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Sommaire

Enjeux

Un projet de transfert d’activités hospitalières vers un nouveau bâtiment représente un nombre conséquent de changements que les équipes doivent assimiler et s’approprier afin de garantir un fonctionnement immédiat au moment de l’ouverture. Il s’agit donc d’anticiper tout changement pour éviter les points de rupture lors du transfert dans les nouveaux locaux.

Nécessités et prérequis

Afin de répondre au mieux aux attentes et interrogations des équipes, il est nécessaire :

  • de rappeler les grands principes d’organisation et de définir au préalable de façon transversale le scénario d’ouverture, fondés sur les travaux menés lors de la phase de programmation;
  • d’accompagner l’encadrement de chaque unité, en leur apportant les informations et les outils nécessaires ;
  • de communiquer auprès des équipes le plus en amont possible sur les changements d’organisation ;
  • d’apporter des réponses aux attentes et inquiétudes que peut susciter le déménagement ;
  • de prendre en compte les souhaits de mouvement ;
  • d’associer les organisations syndicales.

Liens avec les autres dimensions du projet

Préparation des équipes

…peut impacter l’organisation de projet en fonction de l’ampleur des changements -->  Organisation et pilotage du projet - thème 6
 …alimente les supports de communication sur le nouveau bâtiment -->  Communication - thème 7
 …peut influer sur le choix de la date d’ouverture -->  Respect et suivi du planning - thème 8
…contribue au niveau d’efficience -->

 Respect et suivi du budget global - thème 9

Pratiques mises en oeuvre

La préparation des équipes à l’entrée dans le nouveau bâtiment consiste à répondre au besoin d’accompagnement de l’ensemble des acteurs de l’établissement, sur la base du dimensionnement du scénario d’ouverture et de la définition des futures organisations.

Il s’agit en particulier d’accompagner les évolutions de métier que l’on constate généralement, qu’il s’agisse de la création de nouvelles fonctions ou du changement d’unité par exemple. Cet accompagnement nécessite la définition de nouvelles fiches de poste et passe par la mise en oeuvre de formations spécifiques, voire la mise en place de cellule d’accompagnement des reclassements.

Afin de faciliter l’appropriation du projet par les équipes, il est nécessaire de prendre en compte les souhaits de mouvement de chacun (en établissant des règles : enquête, négociation, règle de priorisation), mais également de préparer dans la mesure du possible les rapprochements d’équipes provenant d’unités ou de sites différents.

Des actions de communication et d’information sur les évolutions sont donc nécessaires.

Cette préparation des équipes passe également par une étape nécessaire pour aider les collaborateurs à tourner la page des anciens locaux, mais également de travaux d’analyse de la nouvelle architecture (travail sur plans, simulations dans des locaux témoins, visites) afin de favoriser une appropriation anticipée des nouveaux locaux.

Enfin, un plan de formation des équipes adapté au projet est une étape nécessaire pour garantir l’adéquation des compétences aux besoins de prise en charge des patients au sein des unités du nouveau bâtiment.

 

Liste des documents disponibles

 Pratiques mises en oeuvre  Établissement   Titre du document   Disponibilité 
 Accompagner les évolutions de métiers   C.H.U. de Dijon  Synthèse des dispositifs d’accompagnement RH mis en place pour les professionnels soumis aux réorganisations En ligne
Guide du tutorat pour l’accompagnement des évolutions de métier liées au déménagement En ligne
Aider les collaborateurs à tourner la page   H.U.S. Livret présentant l’historique de l’établissement et les étapes de sa modernisation, réalisé par un historien En ligne
 Prendre en compte les souhaits de mouvement C.H.U. de Dijon Fiche de mobilité et d’expression des souhaits destinée aux personnels des pôles En ligne

 

     

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