Logo ANAP
Ce site requiert l'activation de javascript pour être utilisé, merci de l'activer.
S'abonner

Méthode ♦ Kit de productions

Organiser une gestion des dossiers pertinente et performante à l'échelle de l'établissement

Glossaire

La gestion des dossiers est une composante fondamentale de la prise en charge du patient, indispensable à un suivi performant et sécuritaire et cela tout au long de son parcours.
Cette fiche propose d'organiser de manière pertinente la gestion des dossiers en répondant aux questions suivantes :

  • Quel circuit suivent les dossiers patients ?
  • Comment organiser la transition vers le Zéro Papier ?
  • Quel est l'état actuel de la réglementation concernant la dématérialisation des documents ?
  • Comment gérer les documents papier arrivant dans l'établissement depuis l'extérieur ?

Cible

  • Cadre de Santé
  • Cadre de Pôle
  • Responsable du secrétariat médical
  • DSIO

Enjeux

  • Garantir une prise en charge de qualité et un suivi médico administratif optimal par le passage au Zéro Papier
  • S'assurer du respect des obligations règlementaires
  • Optimiser le temps passé à la gestion des dossiers

Indicateurs de suivi

  • Pourcentage de dossiers papier dans la file active de patients

Kit Outil / REX

Pré-requis

  • Connaître les cibles institutionnelles fixées
  • Connaître les projets institutionnels en termes d'équipement pour gérer cette activité

Clés de la réussite

  • Bénéficier d'un soutien institutionnel
  • Travailler en lien avec les services Qualité et Informatique de l'établissement
  • Obtenir l'implication et adhésion du corps médical (co-auteur de l'information)
  • Assurer des pratiques cohérentes et homogènes sur l'ensemble de l'établissement
  • Garantir l'interopérabilité des logiciels en menant un projet transversal

Thèmes et fiches associés

 

Sommaire

1. Réaliser un état des lieux des pratiques actuelles

2. Déployer le Zéro Papier

2.1. Préambule : Mise au point règlementaire

2.2. Evaluer les gains possibles en passant au Zéro Papier

2.3. Définir la cible institutionnelle et le processus à mettre en œuvre pour le passage au Zéro Papier

2.4. Identifier un service pilote et l'accompagner dans la transition

2.5. Préparer le déploiement pour l'ensemble des services

3. Quelle organisation des secrétariats médicaux autour de la gestion des dossiers ?

4. Pour aller plus loin : interconnexion territoriale et lien avec la Ville

 

Actions pour la mise en oeuvre

1. Réaliser un état des lieux des pratiques actuelles

Avant d'envisager de faire évoluer les organisations autour de la gestion des dossiers dans l'établissement, il faut réaliser un état des lieux de l'existant pour clarifier les points suivants :

  • Equipement et niveau d'informatisation :
    • Quel type d'équipement est déjà disponible (logiciel, modules, etc.) pour l'ensemble des services de l'établissement ?
    • Quel est le niveau d'utilisation de l'informatique, et réciproquement du papier ?
  • Pratiques actuelles :
    • Est-ce que tous les médecins utilisent l'outil informatique ? Aucun ?
    • Y a-t-il des doublons d'information, de documents ?
    • Pour un nouveau patient en consultation, un dossier papier est-il systématiquement créé ?
    • Lorsque le dossier est papier, quel circuit suit-il ?
    • Lorsque le dossier est papier, où est-il stocké ?

Pour vous aider dans la réalisation de cet état des lieux, vous pouvez vous appuyer sur l' outil d'autodiagnostic des secrétariats médicaux de l'ANAP.

Cette étape permet d'identifier d'éventuelles hétérogénéités dans les pratiques des différents secrétariats de l'établissement.
Or, dans un souci d'amélioration de la qualité des dossiers patient, il est primordial d'homogénéiser les pratiques sur la forme du dossier, son contenu et la manière dont il est stocké, qu'il soit sur support papier ou dématérialisé.

2. Déployer le Zéro Papier

2.1. Préambule : Mise au point règlementaire

Avant toute chose, il est nécessaire de faire le point sur les règlementations en place et plus particulièrement sur les spécificités du Dossier Patient Informatisé (DPI) en termes de documents à conserver, temps de conservation, autorisations des patients, etc.
Ce travail est à mener en lien avec le Département des Informations Médicales.

Le Conseil National de l'Ordre des Médecins (CNOM) a adopté un </em><em><em>rapport sur la dématérialisation des documents médicaux</em> en 2010. Vous y trouverez plus d'informations sur la règlementation concernant les dossiers patients papier et informatisés.
L'ensemble de la règlementation sur le dossier patient est également repris dans un  document de la HAS (ANAES) citant les textes de loi associés.

2.2. Evaluer les gains possibles en passant au Zéro Papier

Les gains possibles grâce au passage au Zéro Papier sont de deux natures : les gains qualitatifs et les gains quantitatifs.

