Sommaire
- 1. Introduction
-
2. Fiches thématiques
- 2.1. Définition détaillée des...
- 2.2. 2. dimensionnement du scé...
- 2.3. Préparation des équipes
- 2.4. Processus de mise en plac...
- 2.5. Préparation des systèmes...
- 2.6. Organisation et pilotage...
- 2.7. Communication
- 2.8. Respect et suivi du plann...
- 2.9. Respect et suivi du budge...
- 2.10. Déménagement
- 2.11. Finalisation du projet
- 3. Annexes
Ressources associées
Exemples d'outils d'établissements de santé pour anticiper la mise en service d'un bâtiment
2.1. Définition détaillée des organisations cibles
2.1.5. 1.5 Étaler les changements d’organisation sur la période avant l’ouverture
2.1. Définition détaillée des organisations cibles
2.1.5. 1.5 Étaler les changements d’organisation sur la période avant l’ouverture
Calendrier
Concerne les phases de définition et de préparation des organisations cibles.
Enjeux
- Limiter les difficultés au moment de l’ouverture.
- Sécuriser les organisations dès l’ouverture.
- Faciliter l’accompagnement des équipes au changement.
Description
- L’entrée dans une nouvelle construction implique un grand nombre de changements d’organisation que les équipes doivent assumer au moment de l’ouverture.
- Mettre en place certaines organisations cibles avant le déménagement permet de tester et préparer les changements sur une période plus longue et facilite leur appropriation par les équipes.
- Ces nouvelles organisations peuvent être mises en place quand l’établissement dispose déjà des ressources et des équipements nécessaires.
- La mise en oeuvre de ces organisations cibles doit s’inscrire dans un fonctionnement en mode projet : désignation d’un pilote, élaboration d’un planning de déploiement et construction d’une démarche pour suivre l’avancement des évolutions projetées.
- Il est intéressant de les préparer le plus en amont possible.
Moyens à mobiliser
- Un dispositif de pilotage en mode projet : il s’agit de définir un calendrier, un budget, des responsables, un suivi des actions et des mesures de résultat.
Principaux acteurs concernés
- étaler les changements proposés par l’équipe projet et les valider par la Direction générale.
- Pilotage de la mise en place du changement par un acteur ou une équipe spécifique, pour garantir sa bonne réalisation.
- Tous les acteurs de l’établissement concernés par le changement anticipé.
Facteurs clés de succès
- Piloter la mise en oeuvre de ces nouvelles organisations afin de garantir le respect du calendrier en cohérence avec le planning des travaux des systèmes d’information et des équipements.
- Gérer la communication sur le déroulement de la mise en oeuvre progressive des nouvelles organisations pour accompagner au mieux le changement.
- Démarrer le projet suffisamment en amont pour avoir le temps de conduire ces changements.
Points de vigilance
- S’assurer que le changement est bien maîtrisé par les équipes avant l’ouverture.
Retours d’expérience
- Changement de l’organisation des plannings des équipes paramédicales : passage en 12 h anticipé au sein d’un pôle.
- Utilisation de nouveaux outils : mise en place de la dictée numérique un an avant le transfert.
- Création d’une nouvelle fonction : mise en place de préparateurs en pharmacie par pôle, chargés de réalimenter les armoires des services.