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Sommaire

ENJEUX

La définition détaillée des organisations cibles répond à trois enjeux majeurs :

  • garantir un fonctionnement parfaitement opérationnel dans le nouveau bâtiment dès l’arrivée des premiers patients ;
  • abandonner les modes de fonctionnement liés aux anciens locaux qui s’avéreront peu performants ou non adaptés dans le contexte du nouveau bâtiment ;
  • anticiper les changements et préparer les équipes en évitant un saut dans l’inconnu inutilement brutal.

   

NECESSITES ET PREREQUIS

Il est préalablement nécessaire d’avoir :

  • mis en place la structure de projet et les dispositifs de pilotage et de prise de décision permettant d’impliquer tous les acteurs de l’établissement, y compris les organisations syndicales ;
  • identifié les principales ruptures par rapport au fonctionnement actuel ;
  • défini la stratégie de conduite du changement.

 

LIENS AVEC LES AUTRE DIMENSIONS DU PROJET

La définition détaillée des organisations cibles…

…influence le nombre d’unités à l’ouverture --> Dimensionnement du scénario d’ouverture - thème 2
…impacte les besoins de formation --> Préparation des équipes - thème 3
  …impacte le plan d’investissement  -->  Préparation des équipements - thème 4
 …se traduit par des besoins d’outils  -->  Préparation des systèmes d’information - thème 5
 … peut impacter l’organisation de projet en fonction de l’ampleur des changements  --> Organisation et pilotage du projet - thème 6
 …alimente la communication sur le nouveau bâtiment  -->   Communication - thème 7
  …contribue au niveau d’efficience  -->   Respect et suivi du budget global - thème 9
 …impacte le plan de transfert  -->   Déménagement - thème 10
…doit être constatée comme performante après l’ouverture  -->   Finalisation du projet - thème 11

 

PRATIQUES MISES EN OEUVRE

La préparation des nouvelles organisations nécessite la mise en oeuvre de groupes de travail par pôle ou par secteur d’activité. Afin de s’assurer de la cohérence des organisations proposées par les pôles, la définition des grands principes du projet et la gestion par des groupes de travail transversaux des thèmes qui concernent plusieurs pôles doivent être effectuées préalablement (par exemple la création d’un plateau de consultations centralisé). Les grands principes et les réflexions transversales peuvent amener l’établissement à expérimenter les organisations futures dans les anciens bâtiments, éventuellement dans une version dégradée ou partielle, afin de s’assurer de leur pertinence. De même, certains changements peuvent être mis en oeuvre avant l’ouverture, afin de limiter l’ampleur des ruptures que les équipes doivent assimiler au moment de l’entrée dans le nouveau bâtiment. La création de locaux témoins peut également faciliter les réflexions des différents groupes de travail et permettre des expérimentations visant à « ajuster » les organisations projetées. Il convient de rappeler les principes fondamentaux d’organisation qui ont conduit au projet de construction. Enfin, une implication de représentants de l’ensemble des catégories professionnelles de l’établissement à ces réflexions, et notamment, du corps médical, permet de garantir la bonne appropriation par les équipes des nouvelles organisations et de mesurer l’impact des organisations médicales sur les soignants et sur les effectifs médicaux.

Cette étape doit s’enclencher dès le début des travaux de construction pour mettre en place les groupes de travail et définir les plans d’action.

 

 

Fiches  Enjeu  Difficulté de mise en oeuvre
1 Confirmer et approfondir les grands principes d’organisations futures  Fort Moyenne
2 Créer des locaux témoins Moyen Moyenne
3 Mettre en place des groupes de travail transversaux Fort   Faible
4 Mettre en place des groupes de travail par pôle Fort Faible
5 Étaler les changements d’organisation sur la période avant l’ouverture Moyen   Moyenne
6 Expérimenter les organisations futures dans les anciens locaux Fort Moyenne
7 Impliquer l’ensemble des catégories professionnelles Fort Moyenne

 

DEFINITION DETAILLEE DES ORGANISATIONS CIBLES

LISTE DES DOCUMENTS DISPONIBLES

Pratiques mises en oeuvre  Établissement  Titre du document  Disponibilité
 

 

Formaliser les grands principes pour cadrer les réflexions sur les organisations

 

 C.H.U. de Dijon  Charte définissant les principes d’organisation des activités dans le nouveau bâtiment   En ligne
Expérimenter les organisations futures dans l’ancien établissement C.H.I. de la Haute-Saône Rapport de conclusion sur l’expérimentation de la nouvelle équipe hôtelière En ligne

 

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