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Sommaire

Calendrier

Concerne les phases de définition et de préparation des organisations cibles.

Enjeux

  • Tester les choix d’organisation pour s’assurer de leur pertinence.
  • Préciser les modalités détaillées de fonctionnement des nouvelles organisations.
  • Préparer, rassurer et convaincre les équipes sur les changements liés à la nouvelle construction.

Description

  • Prévoir l’organisation spécifique cible en simulant l’environnement projeté et les conditions de fonctionnement futures du périmètre expérimenté.
  • Une expérimentation est justifiée lorsqu’il s’agit de changements importants au niveau des organisations, et, en particulier, lorsque ces évolutions constituent une remise en cause fondamentale des fonctionnements actuels.
  • La mise en oeuvre de l’expérimentation s’inscrit dans un fonctionnement en mode projet : désignation d’un pilote et construction d’une démarche pour suivre l’avancement des évolutions projetées.
  • Il s’agit de simuler dans les bâtiments anciens une organisation prévue dans le nouveau bâtiment. Aussi, certaines expérimentations peuvent être tributaires de la disponibilité de locaux témoins ou d’autres infrastructures (plateforme logistique par exemple), de ressources (création de nouvelles fonctions) ou d’équipements (matériel dont on ne disposerait qu’à l’ouverture du nouveau bâtiment, comme les nouveaux outils de téléphonie par exemple).

Moyens à mobiliser

  • Un dispositif de pilotage en mode projet : il s’agit de définir un calendrier, un budget, des responsables, un suivi des actions et des mesures de résultat.

Principaux acteurs concernés

  • Les équipes opérationnelles concernées par le changement d’organisation a minima sur une structure pilote

Facteurs clés de succès

  • Annoncer clairement les objectifs de l’expérimentation :

- validation d’un principe d’organisation ;

- réglage de la nouvelle organisation.

  • Piloter l’expérimentation afin de garantir l’atteinte de l’objectif.
  • Gérer la communication sur le déroulement et les résultats de l’expérimentation.
  • Prendre en compte les remarques formulées par les acteurs ou justifier le choix d’options différentes.

Points de vigilance

  • Ne pas conduire simultanément trop d’expérimentations qui viennent s’ajouter à la charge de travail de préparation des organisations du nouvel hôpital et de gestion du quotidien.
  • Privilégier les thèmes qui constituent des ruptures importantes sur les modes de fonctionnement et qui peuvent être valablement simulés dans l’environnement de l’ancien bâtiment ou des anciens locaux

Retours d’expérience

  • Mise en place du futur poste de soins dans deux unités : choix du mobilier, des méthodes de rangement des consommables et de la spécialisation des espaces.
  • Mise en place d’une fonction médico-administrative dans chaque unité de soins : création de la nouvelle fonction, validation du profil de poste, analyse des impacts sur la disponibilité des soignants.
  • Test d’un nouveau système de stockage dans les unités de soins : le système plein-vide, c›est-à-dire la validation de la répartition des rôles entre les équipes logistiques et soignantes.
  • Rapprochement sur un pôle des fonctions de secrétaires médicales et d’agents administratifs pour préparer l’organisation des guichets uniques d’accueil dans le nouvel hôpital : répartition des rôles, horaires, etc.
  • Test de la nouvelle organisation de la programmation au bloc.

 

Document

Pratiques mises en oeuvre Établissement Titre du document Disponibilité
  Expérimenter les organisations futures dans l’ancien établissement C.H.I. de la Haute-Saône Rapport de conclusion sur l’expérimentation de la nouvelle équipe hôtelière  En ligne
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