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Concerne les phrases de définition et de préparation des organisations cibles

Enjeux

  • Adapter les ressources à l’activité réelle.
  • Adapter les ressources aux nouvelles organisations mises en place.

Description

  • La Direction générale, la Direction des soins et la Direction des ressources humaines veillent au respect de l’objectif global lors de réunions spécifiques sur le dimensionnement des équipes avec les cadres supérieurs et responsables.
  • En ce qui concerne les équipes soignantes, à partir des règles de dimensionnement fixées par la Direction des soins et la Direction des ressources humaines, il s’agit d’ajuster les effectifs, unité par unité.
  • Ce dimensionnement peut être défini par la Direction des soins ou délégué aux cadres supérieurs de santé sur la base de règles définies par la Direction des soins.

- Les cadres de santé, voire les équipes, peuvent être sollicités dans le cadre de ce travail.

- Les médecins peuvent également être associés à ce dimensionnement.

  • Des études approfondies peuvent être menées pour certains secteurs afin d’affiner le dimensionnement, notamment sur les fonctions supports telles que les services techniques ou logistiques (répartition des rôles avec les fournisseurs notamment).
  • La validation des effectifs est prononcée entre un an et six mois avant l’ouverture, mais quelques ajustements peuvent encore être effectués jusqu’à trois mois avant l’ouverture.

Moyens à mobiliser

  • Des rencontres entre la Direction des ressources humaines et des représentants des pôles pour échanger sur les demandes d’ajustement :

- avec la Direction des soins pour les effectifs soignants.

- avec les Directions concernées pour les fonctions supports.

  • Un dispositif d’arbitrage, impliquant la Direction générale.

Principaux acteurs concernés

  • Chefs et cadres de pôles et d’unités
  • Direction générale
  • Direction des soins
  • Direction des ressources humaines
  • Direction des services logistiques et techniques

Facteurs clés de succès

  • Identifier le bon moment pour finaliser la répartition des postes : il faut pouvoir modifier les dimensionnements quelques mois avant l’ouverture pour coller au plus juste à l’activité, mais laisser suffisamment de temps aux équipes pour se préparer et accepter le changement.
  • Tenir compte de la variation des surfaces, des distances et de l’augmentation du nombre de chambres individuelles pour le dimensionnement des équipes de nettoyage, de brancardage, logistiques, etc.
  • Il est souhaitable de mettre en place l’encadrement en amont pour lui laisser plus de temps de préparation des organisations.

Points de vigilance

  • Ne pas négocier les principes et prioriser les ajustements.
  • Ne pas limiter l’examen des ajustements à une seule catégorie de personnel.
  • Gérer les impacts de ces ajustements sur l’évolution globale des effectifs.

Retours d’expérience

  • Pour un projet de déménagement, le dimensionnement unité par unité est effectué sous la supervision des cadres de pôles avec les chefs et les cadres de services ainsi qu’un représentant du contrôle de gestion.
  • La Direction des soins d’un établissement a défini les effectifs pour chaque secteur avant de les discuter pôle par pôle pour réaliser des ajustements à la marge.
  • Cas particulier concernant le brancardage : une analyse précise de la charge de travail a été effectuée en jouant sur deux variables : le taux de productivité des brancardiers et le coefficient d’optimisation de l’ordonnancement. Les distances et les tâches ont également été précisément étudiées.

Document

Pratiques mises en oeuvre Établissement Titre du document  Disponibilité
Ajuster les effectifs, unité par unité C.H.U. Estaing

Fiche comparative descapacités et organisations paramédicales entre l’ancienet le nouveau bâtiment

  En ligne

 

 

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