Sommaire
- 1. Principaux enseignements et...
-
2. Les fiches actions une aide...
- 2.1. FICHE 1 : Développer la p...
- 2.2. FICHE 2 : Optimiser une u...
- 2.3. FICHE 3 Optimiser une uni...
- 2.4. FICHE 4 Justifier la pert...
- 2.5. FICHE 5 Justifier la pert...
- 2.6. FICHE 6 : Mettre en place...
- 2.7. FICHE 7 Renseigner dès la...
- 2.8. FICHE 8 : Mettre en place...
- 2.9. FICHE 9 : Mettre en place...
- 2.10. FICHE 10 : Préparer la s...
- 2.11. FICHE 11 Mettre en place...
- 2.12. FICHE 12 : Suivre les sé...
- 2.13. FICHE 13 : Structurer un...
- 2.14. FICHE 14 : Mettre en adé...
- 2.15. FICHE 15 : Mettre en adé...
- 2.16. FICHE 16 : Structurer u...
- 3. On en parle
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2.9. FICHE 9 : Mettre en place une fonction de coordination des séjours
2.9. FICHE 9 : Mettre en place une fonction de coordination des séjours
GESTION DU SÉJOUR - SORTIE - AVAL
Avant-propos
La fonction de coordination des séjours s‘entend au sens large du terme et ne se traduit pas obligatoirement par la mise en place d’une cellule de gestion des lits (composée d’un ou plusieurs gestionnaires de lits). La cellule est la forme la plus aboutie, mais cette fonction peut prendre d’autres formes plus adaptées au contexte et à la taille de l’établissement. Il peut s’agir par exemple d’identifier un interlocuteur dédié aux urgences (ICAR) et / ou dans les unités de soins pour centraliser la recherche d’informations.
Cette fonction peut avoir des missions plus ou moins larges qui vont de la recherche en lit, jusqu’à la programmation des séjours conjointement avec le bloc et les examens complémentaires. On parle alors d’ordonnancement. Il n’est pas nécessaire d’avoir un logiciel de gestion des lits dédié mais a minima un outil / support de partage de l’information centralisée (besoins et ressources en lits) pour débuter une démarche de coordination des séjours.
Équipe-projet
- Directeur des soins ;
- Cadre ;
- Médecin.
Enjeux
- Centraliser la recherche en lits et faciliter la décision de l’orientation du patient dans un lit, en fonction de son besoin de prise en charge, des contraintes des ressources à un instant « T » et des activités programmées à venir ;
- Élargir le périmètre de gestion des lits (décloisonnement des services) tout en diminuant le nombre d’interlocuteurs et donc le temps de recherche en lits.
Indicateurs de suivi
- Nombre de séjours de plus de 24 h en UHCD et des lits-brancards ;
- Nombre d’ETP impliqués dans la recherche en lits ;
- Nombre de mutations internes et d’hébergements ;
- Taux de transferts depuis les urgences pour faute de lit disponible.
Kit-outil / REX
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Retrouvez d'autres exemples en téléchargeant le fichier ci-dessous (archive compressée : il est nécessaire d'extraire les fichiers pour y avoir accès) :
Fiche 9_Fonction de coordination des séjours
Résultats obtenus
- 67 établissements ont mis en place une fonction de coordination des séjours ;
- Dont 33 ont suivi l’indicateur Nombre d’ETP affecté à la recherche en lit qui est passé de 3,7 à 3,1 (soit 0,6 ETP de gain).
Figure 17 : Résultats issus des questionnaires de capitalisation envoyés aux établissements du programme
Clés de la réussite
Avec une cellule de gestion des lits :
- Ne pas négliger l’accompagnement du sentiment de perte d’identité des services et de dépossession de missions pour les cadres et les secrétaires médicales ;
- Rattacher hiérarchiquement la cellule à la Direction ;
- Bien réfléchir à la localisation de la cellule (pas trop près des urgences, proche des consultations et / ou au sein des services cliniques) ;
- Assurer une montée en charge progressive de la cellule (missions, périmètre de gestion de lits).
Dans tous les cas :
- Assurer la permanence de la fonction (nuit, week-end, congés) ;
- Trouver un juste équilibre entre une recherche en lits reposant uniquement sur des outils (SI et téléphone) et un tour physique quotidien dans les unités de soins (très chronophage) ;
- Prévenir la fonction de coordination en cas d’admission directe dans les services ;
- Avoir une information de la disponibilité des lits régulière dans la journée (a minima 3 fois si pas de système d’information) et descendante des services vers les urgences ;
- Respecter la décision d’affectation d’un lit donné par la fonction de coordination des séjours en fonction des règles d’hébergement établies.
Conseils de l’ANAP :
- Définir les règles d’hébergement et les outils de partage de l’information est un prérequis à la mise en place de la fonction ;
- Dimensionner la cellule sur la base d’un ETP pour 100 à 150 lits (à adapter au contexte de l’établissement : la moyenne déclarée pour les établissements du programme se situe à 1 ETP pour 117 lits) ;
- Prévoir une amplitude horaire pour la fonction de 8h-18h (à adapter) ;
- Pour le choix du profil de poste, privilégier le savoir-être de la personne (capacité à travailler sous tension, réactivité, bon relationnel, diplomatie) sans focaliser uniquement sur l’expérience du terrain ;
- Veiller à avoir des personnes qui n’ont pas le même grade au sein de la cellule, ou créer un lien hiérarchique pour éviter tout conflit ;
- Identifier un référent médical susceptible d’être sollicité en cas de besoin d’arbitrage ;
- S’appuyer sur l’expertise et la connaissance de la fonction coordination des séjours dans le cadre de la revue annuelle du capacitaire de l’établissement.
