes ?
  • Quels outils pour la prise de RDV : par téléphone ? Sur une plateforme internet ? Avec une confirmation par SMS ?

 

Cible

  • Directeur de l'établissement
  • Médecin responsable des consultations
  • Cadre responsable des consultations
  • Directeur du Systèmes d'information et de l'Organisation (DSIO)

Enjeux

  • Recenser les outils et innovations à destination des consultations et des secrétariats médicaux
  • Identifier les plus adaptés pour votre établissement

Indicateurs de suivi

  • Nombre de projets de mise en place d'un nouvel outil

Kit Outil / REX

Pré-requis

  • Bien définir avant tout les organisations et toutes les étapes
  • Avoir connaissance au niveau de l'établissement des solutions déjà déployées
  • Bien identifier les attentes en matière d'intérêt de déploiement de la solution

Clés de la réussite

  • Choisir les outils les plus adaptés à son contexte et à son niveau de maturité (volonté d'être innovant, niveau d'informatisation …)
  • Prendre en compte les intérêts de chacun dans l'évaluation de l'outil
  • Déterminer de manière précise le périmètre des solutions qui seront envisagées (fonctionnalités, maintien de solutions alternatives dans certains services ou pour certaines catégories de patients…)

Thèmes et fiches associés

 

Sommaire

1. Connaître les solutions existantes

2. Evaluer l'intérêt et la pertinence de mettre en place un nouvel outil

 

Actions pour la mise en oeuvre

1. Connaître les solutions existantes

 Le tableau ci-dessous regroupe un grand nombre d'outils et solutions technologiques existants pour les secrétariats médicaux et consultations externes, que vous pourriez envisager de déployer dans votre établissement. La liste n'est pas exhaustive.

Le niveau d'utilité pour l'établissement indique à quel point cette solution permet d'optimiser les organisations et de gagner du temps en interne. Le niveau d'utilité pour le patient reflète le niveau de service rendu pour le patient avec cet outil. Le degré d'innovation reflète à quel point cette solution est nouvelle et encore peu mise en œuvre dans les hôpitaux.
Le coût est un critère important qui doit également être pris en compte dans l'analyse des solutions proposées. Une étude du marché doit être réalisée afin de trouver les solutions compatibles avec votre budget.

Ce tableau est disponible au format excel dans le Kit Outils : Synthèse - Tableau des outils existants .

 

2. Evaluer l'intérêt et la pertinence de mettre en place un nouvel outil

Afin d'évaluer les intérêts d'un nouvel outil dans votre établissement, vous pouvez suivre une démarche d'évaluation selon une méthodologie en plusieurs étapes :

  • Définir le périmètre concerné : quels seraient les services touchés par le déploiement de ce nouvel outil, jusqu'à quel niveau de fonctionnalité l'outil doit-il aller ?...
  • Identifier les tâches et professionnels qui vont être impactées, en distinguant éventuellement les tâches ou professionnels impactés directement et ceux qui ne le seront que de manière plus secondaire.
  • Analyser les risques liés à ce nouvel outil : risque social, difficultés de prise en main, etc…
  • Mesurer les indicateurs avant et après le déploiement de l'outil : définir des indicateurs et les paramètres précis de calcul. Calculer ces indicateurs pour la situation actuelle, et les calculer d'après les modèles probables dans la situation où le nouvel outil est déployé.
  • Déduire de l'évolution de ces indicateurs quels sont les gains estimés, et les mettre au regard des risques identifiés.

Avant de décider de s'équiper d'un nouvel outil, il faut nécessairement une étape de prise de recul sur les bénéfices apportés par cette solution et sur les changements organisationnels qu'elle entraîne.

La mise en place d'un nouvel outil impose nécessairement une nouvelle organisation et un changement des pratiques pour en exploiter pleinement les possibilités. Il est donc nécessaire de comparer les bénéfices attendus de l'outil aux risques induis par cette nouvelle organisation. Il peut alors être intéressant de catégoriser les différents intérêts à agir et bénéfices/risques, comme par exemple (liste non exhaustive) :

Catégorie Exemple de bénéfice Exemples de risques
Qualité de prise en charge Remise du CR à J0,
Amélioration du taux de décroché,
Qualité de l'accueil et de la réponse apportée  
 
Ressources humaines / Social Simplification des tâches  Résistance au changement des équipes,
Prise en main d'un nouvel outil complexe nécessitant des formations,
Crainte de suppression de poste  
Economique   Coût de la solution, des équipements, des licences 
Informatique Homogénéisation des pratiques et des outils  Complexité de l'intégration de la solution 
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