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Kit de productions

Mettre en place/organiser la gouvernance des consultations externes

Glossaire

Les consultations externes mobilisent un grand nombre de personnes et de ressources. Afin d'organiser au mieux les consultations dans leur ensemble, il est nécessaire d'avoir une gouvernance solide qui coordonne l'activité de consultation dans sa globalité et réponde aux besoins qui en découlent, tout en faisant évoluer les organisations. Définir et structurer une gouvernance dépend du contexte et de l'organisation de chaque établissement. Cette fiche se propose donc de répondre aux questions suivantes :

  • Quel est le rôle d'un conseil des consultations ?
  • Comment structurer la gouvernance des consultations ?
  • Quelles instances de gouvernance sont à mettre en place ?

Cible

  • Directeur de l'établissement
  • Médecin responsable des consultations
  • Cadre responsable des consultations

Enjeux

  • Disposer d'un modèle de gouvernance des consultations qui réponde aux besoins
  • Identifier les différentes instances concernées et leurs rôles

Indicateurs de suivi

  • Nombre de réunions des instances en charge de la gouvernance des consultation

Kit Outil / REX

Pré-requis

  • Avoir défini le modèle d'organisation des consultations

Clés de la réussite

  • S'appuyer sur la gouvernance déjà en place pour les consultations
  • Donner les moyens d'action associés à leurs missions aux différentes instances
  • Impliquer le corps médical et la Direction dans la définition des règles
  • Formaliser la gouvernance sous forme de charte

Thèmes et fiches associés

 

Sommaire

1. Identifier les besoins en gouvernance pour les consultations externes

2. Définir un mode de gouvernance

3. Identifier les instances

 

Actions pour la mise en oeuvre

1. Identifier les besoins en gouvernance pour les consultations externes

 

Une fois la liste des étapes clairement définie, il vous faut détailler à chaque étape l'ensemble des tâches à réaliser. Vous trouverez ci-dessous une trame de détail des tâches pour la liste d'étapes proposée précédemment. Cette trame n'est pas exhaustive, elle doit être adaptée aux spécificités de votre établissement.

Catégories Besoins
Planning des vacations
  • Réalisation du planning
  • Mise à jour du planning
  • Gestion des périodes d'activité réduite
Ressources humaines
  • Organisation des personnels paramédicaux
  • Organisation des fonctions administratives
  • Organisation des fonctions logistiques
  • Articulation entre l'ensemble des acteurs
Régulation
  • Fluidification de la journée
  • Suivi du programme
  • Gestion des actes non programmés
Pilotage

Suivi de l'activité et de la performance et cela à plusieurs niveaux :

  • Au niveau des consultations
  • Au niveau des bureaux de pôle
  • Au niveau de la direction

Les éléments contenus dans ce tableau sont les plus classiques et correspondent aux missions de base que doit assurer une gouvernance sur les consultations.
Un établissement doit donc être en mesure de lister l'ensemble de ses besoins en s'appuyant sur ce tableau et en le complétant avec d'éventuelles autres missions à confier à la gouvernance.

Ce travail peut être fait dans le cadre d'une réflexion plus général sur l'organisation des consultations. Vous pouvez pour cela vous référer à la fiche  Organisation et planification des consultations externes ? Organiser les consultations externes à l'échelle de l'établissement / du territoire

 

2. Définir un mode de gouvernance

 

Après avoir identifié les besoins, il est nécessaire de clarifier quels sont les acteurs qu'il est nécessaire d'impliquer dans cette gouvernance.

Tout d'abord, l'encadrement joue un rôle essentiel dans la gouvernance des consultations. Le choix de son positionnement par rapport aux consultations dépend des choix précédemment faits, notamment concernant l'organisation des consultations à l'échelle de l'établissement et la constitution de plateau(x) de consultation ou non, et les choix de créer une équipe dédiée aux consultations ou non (se référer à la fiche Organisation et planification des consultations externes ? Organiser les ressources humaines autour des consultations externes  sur ce sujet). Dans le cas d'une équipe dédiée à un plateau de consultations, l'encadrement doit être centralisé pour l'ensemble du plateau.
Dans le cas contraire, l'encadrement peut être décentralisé et peut parfois s'appuyer sur les cadres des services. Bien évidemment, tout va dépendre de la structure architecturale de l'établissement et de l'éclatement ou non de ses consultations. Il est également possible de disposer d'une modalité d'encadrement mixte : un cadre pour un plateau centralisé de certaines consultations et l'utilisation des cadres de service pour les consultations disséminées au sein de l'établissement, localisées au niveau des hospitalisations.

Le corps médical doit également être impliqué dans la gouvernance des consultations. Il est indispensable d'identifier a minima un représentant des praticiens jouant un rôle particulier dans la gouvernance des consultations.

Enfin, il est important que la direction soit également représentée sur la question de la gouvernance. Un représentant de la direction doit être identifié comme étant le référent sur les consultations et doit faire partie des instances associées.

 

3. Identifier les instances

Plusieurs instances peuvent être mises en place dans le cadre des consultations, chacune ayant un rôle particulier à jouer.

Instances Rôle
Cellule de régulation

Régulation quotidienne de l'activité notamment prise de décision en cas de retard ou annulation, repositionnement des ressources humaines en cas d'absence ou de difficultés…

Cellule de programmation

Anticipation d'une semaine à l'autre du programme pour visualiser les éventuels aléas (surbooking, annulation, vacation vide…) et les résoudre en amont

Conseil des consultations

Prise de recul mensuelle sur l'organisation et les dysfonctionnements, propositions d'évolution, suivi des indicateurs

Commission des utilisateurs

Communication large aux acteurs intervenants dans les consultations (médecin, paramédicaux…), présentation des indicateurs, présentation des propositions d'évolution pour validation définitive, à faire une fois par an

Bureau de pôle

Si le plateau de consultations est commun à plusieurs pôles, il est indispensable que les bureaux de pôles mettent en place une manière d'échanger entre les consultations et les pôles et de pouvoir valider les propositions de la commission des utilisateurs

Pour chacune d'entre elles, vous devez vous poser les questions suivantes afin de les structurer :

  • Faut-il la mettre en place ? (Est-ce indispensable dans votre situation ?)
  • Si oui comment ? (Quelle composition, quel rôle, quelle fréquence de réunion ?)
  • Quels sont les besoins auxquelles elle doit répondre ? (Reprendre les besoins listés dans la partie 1 et pour chacun détailler les modalités avec lesquelles l'instance peut agir)

Une fois ce travail d'identification réalisé, vous pouvez vous assurer que tels que vous les avez définis, les domaines d'action et de compétence de chaque instance sont bien distincts, et qu'à l'inverse, tous les besoins listés en partie 1 sont couverts par cette organisation de la gouvernance.
Nous recommandons à minima de disposer d'un conseil des consultations.

Ces instances ainsi définies devront apparaître dans votre chartre des consultations. Pour plus d'information à ce sujet, vous pouvez consulter la fiche Pilotage et gouvernance des consultations externes ? Etablir une charte de fonctionnement des consultations externes .

Vous pouvez trouver des exemples de formalisation du rôle d'instances dans les retours d'expérience «  REX - Fonctionnement Conseil Plateaux de Consultations (PTCES) », «  REX - Règlement intérieur - Commission Consultations », «  REX - CH Versailles - Conseil des consultations ».

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