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Sommaire

Calendrier

Concerne les phases de définition et de préparation des organisations cibles.

Enjeux

  • Limiter les difficultés au moment de l’ouverture.
  • Sécuriser les organisations dès l’ouverture.
  • Faciliter l’accompagnement des équipes au changement.

Description

  • L’entrée dans une nouvelle construction implique un grand nombre de changements d’organisation que les équipes doivent assumer au moment de l’ouverture.
  • Mettre en place certaines organisations cibles avant le déménagement permet de tester et préparer les changements sur une période plus longue et facilite leur appropriation par les équipes.
  • Ces nouvelles organisations peuvent être mises en place quand l’établissement dispose déjà des ressources et des équipements nécessaires.
  • La mise en oeuvre de ces organisations cibles doit s’inscrire dans un fonctionnement en mode projet : désignation d’un pilote, élaboration d’un planning de déploiement et construction d’une démarche pour suivre l’avancement des évolutions projetées.
  • Il est intéressant de les préparer le plus en amont possible.

 

Moyens à mobiliser

  • Un dispositif de pilotage en mode projet : il s’agit de définir un calendrier, un budget, des responsables, un suivi des actions et des mesures de résultat.

 

Principaux acteurs concernés

  • étaler les changements proposés par l’équipe projet et les valider par la Direction générale.
  • Pilotage de la mise en place du changement par un acteur ou une équipe spécifique, pour garantir sa bonne réalisation.
  • Tous les acteurs de l’établissement concernés par le changement anticipé.

Facteurs clés de succès

  • Piloter la mise en oeuvre de ces nouvelles organisations afin de garantir le respect du calendrier en cohérence avec le planning des travaux des systèmes d’information et des équipements.
  • Gérer la communication sur le déroulement de la mise en oeuvre progressive des nouvelles organisations pour accompagner au mieux le changement.
  • Démarrer le projet suffisamment en amont pour avoir le temps de conduire ces changements.

 

Points de vigilance

  • S’assurer que le changement est bien maîtrisé par les équipes avant l’ouverture.

 

Retours d’expérience

  • Changement de l’organisation des plannings des équipes paramédicales : passage en 12 h anticipé au sein d’un pôle.
  • Utilisation de nouveaux outils : mise en place de la dictée numérique un an avant le transfert.
  • Création d’une nouvelle fonction : mise en place de préparateurs en pharmacie par pôle, chargés de réalimenter les armoires des services.
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