  • Les gains qualitatifs

De nombreux bénéfices qualitatifs du Zéro Papier et plus précisément du DPI ont été fermement établis :

    • Meilleure accessibilité et continuité ;
    • Meilleure prise en charge ;
    • Sécurisation des informations et des soins ;
    • Traçabilité des documents ;
    • Synthèse plus ergonomique des informations au niveau du patient ou de l'établissement (possibilité d'études statistiques sur certains indicateurs du DPI) ;
    • Facilitation de la coordination entre professionnels de l'établissement ou hors établissement ;
    • Allègement des troubles musculosquelettiques ;
    • etc.

Vous trouverez une description plus détaillée de ces bénéfices dans un dossier de l'ANAP détaillant les problématiques du DPI , et plus particulièrement dans la partie 3 consacrée aux avantages du DPI.

  • Les gains quantitatifs

Le DPI est aussi associé à des gains de temps pour les agents intervenant dans les secrétariats médicaux.
Pour évaluer les gains possibles grâce au passage au Zéro Papier dans votre établissement, vous devrez tout d'abord lister les tâches liées au dossier patient et évaluer le temps que vos agents y consacrent. Cela peut se faire via un recueil sur une période donnée.
Il faudra également connaitre le poids de la gestion de dossier dans la charge de travail globale des secrétariats médicaux.
Pour le définir, vous pouvez vous appuyer sur l' outil d'autodiagnostic des secrétariats médicaux de l'ANAP disponible dans le Kit Outil.

Une fois ces données compilées, il faudra identifier les tâches qui disparaitraient avec l'utilisation du DPI, celles qui diminueraient et celles n'étant pas impactées. Cela vous permettra d'évaluer le temps gagné et ainsi l'impact sur les équipes grâce à la formule ci-dessous.
Exemple : Si la gestion des dossiers représente 23% du temps des agents des secrétariats médicaux et que le passage au Zéro Papier permet de gagner 74% du temps passé actuellement à la gestion des dossiers alors l'impact sur l'ensemble de l'équipe s'élève à 74% x 23% = 17% du temps total des agents.

Le même travail est à effectuer entité par entité si l'on souhaite connaitre la ventilation de l'impact à l'échelle d'un secrétariat.

En plus de gains en temps pour les différents acteurs, la dématérialisation permet de réduire les coûts en diminuant les frais liés à l'impression de documents (consommation de toners, papier, enveloppes, affranchissement, stockage physique…) sans compter les coûts annexes liés à la reproduction des documents et à la gestion des parcs d'imprimantes.

2.3. Définir la cible institutionnelle et le processus à mettre en œuvre pour le passage au Zéro Papier

La décision de passer au Zéro Papier doit impérativement concerner la totalité de l'établissement. Si ce n'est pas déjà le cas, une cible institutionnelle concernant les dossiers patient doit être définie. Il s'agit de définir :

  • l'utilisation que vous souhaitez faire du DPI au sein du cadre règlementaire ;
  • ce qui sera fait des documents papier :
    • les intégrer au DPI ;
    • les détruire ;
    • les archiver ;
    • les rendre au patient ;
  • à quel horizon vous souhaitez basculer vers le DPI.

La gestion des documents papier peut varier selon leur type :

  • ceux qui rentrent dans l'établissement ;
  • ceux qui en sortent ;
  • ceux qui y transitent ;
  • ceux qui s'y trouvaient déjà avant la transition.

L'ANAP propose des  pistes de solutions au problème des résultats externes reçus sous format papier sur le Centre de ressources dédié au numérique en santé.

Il faudra également fixer quelques règles de base pour la période de transition :

  • Qu'adviendra-t-il des dossiers papier existants pour les patients en cours ou de ceux qui sont archivés ?
  • Comment organiser la numérisation le cas échéant ?

Un  Kit "Archivage" est disponible sur le Centre de ressources dédié au numérique en santé.

2.4. Identifier un service pilote et l'accompagner dans la transition

Lancer la transition vers le Zéro Papier dans un service pilote permet d'une part de roder la méthodologie de projet en commençant par un périmètre modeste et d'autre part d'avoir un exemple, en interne, d'un service pour lequel le Zéro Papier fonctionne et pouvant témoigner des gains en temps et en qualité que cela apporte. Ce service sera donc une vitrine du Zéro Papier pour le reste de l'établissement.

Il peut être identifié selon les critères suivant :

  • Personnel favorable à la transition vers le Zéro Papier ;
  • Absence de spécificités nécessitant des adaptations trop particulières lors de la mise en place ;
  • Visibilité au sein de l'établissement.

L'ANAP présente la succession des étapes à suivre pour mettre en place un projet de DPI sur son Centre de ressources dédié au numérique en santé. La section « D2 – Dossier patient informatisé interopérable » du « Périmètre fonctionnel HN » est entièrement consacrée au DPI et propose des informations notamment sur la rédaction du cahier des charges de l'équipement, la relation avec l'éditeur et le besoin en formation continue une fois l'outil déployé.

Il faudra prêter une attention particulière à la phase finale d'évaluation et d'ajustement dans votre service pilote. En effet, il est primordial de capitaliser sur les différentes difficultés rencontrées pour anticiper sur les autres services.

