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Sommaire

Calendrier

Concerne la phase de préparation de la cible.

 

 

Enjeux

  • Aider les équipes à s’approprier les locaux et à organiser leur futur fonctionnement.

Description

  • Les principaux moyens utilisés pour faciliter l’appropriation des nouveaux locaux sont de quatre natures : 

- l’utilisation de plans ;

- l’implantation de locaux témoins ou pilotes ;

- des reportages photos réguliers sur l’évolution du chantier ;

- des visites des nouveaux locaux.

  • Les cadres organisent des réunions d’analyse des plans pour permettre aux équipes de comprendre les principes structurants du bâtiment et collecter les points d’attention identifiés par les acteurs.
  • Les locaux témoins permettent de simuler les nouvelles organisations avec les équipes avant de pouvoir accéder au nouveau site en cours de construction. Deux cas de figure se présentent :
    • Le local témoin permettant une présentation des espaces : postes de soins, chambres. 
    • Le local pilote permettant de fonctionner dans l’ancien bâtiment selon les implantations futures.
  • Les visites sur site donnent une idée précise des volumes et des surfaces réels qu’il est difficile de se représenter sur plan. Elles sont nécessairement limitées par les contraintes de travaux et d’accès au chantier (port du casque, de bottes de chantier, contrôles d’accès, etc.). Après la réception des locaux, un nombre plus important de visites est à prévoir.

- Les visites sur site sont facilitées pour les cadres qui ont besoin de s’y rendre fréquemment et doivent être accompagnés par les membres de l’équipe projet.

- Les visites par service doivent être ensuite organisées et accompagnées par l’encadrement en concertation avec l’équipe projet.

Moyens à mobiliser

  • Plans lisibles à adapter et à produire en quantité suffisante pour répondre aux demandes des équipes
  • L’équipe projet, qui doit systématiquement accompagner les visites sur site ou se coordonner avec les cadres afin de répondre aux questionnements des visiteurs.
  • Des reportages photos sur l’avancée des travaux, diffusés par exemple sous la forme d’affiches au sein de l’établissement ou via l’intranet.

Principaux acteurs concernés

  • L’équipe en charge de la communication sous la direction de l’équipe projet, qui est la seule à même de dire ce qu’il faut montrer à un instant donné

Facteurs clés de succès

  • Être à l’écoute des remarques et commentaires des équipes lors de l’analyse des plans et/ou des visites tout en rappelant les contraintes posées pour l’optimisation du nouveau bâtiment.
  • Porter une attention particulière à l’appropriation des locaux pour les équipes qui ont vocation à travailler dans l’ensemble du bâtiment (brancardiers, équipes logistiques et techniques, etc.).
  • Avoir un raisonnement par les flux (patients, personnels, matières).

Points de vigilance

  • Les plans ne permettent pas facilement d’apprécier les espaces et les distances pour les acteurs non habitués à les lire.
  • Limiter les effets indésirables de visites sur site lorsque les travaux ne sont pas suffisamment avancés pour donner une bonne idée de l’organisation générale des locaux et des circulations.
  • Ne pas se limiter aux seuls services de soins et médicotechniques.
  • Proposer des visites à l’ensemble des personnels.

 

Retours d’expérience

  • Utilisation des plans trois ans avant l’ouverture (environ au démarrage des travaux) pour les travaux des groupes transversaux mais également des équipes au sein des services concernant :

- la définition détaillée des organisations ;

- l’organisation des circulations et des flux ;

- l’affichage des plans dans les services à la vue de tous.

L’affichage permet de se familiariser avec le futur environnement.

Visites sur site :

- Elles ont lieu en général un à deux ans avant l’ouverture pour les cadres, entre douze et six mois avant pour les autres personnels.

- Elles peuvent prendre la forme de journées portes ouvertes dédiées aux agents de l’établissement avec un accompagnement des visites réalisé par l’équipe projet.

- Certains cadres prennent des photographies lors de leurs visites afin de présenter l’évolution des travaux du bâtiment et de leur service en particulier aux équipes.

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