Fiches associées
- Fiche 8 : Mettre en place des règles d’hébergement ;
- Fiche 6 : Mettre en place un outil de visualisation des lits en temps réel et en prévisionnel.
« Passer d’une organisation de crise à la gestion du quotidien... »
« Un bed manager, au début on n’en voyait pas l’utilité maintenant quand elle n’est pas là on la cherche »
L’ORGANISATION D’UNE FONCTION DE COORDINATION DES SÉJOURS
Le schéma ci-dessous présente les différentes modalités d’une fonction de coordination des séjours rencontrées dans le cadre du programme. Il montre également les avantages et les inconvénients de chaque dispositif.
Ces dispositifs et ces missions ne sont ni exhaustifs, ni figés : un cadre peut se voir confier des missions de pilotage et une cellule peut avoir une fonction d’accueil du patient…
Dispositifs | Cellule de gestion des lits | Organisation reposant sur les cadres | Un référent aux urgences |
Description | La gestion des lits est centralisée sur 1 à plusieurs gestionnaires de lits. | La gestion des lits repose principalement sur les cadres. Plusieurs modalités ont été observées : désignation d’un cadre référent tournant chaque jour ou chaque semaine, réunion quotidienne de cadres, etc. | La recherche de lits au niveau des urgences est centralisée sur une personne dédiée (ICAR / cadre des urgences). |
Missions | |||
Recherche de lits |
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Régulation |
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Programmation |
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Planification / Pilotage |
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Avantages et inconvénients | |||
Avantages du dispositif |
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Inconvénients du dispositif |
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Dans le cadre du programme, les établissements correspondants ou s’approchant de ces trois types d’organisation sont notamment:
Cellule de gestion des lits | Organisation reposant sur les cadres | Un référent aux urgences |
CHU de Poitiers | CHU de Nîmes | CH de Niort |
CH de L’agglomération de Nevers | Les hôpitaux du bassin de Thau | CHAM |
CH de Montceau les Mines | CH de Narbonne | CH de Saumur |
HIA Clermont-Tonnerre | Polyclinique Sainte-Marguerite | CH Émile Roux |
CH de Perpignan | Polyclinique la Clarence Divion | |
CH Chalons-en-Champagne | Institut Paoli Calmettes | |
APHMLa Timone | CH de Digne-les-Bains | |
APHM Hôpital Nord | CH de Tulle | |
CHIAP | CH de Bastia | |
CH Martigues | Clinique Saint-George | |
Centre hospitalier Saint-Joseph Saint-Luc | ||
Clinique des Ormeaux | ||
CH sud Francilien | ||
Necker | ||
CH Intercommunal de Poissy - Saint-Germain-en-Laye | ||
CH de Dunkerque | ||
CHI Lys-Hyrôme | ||
CHU d’Amiens | ||
Groupe hospitalier public du sud de l’Oise | ||
CH de Laon | ||
CHI Compiègne -Noyon | ||
CH de Beauvais | ||
CH de Gonesse | ||
CHI Émile Durkheim Épinal | ||
Hôpitaux privés de Metz | ||
CH d’Armentières | ||
Clinique Sainte-Marie | ||
CH Moulin Yzeure | ||
CH du Val d’Ariège | ||
CHI de Castres-Mazamet | ||
CHI Toulon la Seyne-sur-Mer | ||
SAS Clinique Émailleurs-Colombier - Site du Colombier | ||
Institut de cancérologie de l’ouest - Centre de lutte contre le cancer - site René Gauducheau à Nantes | ||
Institut de cancérologie de l’ouest - site Paul Papin à Angers | ||
Polyclinique du parc (PL) | ||
SA Cliniques d’Ajaccio | ||
Hôpital privé résidence du parc | ||
CHI Sud Léman Valserine (HISLV) |
PLAN D’ACTIONS |
Définir le périmètre de la fonction :
|
Définir les missions de la fonction et établir la fiche de poste :
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Définir le rattachement hiérarchique de la fonction et le coordonnateur médical qui interviendra en cas d’arbitrage. |
Définir les règles et procédures (en fonction des périmètres préalablement définis) :
– En attente d’hospitalisation aux urgences ; - En attente de mutations internes (notamment sorties de soins critiques) ; - En attente d’entrées directes ; - En pré-admissions (procédures de transmission des fiches de programmation).
- Recensement des lits disponibles sous 48 h et des lits réservés.
|
Valider le périmètre, les missions et les procédures en instance (CME, Directoire). |
Dimensionner les effectifs nécessaires pour assurer cette fonction :
- Cadres ou infirmiers référents dans chaque unité dans le cas où il n’y a pas de cellule ; - Ou profil à déterminer en fonction des missions de la cellule. |
Mettre à disposition les moyens logistiques nécessaires à la fonction : localisation, bureau, ligne téléphonique, matériel informatique. |
Communiquer sur l’existence et l’organisation de cette fonction :
|
Évaluer le fonctionnement de la fonction :
- Définir une grille d’évaluation de la cellule (qualitative et quantitative) ; - Faire évoluer le niveau de maturité de la cellule si besoin. |
Vous pouvez télécharger cette fiche au format pdf en cliquant sur le lien suivant : Fiche_9_gestion_des_lits