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Glossaire

Autres ressources sur : , Le numérique en santé

Les établissements de santé sont pour la plupart dans la phase de première informatisation de leur dossier patient. La production de dossiers patient, au format électronique, pose de facto l'apparition d'un nouveau sujet, devant lequel les établissements sont désarmés : leur archivage. En outre, le remplacement du dossier patient papier par un dossier patient informatisé est progressif. La cohabitation du papier et du numérique est à organiser aussi dans la phase d'archivage.

L'archivage repose sur un enjeu médical fort d'amélioration de la prise en charge du patient et de réduction des risques liés à celle-ci. En effet, il faut être en capacité d'accéder le plus vite possible aux éléments de la prise en charge du précédent séjour; d'y accéder, plusieurs mois, voire plusieurs années après; de les lire, même si les machines et les logiciels ne sont plus ceux que les médecins et les infirmières utilisent depuis longtemps. Voilà un premier défi.

Un autre défi, réglementaire celui-là, consiste à conserver les bonnes données pendant la bonne durée, dans des conditions de sécurité adéquates. Au-delà de cette durée de conservation, il faudra savoir détruire définitivement les éléments archivés.

Mais le plus fort des défis, c'est l'exploitation de la richesse que constituent toutes ces données de santé sur laquelle se construit la médecine de demain. Qu'elle s'appelle prédictive ou personnalisée, cette nouvelle médecine sera une très grande consommatrice de toutes ces informations contenues dans les dossiers patients.

Afin de prendre pleinement conscience de l'importance et de l'effet structurant de l'archivage dans la gestion de l'information, il est indispensable de se fonder sur la définition des archives telle qu'issue du Code du patrimoine, article L 211-1 :

« Les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de son activité. »

Il en découle que, dès sa création, le dossier patient est un ensemble de documents d'archives.

L'archivage doit être distingué d'un système de gestion électronique de documents (GED). Une GED est dédiée à la gestion quotidienne des documents pour le déroulement de l'activité (avec en général la mise en oeuvre d'un circuit de validation - workflow). Elle permet la modification des documents et la gestion des versions. Elle peut également prévoir la destruction des documents par leurs auteurs, comporter la gestion de durées de conservation et disposer d'une structure organisée de stockage, sous le contrôle des utilisateurs.

Mais à la différence de l'archivage, un système de GED ne garantit pas la pérennisation sur le long terme de l'information numérique et la valeur probante des documents. Il n'est pas soumis à des exigences réglementaires.

Les archives d'un établissement, constituées de l'ensemble des données de santé et documents qu'il produit, constituent le capital informationnel de l'établissement. À ce titre, leur gestion fait partie de la gouvernance de l'établissement et est du ressort de la direction. De plus, elles concernent des tiers vis-à-vis desquels l'établissement a des responsabilités. Leur bonne gestion doit donc être « organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche » (Code du patrimoine, article L 211-2).

Afin de parvenir à valoriser l'information, il est indispensable que celle-ci soit organisée et fiable, d'où la nécessité de s'appuyer sur une véritable gouvernance de l'information qui va prendre en compte un ensemble d'aspects : techniques, sécuritaires, juridiques et réglementaires, qualitatifs, cycle de vie des documents, politiques, mise en oeuvre, etc.

En effet, en l'absence de gouvernance solide de l'information et de politique d'archivage adaptée aux besoins de l'établissement, l'archivage fait face à de nombreux risques :

  • risque juridique et engagement de la responsabilité du directeur en cas de contentieux (défaut d'obligation d'archiver, absence de valeur probante) ;
  • risque d'indisponibilité de l'information (retrouver une information incomplète, information indisponible) : risque sur la prise en charge médicale ;
  • risque financier : système d'archivage inadapté aux besoins, coût du stockage trop important ;
  • risque de perte de la mémoire institutionnelle de l'établissement, d'absence d'historique.

Seule une politique d'archivage maîtrisée et répondant aux exigences légales, réglementaires et normatives peut permettre de s'engager dans la substitution du support papier par le support électronique.

La diversité des sources d'archives et de leurs formats est considérable. Pour assurer leur conservation, il faut donc avoir une approche très large qui prend en compte tous les types d'informations et de supports. Par conséquent, il est nécessaire de bâtir des espaces de conservation sécurisés pour exploiter cette information, la valoriser et la transformer en véritable connaissance, source d'innovation et de compétitivité.

Dans le cadre de la mise en place d'un archivage électronique du dossier patient, il est nécessaire de se donner des objectifs précis : les documents à archiver doivent être soit sur support papier numérisés, soit nativement électroniques générés par des applications informatiques DMP* compatibles.

Dans le cadre d'archivage électronique, les pratiques d'archivage s'appuient sur le cadre d'interopérabilité des systèmes d'information de santé (CI-SIS) et la politique générale de sécurité des systèmes d'information de santé (PGSSI-S), définis par l'ASIP Santé.

 

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