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Sommaire

Calendrier

Concerne uniquement la phase de définition détaillée des organisations cibles.

Enjeux

  • Garantir la cohérence globale de l’organisation entre toutes les unités et les fonctions supports transversales.
  • S’assurer du respect des principes généraux posés par l’établissement pour le projet architectural.

Description

  • Des groupes de travail sont mis en place pour chacun des sujets transversaux impactés par le transfert.
  • Le pilotage de chaque groupe de travail est assuré avec le concours de la Direction du projet pour garantir la cohérence des propositions émises par les groupes de travail.
  • Les groupes de travail réunissent une équipe pluridisciplinaire favorisant la vision des spécificités de chaque secteur.
  • L’objectif de chaque groupe est de proposer des modes de fonctionnement cibles.
  • Ils peuvent, selon les sujets, procéder à :

- un recensement des besoins ou des modes de fonctionnement actuels ; 

- la définition détaillée des organisations ;

- la mise en oeuvre d’une expérimentation.

  • Les groupes doivent identifier les équipements nécessaires pour mettre en oeuvre la nouvelle organisation de sorte à permettre d’affiner le plan d’équipement.
  • Ces groupes peuvent travailler dès la validation des grands principes d’organisation.
  • La méthode de validation des travaux et des propositions émises par les groupes de travail doit être clairement établie (P.A.Q., organigramme du projet, etc.).

 

Moyens à mobiliser

  • Des représentants de chaque fonction ou secteur (en fonction des situations) pour le travail en groupe.
  • Par exemple, un groupe de travail transversal ayant pour objet de poser les principes de fonctionnement d’un plateau de consultations centralisé dans le nouveau bâtiment comprend :

- des représentants du corps médical, notamment de spécialités effectuant le plus gros volume de consultations ;

- des secrétaires médicales ;

- des agents d’accueil administratif ;

- de futurs cadres de santé du plateau ou un représentant de la Direction des soins ;

- etc.

  • Les responsables des groupes et la Direction du projet pour la coordination des travaux.

 

Principaux acteurs concernés

Des représentants des acteurs clés sur chaque thème

 

Facteurs clés de succès

  • Lancer les groupes de travail suffisamment en amont pour ne pas interférer avec la phase de préparation de la cible : les réflexions transversales doivent s’achever environ dix-huit mois avant l’ouverture du nouveau bâtiment afin de donner du temps aux équipes pour s’approprier les principes définis et les décliner dans leurs organisations spécifiques.
  • Fixer des échéances pour permettre la prise de décision : des réunions d’instances, telles que le Directoire, permettent notamment d’entériner des principes proposés par les groupes de travail transversaux.
  • Sécuriser le respect des principes d’organisation par une coordination centralisée de tous les groupes de travail et rappeler régulièrement à l’ensemble des acteurs impliqués les décisions prises.
  • S’appuyer sur l’expérience et le vécu d’autres établissements ou d’une équipe ayant déjà mis en place une organisation pilote pour alimenter la réflexion du groupe de travail.

 

 

Points de vigilance

  • Associer les médecins aux sujets les concernant.
  • Ne pas empiéter sur les sujets relevant de l’optimisation du fonctionnement de chacun des pôles.

Retours d’expérience

  • Le nombre de sujets transversaux traités par les cinq établissements rencontrés varie d’une dizaine à une quarantaine.
  • Exemples de sujets transversaux : 

- les consultations centralisées ; 

- les flux de matière et de livraison ;

- la logistique d’étage et le système plein-vide ;

- le brancardage ;

- les archives ; -

- les secrétariats médicaux ;

- le circuit administratif du patient.

  • Les groupes transversaux ont été constitués entre six ans (ce qui correspond à la date de démarrage des travaux de construction des nouveaux bâtiments) et dans le cas le plus extrême quinze mois avant l’ouverture.
  • Un établissement a défini ses groupes transversaux dans le projet d’établissement au travers de fiches actions précisant les feuilles de route à suivre.
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