Gestion des lits : vers une nouvelle organisation - Tome 2 : Mise en œuvre et bilan

Les règles d’hébergement indiquent la procédure à appliquer lorsque le patient à hospitaliser, à partir des urgences ou non, ne bénéficie pas de lit disponible dans le service dont il relève médicalement. Il s’agit donc d’une procédure dégradée de placement d’un patient dans un service non-spécialiste de la prise en charge dont il relève.

On appelle :

UF de référence : l’UF de spécialité médicale dont relève le patient ;
UF d’hébergement : l’UF qui accueille le patient physiquement.

Équipe-projet

Un binôme qui coordonne l’action auprès de chaque service / pôle :

Cadre ;
Chef de pôle.

Enjeux

Sécuriser la prise en charge d’un patient lorsqu’il est hébergé dans une spécialité dont il ne relève pas ;
Faciliter l’orientation des patients lorsqu’il n’y a pas de lit disponible dans le service de la spécialité ;
Formaliser des pratiques d’hébergement qui existent déjà, afin de clarifier les responsabilités des praticiens et équipes soignantes vis-à-vis de la prise en charge du patient hébergé et renforcer la cohésion des équipes médicales et soignantes.

Indicateurs de suivi

Taux de transferts depuis les urgences vers un établissement extérieur par manque de place dans l’établissement ;
Temps consacré à la recherche en lit ;
Nombre de lits-brancards ;
Nombre de séjours en UHCD de plus de 24h ;
Taux de patients hébergés dans une unité ne correspondant pas à la spécialité dont relève sa pathologie ;
Délai entre la décision d’hospitalisation prise aux urgences et l’installation du patient dans une unité d’hospitalisation selon les règles définies.

Kit-outil / REX

Retrouvez d'autres exemples en téléchargeant le fichier ci-dessous (archive compressée : il est nécessaire d'extraire les fichiers pour y avoir accès) :

Fiche_8_Règles_d'hébergement

Résultats obtenus

113 établissements ont mis en place des règles d’hébergement ;
Pour 45 d’entre eux, le nombre d’ETP consacré à la recherche en lits est passé de 2,7 à 2,2 (soit un gain de 0,5 ETP) ;
Pour 24 d’entre eux qui transféraient des patients à un autre établissement faute de place, ce taux est passé de 1,87 % à 1,39 %.

Clés de la réussite

Impliquer la communauté médicale dans la définition des règles d’hébergement et notamment dans l’identification de la responsabilité médicale du patient hébergé ;
Inclure les règles d’hébergement dans les contrats de pôle s’ils existent ;
Prévoir la formation des personnels paramédicaux sur les spécialités qu’ils devront prendre en charge (développement de la polyvalence / poly-compétence) ;
Connaître la localisation des patients hébergés (à faire figurer dans le SI GDL) dans un autre service pour organiser la visite médicale ;
Favoriser la prise en charge complète du patient dans l’unité d’hébergement afin d’éviter de mobiliser les ressources pour des mutations internes.

Fiches associées

Fiche 9 : Mettre en place une fonction de coordination des séjours ;
Fiche 13 : Structurer une filière de prise en charge intra-hospitalière.

« Il n’y a plus de transfert par manque de place tant que tous les lits de l’établissement ne sont pas occupés »

PLAN D’ACTIONS

Identifier les pratiques actuelles d’hébergement :

Identifier par spécialité le volume des patients :

- Hébergés dans le service et ne relevant de la spécialité ;

- Et ceux relevant de la spécialité et hébergés dans un autre service.

Identifier les pratiques habituelles d’hébergement et leur cohérence (provenance et destination les plus fréquentes), ceci peut être réalisé par le biais d’une enquête auprès des praticiens ;
Arbitrer, au vu de ces éléments, sur la nécessité de mettre en place des règles d’hébergement (directoire et CME).

Définir une procédure institutionnelle d’hébergement :

Définir les critères d’orientation des patients hébergés qui peuvent être fondés sur la cohérence médicale (filières médicales), sur les modes de prise en charge (courte durée, longue durée, ambulatoire…), par pôle ou par logique géographique et par compétence des équipes médicales et / ou soignantes ;
Identifier au sein de la procédure le praticien responsable du patient hébergé (praticien de la spécialité dont relève le patient ou praticien de l’unité d’hébergement). Dans 72 % des cas observés dans les établissements du programme, c’est le praticien de la spécialité qui est responsable du patient hébergé ;
Préciser la procédure de responsabilité en cas d’astreinte ;
Définir les éléments indispensables à faire figurer dans les règles d’hébergement par exemple la fréquence de passage du praticien de référence, le retour ou non du patient dans l’UF référente au bout de 48h, le responsable du codage du séjour, le numéro de téléphone des praticiens par service, les liens avec la famille du patient, etc. ;
Formaliser les critères d’affectation à une filière ou spécialité médicale pour des patients poly-pathologiques et / ou âgés ne relevant pas d’une spécialité évidente (contractualisation des filières).

Rédiger le thésaurus par service :

Identifier, pour chaque UF, les pathologies ne relevant pas de sa compétence mais qu’elle peut héberger dans ses lits ;
Identifier, pour chaque UF, les pathologies relevant de sa compétence et ne pouvant absolument pas être hébergées dans une autre UF.

Formaliser la procédure d’hébergement au regard des éléments actés au préalable :

Rédiger la procédure ;
Valider la procédure en instance (directoire et CME) ;
Communiquer sur la procédure d’hébergement et ses modalités d’application auprès du personnel médical et soignant.

Évaluer la bonne application des règles d’hébergement :

Suivre et analyser les dysfonctionnements remontés (ceci peut être réalisé à l’aide d’un tableau de bord et dans le cadre de la commission des soins non-programmés, par pôle, par la cellule de gestion des lits …) ;
Faire une enquête auprès des praticiens pour s’assurer du respect des règles et des souhaits d’ajustement (à 6 mois).

Vous pouvez télécharger cette fiche au format pdf en cliquant sur le lien suivant : Fiche_8_gestion_des_lits

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2.7. FICHE 7 Renseigner dès la programmation et...

2.9. FICHE 9 : Mettre en place une fonction de...

Date de parution : 24/05/2016

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