Gestion des lits : vers une nouvelle organisation - Tome 2 : Mise en œuvre et bilan

 GESTION DU SÉJOUR - SORTIE - AVAL

Avant-propos

La fonction de coordination des séjours s‘entend au sens large du terme et ne se traduit pas obligatoirement par la mise en place d’une cellule de gestion des lits (composée d’un ou plusieurs gestionnaires de lits). La cellule est la forme la plus aboutie, mais cette fonction peut prendre d’autres formes plus adaptées au contexte et à la taille de l’établissement. Il peut s’agir par exemple d’identifier un interlocuteur dédié aux urgences (ICAR) et / ou dans les unités de soins pour centraliser la recherche d’informations.

Cette fonction peut avoir des missions plus ou moins larges qui vont de la recherche en lit, jusqu’à la programmation des séjours conjointement avec le bloc et les examens complémentaires. On parle alors d’ordonnancement. Il n’est pas nécessaire d’avoir un logiciel de gestion des lits dédié mais a minima un outil / support de partage de l’information centralisée (besoins et ressources en lits) pour débuter une démarche de coordination des séjours.

Équipe-projet

• Directeur des soins ;
• Cadre ;
• Médecin.

Enjeux

• Centraliser la recherche en lits et faciliter la décision de l’orientation du patient dans un lit, en fonction de son besoin de prise en charge, des contraintes des ressources à un instant « T » et des activités programmées à venir ;
• Élargir le périmètre de gestion des lits (décloisonnement des services) tout en diminuant le nombre d’interlocuteurs et donc le temps de recherche en lits.

Indicateurs de suivi

• Nombre de séjours de plus de 24 h en UHCD et des lits-brancards ;
• Nombre d’ETP impliqués dans la recherche en lits ;
• Nombre de mutations internes et d’hébergements ;
• Taux de transferts depuis les urgences pour faute de lit disponible.

Kit-outil / REX

• Grands principes - gestionnaires de lits
• Création cellule de programmation interventionnelle - CH Douai
• Le point de vue des gestionnaires de lits
• Scénarios gestion des lits - CH Gonnesse
• Gestion centralisée des lits - CH Laon Charte de Gestion centralisée des lits - CH Chalon en Champagne
• Charte gestion des lits avec matrice hébergement - Groupe hospitalier St Vincent
• Fiches réflexes téléphoniques - CH Armentières
• Rapport d'évaluation de la mise en oeuvre de la cellule GDL - CH Lens
• Cellule gestion des lits, comment ca marche ? - HEGP
• Ce qui va changer avec la cellule - HEGP
• Fiche bed manager - CH Laon
• Modèle de fiche de poste bed manager ANAP
• Charte de Gestion centralisée des lits - CHU Necker

Retrouvez d'autres exemples en téléchargeant le fichier ci-dessous (archive compressée : il est nécessaire d'extraire les fichiers pour y avoir accès) :

Fiche 9_Fonction de coordination des séjours

Résultats obtenus

• 67 établissements ont mis en place une fonction de coordination des séjours ;
• Dont 33 ont suivi l’indicateur Nombre d’ETP affecté à la recherche en lit qui est passé de 3,7 à 3,1 (soit 0,6 ETP de gain).

Figure 17 : Résultats issus des questionnaires de capitalisation envoyés aux établissements du programme

Clés de la réussite

Avec une cellule de gestion des lits :

• Ne pas négliger l’accompagnement du sentiment de perte d’identité des services et de dépossession de missions pour les cadres et les secrétaires médicales ;
• Rattacher hiérarchiquement la cellule à la Direction ;
• Bien réfléchir à la localisation de la cellule (pas trop près des urgences, proche des consultations et / ou au sein des services cliniques) ;
• Assurer une montée en charge progressive de la cellule (missions, périmètre de gestion de lits).

Dans tous les cas : 

• Assurer la permanence de la fonction (nuit, week-end, congés) ; 
• Trouver un juste équilibre entre une recherche en lits reposant uniquement sur des outils (SI et téléphone) et un tour physique quotidien dans les unités de soins (très chronophage) ;
• Prévenir la fonction de coordination en cas d’admission directe dans les services ;
• Avoir une information de la disponibilité des lits régulière dans la journée (a minima 3 fois si pas de système d’information) et descendante des services vers les urgences ;
• Respecter la décision d’affectation d’un lit donné par la fonction de coordination des séjours en fonction des règles d’hébergement établies.

 Conseils de l’ANAP :

• Définir les règles d’hébergement et les outils de partage de l’information est un prérequis à la mise en place de la fonction ;
• Dimensionner la cellule sur la base d’un ETP pour 100 à 150 lits (à adapter au contexte de l’établissement : la moyenne déclarée pour les établissements du programme se situe à 1 ETP pour 117 lits) ;
• Prévoir une amplitude horaire pour la fonction de 8h-18h (à adapter) ;
• Pour le choix du profil de poste, privilégier le savoir-être de la personne (capacité à travailler sous tension, réactivité, bon relationnel, diplomatie) sans focaliser uniquement sur l’expérience du terrain ;
• Veiller à avoir des personnes qui n’ont pas le même grade au sein de la cellule, ou créer un lien hiérarchique pour éviter tout conflit ;
• Identifier un référent médical susceptible d’être sollicité en cas de besoin d’arbitrage ;
• S’appuyer sur l’expertise et la connaissance de la fonction coordination des séjours dans le cadre de la revue annuelle du capacitaire de l’établissement.

Fiches associées

• Fiche 8 : Mettre en place des règles d’hébergement ;
• Fiche 6 : Mettre en place un outil de visualisation des lits en temps réel et en prévisionnel.

« Passer d’une organisation de crise à la gestion du quotidien... »

« Un bed manager, au début on n’en voyait pas l’utilité maintenant quand elle n’est pas là on la cherche »

L’ORGANISATION D’UNE FONCTION DE COORDINATION DES SÉJOURS

Le schéma ci-dessous présente les différentes modalités d’une fonction de coordination des séjours rencontrées dans le cadre du programme. Il montre également les avantages et les inconvénients de chaque dispositif.

Ces dispositifs et ces missions ne sont ni exhaustifs, ni figés : un cadre peut se voir confier des missions de pilotage et une cellule peut avoir une fonction d’accueil du patient…

 Dans le cadre du programme, les établissements correspondants ou s’approchant de ces trois types d’organisation sont notamment:

Vous pouvez télécharger cette fiche au format pdf en cliquant sur le lien suivant : Fiche_9_gestion_des_lits