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Glossaire

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La politique d'archivage décrit l'ensemble des éléments qui vont participer à la mise en oeuvre de processus d'archivage propres à assurer qu'un document a été convenablement intégré, contrôlé, conservé, géré et consulté tout au long de son cycle de vie. La politique d'archivage énonce les bonnes pratiques sur lesquelles se fonde l'archivage. Elle précise l'environnement juridique en vigueur, identifie les acteurs et détaille leurs obligations et responsabilités respectives. Ainsi, la politique d'archivage définit les exigences minimales, en termes juridiques, fonctionnels, opérationnels, techniques et de sécurité, qu'une Autorité d'archivage doit respecter afin que l'archivage mis en place puisse être regardé comme fiable.

Avant tout choix stratégique, l'établissement de santé doit faire un état des lieux des pratiques d'archivage en cours dans l'établissement et des archives déjà présentes, tant papier qu'électroniques. L'établissement doit également vérifier la conformité de ces pratiques avec la réglementation et réaliser un audit juridique. S'il a été choisi que la politique d'archivage se concentre sur un processus précis comme le dossier patient, ce recense- ment permettra d'établir un référentiel de l'archivage dressant la liste des documents produits au cours de ce processus et précisant leur durée d'utilité administrative et leur sort final. Il servira de base à l'élaboration des exigences de service et de sécurité. Si la politique d'archivage a un périmètre plus large (ensemble des archives médicales par exemple, les archives médicales englobant les dossiers de recherche cliniques, les archives de laboratoires, les dossiers de transfusion sanguine, la pharmacie…), cet état des lieux permettra de produire un tableau de gestion* des archives qui établira, par typologie documentaire, la durée d'utilité administrative et le sort final à réserver à chaque typologie. Dans le cas des archives publiques, ces documents doivent être réalisés sous le contrôle des Archives départementales compétentes.

Une fois l'état des lieux formalisé, il doit être validé en Comité de pilotage. Puis, l'établissement doit décider du plan d'action et des moyens à mettre en oeuvre. Si l'organisation actuelle de l'archivage convient, l'existant est formalisé dans la politique d'archivage.

Si l'organisation actuelle de l'archivage ne convient pas, l'établissement doit définir l'organisation cible et la faire valider par les instances de direction.

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