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Vous pouvez vous référer à la production Accompagnement Hôpital Numérique suivante :
Voici à titre indicatif un modèle de dispositif d’appel d’offres basé sur le dialogue compétitif entre les éditeurs short listés et permettant de répondre aux impératifs d’équité, de transparence et d’efficience dans le choix final de la solution DPI. Cette illustration basée sur les retours d’expérience n’est par conséquent nullement prescriptive. On notera en particulier qu'il est possible d'acquérir des solutions développées par une structure de coopération dont les établissements seraient membres ou par le biais des centrales de groupement d’achat, mais la réflexion préalable reste fondée sur des principes similaires.
Un premier tri sur les résultats de l'appel d'offres doit permettre l'établissement d’une liste réduite de solutions :
Envoi des documents du marché aux éditeurs présélectionnés
Analyse des offres et sélection de X éditeurs
Auditions avec les éditeurs sélectionnés
Sélection de plusieurs éditeurs
Visite de sites clients des éditeurs*
2ème consultation avec les éditeurs
Envoi des documents du marché mis à jour
Analyse des offres définitives
Négociation **
Sélection candidat final
Contractualisation
Au regard du travail conséquent, impliquant différents métiers, donc une mobilisation importante des acteurs concernés, il est préconisé, par expérience, de ne retenir pour la dernière phase qu'un maximum de 4 éditeurs***.
L’analyse des offres définitives effectuée, celle-ci devra être présentée aux différents acteurs ayant participé à l’appel d’offres, dans le but d’aboutir à une décision collégiale quant au choix de la solution.
* Cette phase nécessite la conception en amont de grilles d’audit permettant de cadrer de façon exhaustive les items qui seront audités à l’occasion des visites.
** À ce stade, dans le cadre d'un marché régi par les règles du marché public, il ne peut plus y avoir de négociations, seulement des demandes de précisions
*** Sachant que le code des marchés publics en impose un minimum de 3.