2.5. Préparer le déploiement pour l'ensemble des services

Une fois le Zéro Papier bien en place sur le service pilote, il pourra être déployé dans l'ensemble des services suivant un calendrier de déploiement formalisé au préalable et couvrant l'ensemble de l'établissement. Les étapes à suivre dont les mêmes que pour le service pilote.

L'ANAP propose un  autodiagnostic en ligne permettant d'évaluer si le déploiement généralisé est effectivement terminé ou s'il existe des domaines (fonctionnel, métier, organisation et conduite du changement, technique ou contractuel) à perfectionner.

3. Quelle organisation des secrétariats médicaux autour de la gestion des dossiers ?

La gestion des dossiers ne va pas s'organiser de la même manière au sein des secrétariats médicaux selon le type de dossiers à gérer.

  • Modèle historique : organisation autour du dossier papier

Un secrétariat médical gérant exclusivement des dossiers papier devra prévoir des plages pour la sortie des dossiers, ainsi que pour leur classement et leur archivage. Il existe un enjeu de synchronisation pour le secrétariat, qui doit commander les dossiers aux archives suffisamment en amont pour les avoir à temps, mais ne pas le faire trop tôt faute de pouvoir stocker tous les dossiers et pour éviter d'avoir à recommencer ce travail en cas de rajout ou d'annulation de dernière minute.
Remarque : Ce type de tâche peut être intéressant pour des agents avec certaines restrictions incompatibles avec la réalisation d'autres tâches de secrétariat médical. Dans ce cas précis, le travail de gestion peut être mutualisé entre plusieurs services ou au niveau du pôle.

Vous trouverez dans le Kit Outil une procédure sur la gestion des dossiers , réalisée dans le cadre d'un projet performance sur l'accueil en consultations externes.

  • La période de transition

Une fois la transition vers le Zéro Papier amorcée, le DPI devra cohabiter avec des dossiers papier pendant une certaine période. L'important est d'éviter autant que possible les doublons durant toute la période de suppression du dossier papier au profit du DPI. Il faudra alors prévoir du temps pour le scan des anciens dossiers.
Remarque : Encore une fois, cette tâche pourra être mutualisée et occupée par un agent avec restrictions. Par ailleurs, elle est aisément compatible avec certaines tâches, comme les accueils physique et téléphonique s'ils ne sont pas surchargés.

Par ailleurs sur toute cette période, l'interprétation d'éventuels indicateurs de suivi sur l'activité des secrétariats médicaux devra tenir compte des impacts engendrés du fait de la charge inhabituelle de travail.

Un dossier sur  les risques de la cohabitation entre les dossiers papier et le DPI et les solutions pouvant y être apportées est disponible sur le Centre de ressources dédié au numérique en santé de l'ANAP.

  • Le Zéro Papier

Une fois la transition au Zéro Papier achevée, il faut prévoir un ou plusieurs référents DPI au sein des secrétariats médicaux qui permettront d'assurer la formation continue des agents et de maintenir l'homogénéité des pratiques à l'échelle de l'établissement.
Vous trouverez plus de détails sur  l'importance d'avoir des référents métier au sein des secrétariats sur le Centre de ressources dédié au numérique en santé de l'ANAP.

Par ailleurs, la fiche  Organisation interne du secrétariat médical ? Organiser les ressources au sein d'un secrétariat pour assurer la réalisation de l'ensemble des tâches décrit une méthode de définition d'une organisation interne dans un secrétariat médical permettant de couvrir l'ensemble des besoins une fois ceux-ci identifiés.

4. Pour aller plus loin : interconnexion territoriale et lien avec la Ville

Dans le cadre de la convergence des systèmes d'informations dans les GHT, le déploiement d'un DPI à l'échelle du GHT sera facilité.
Certaines solutions technologiques aujourd'hui utilisées à l'échelle de l'établissement pourraient également se développer et faciliter ces liens entre établissements (c'est le cas notamment de la « carte patient », carte à puce ou à code barre pouvant être lue sur une borne et permettant d'accéder facilement à toutes les informations du patient) ou avec la médecine de ville (messagerie sécurisée pour la transmission des comptes rendus par exemple).

De plus amples informations sur les différents outils existants sont disponibles dans la fiche Outils et innovations technologiques ? Connaître les solutions existantes et en évaluer l'intérêt et la pertinence .

Cette ressource vous paraît-elle utile ?

Commentaires - Soyez le premier à déposer un commentaire

Pour ajouter un commentaire vous devez vous identifier

Vous êtes actuellement sur la page consacrée à Organiser une gestion des dossiers pertinente et performante à l'échelle de l'établissement (Méthode ♦ Kit de productions) qui traite de Compte-rendu, Planification et programmation, Organisation et planification.

Vous êtes perdu ?

Haut de page

Vous êtes actuellement sur la page consacrée à Organiser une gestion des dossiers pertinente et performante à l'échelle de l'établissement (Méthode ♦ Kit de productions) qui traite de Compte-rendu, Planification et programmation, Organisation et planification.

Vous êtes perdu ?