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Sommaire

Enjeux

Le budget alloué aux nouveaux équipements au sens large (biomédicaux, informatiques, mobiliers, etc.) varie d’un projet à l’autre puisqu’il dépend de l’état des équipements existants et de la politique de renouvellement des équipements de l’établissement. À titre d’exemple, parmi les cinq projets étudiés, le budget alloué aux équipements a pu atteindre jusqu’à 20 % du montant de l’opération. Le dimensionnement et l’utilisation optimale de cette enveloppe nécessitent de prendre en compte plusieurs aspects :

  • l’impact financier de la politique de renouvellement ;
  • la difficulté de déménager un nombre important d’équipements, notamment le matériel biomédical lourd (maintien de l’activité pendant le déménagement) ;
  • l’effet d’image pour l’établissement lié à la modernité de ses équipements.

Nécessités et prérequis

Pour intégrer ces trois dimensions dans la préparation du renouvellement des équipements, il est nécessaire de définir une stratégie de renouvellement en fonction des capacités financières des établissements, de l’état de vétusté des équipements existants et des contraintes liées au déménagement, et d’ainsi obtenir le meilleur équilibre entre coûts d’achat et niveau de service. Enfin, il s’agit de mettre en place un dispositif adapté des achats (consultation, groupements d’achats) afin de s’aligner sur le planning des travaux et de faire coïncider la livraison des équipements avec celle des locaux.

 

Liens avec les autres dimensions du projet

Le processus de mise en place des équipements…

…influence le dimensionnement des équipes et les conditions de travail (bed movers, pneumatiques, etc.) --> Dimensionnement du scénario d’ouverture - thème 2
…impacte le plan de formation -->  Préparation des équipes - thème 3
…se traduit par des besoins d’intégration --> Préparation des systèmes d’information - thème 5
…peut impacter l’organisation du projet en fonction de l’ampleur des changements -->  Organisation et pilotage du projet - thème 6
 …alimente les supports de communication sur le nouveau bâtiment --> Communication - thème 7
  …peut influer sur le choix de la date d’ouverture --> Respect et suivi du planning - thème 8
 …contribue au niveau d’efficience -->  Respect et suivi du budget global - thème 9
 …impacte le plan de transfert --> Déménagement - thème 10

Pratiques mises en oeuvre

Le processus de mise en place des équipements d’un nouveau bâtiment nécessite, dans un premier temps, la définition par la Direction générale de la politique de renouvellement des équipements et ce, le plus en amont possible, dès la phase de programmation architecturale du projet. La conception initiale des locaux a pris en compte les contraintes techniques et réglementaires liées à l’installation des futurs équipements. Il convient que les choix définitifs intègrent ces contraintes. La Direction générale fixe en effet notamment la part d’équipements neufs et permet de fixer les objectifs en matière d’optimisation des achats liés au projet. Celle-ci s’appuie notamment sur la participation des équipes concernées par les nouveaux équipements afin de sécuriser les choix d’investissement grâce à leur expertise. Elle s’appuie également sur la réalisation d’inventaires « qualifiés » (coûts d’achat, coûts de maintenance annuelle voire coûts des pièces de rechange) des équipements existants. Il est primordial de définir clairement l’objectif d’un inventaire pour ne pas les multiplier, dans la mesure où cet exercice mobilise des ressources très conséquentes. Il peut également être fait état du nombre de fournisseurs et de contrats de maintenance en cours, en vue d’identifier des optimisations possibles.

Une forte articulation entre le suivi des travaux et l’installation des équipements structurants (imagerie, bloc, stérilisation, radiothérapie, biologie, etc.) est nécessaire afin de s’assurer de la bonne adaptation des locaux pour accueillir ces équipements d’une part, et garantir le respect du planning des travaux d’autre part.

Enfin, la réception des équipements neufs doit être organisée, et notamment la répartition des rôles entre les différentes équipes : services logistiques, équipe biomédicale, services techniques, etc.

  

Fiches Enjeu Difficulté de mise en oeuvre
  Définir la politique de renouvellement des équipements Fort Moyenne
  Optimiser les achats Fort Moyenne
  Sécuriser le choix des équipements Moyen Moyenne
  Organiser la réception des équipements neufs Fort Moyenne
  Optimiser l’articulation travaux - équipements lourds Fort Forte
  Limiter le nombre d’inventaires Moyen Moyenne

Processus de mise en place des équipements

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