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Sommaire

Calendrier

Concerne les phases de définition et de préparation des organisations cibles.

Enjeux

  • Appropriation par les groupes de travail des principes fondamentaux du projet architectural.
  • À partir d’une analyse fine des organisations existantes, construire les organisations futures en cohérence avec les principes fondamentaux.
  • Garantir le fonctionnement des organisations au sein des services et des pôles à l’ouverture de l’établissement.
  • Préparer les équipes aux évolutions.
  • éviter de se limiter à une simple transposition des organisations antérieures et inadaptées au nouveau bâtiment.
  • Renforcer la logique polaire à l’occasion du transfert.

 

Description

  • Les pôles doivent s’approprier les futurs locaux et préparer l’organisation de leurs différentes unités.
  • Ce travail consiste à projeter les modes de fonctionnement du pôle dans le futur projet, les interactions avec les autres pôles, et à décliner les principes et organisations transversales au sein de chaque unité.
  • Ce travail peut être lancé très en amont (dès le démarrage des travaux de construction du nouveau bâtiment ou même avant, dès la phase de programmation) surtout s’il y a des regroupements à anticiper.
  • Le rôle des bureaux de pôle est primordial pour faire le lien entre la direction du projet et les équipes opérationnelles.

 

Moyens à mobiliser

Dispositif de coordination et d’arbitrage des réflexions polaires à construire au sein de chaque pôle.

 

Principaux acteurs concernés

  • Les bureaux de pôle
  • Les équipes opérationnelles des unités

 

Facteurs clés de succès

  • Impliquer l’ensemble des catégories professionnelles concernées et en particulier le corps médical.
  • Prendre en compte et respecter les principes transversaux définis au moment de la phase de programmation, lors de la définition des grands principes du projet et dans le cadre des groupes de travail transversaux.
  • S’assurer de la cohérence entre les différents groupes de travail (pôle et transversaux).

Points de vigilance

  • Vérifier que les logiques de pôle prennent forme et que les synergies internes aux pôles permises par le futur environnement sont préparées.
  • Apporter un appui aux pôles en difficulté.
  • Vérifier que les choix opérés pôle par pôle ne remettent pas en cause les conditions d’efficience de l’ensemble de l’établissement.
  • Organiser la rotation des équipes entre la nuit et le jour pour permettre à tous de participer aux réunions de travail sur le projet.

Retours d’expérience

  • Travail deux ans avant l’ouverture pour le pôle cardiologie d’un établissement afin de préparer le regroupement géographique et polaire de trois services : création d’une fédération de services.
  • Mise en place à titre expérimental d’un pôle regroupant les ressources interventionnelles un an avant le transfert :

- homogénéisation des outils de travail en anesthésie au bloc opératoire ;

- groupe de travail sur la chirurgie ambulatoire avec des réunions tous les quinze jours et une présentation des résultats lors de trois conseils de pôle ;

- définition des plannings du bloc avec des étudiants à partir du nombre d’heures d’intervention par spécialité.

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