Anticiper la mise en service d'un bâtiment

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Kit de productions, Outil

Exemples d'outils d'établissements de santé pour anticiper la mise en service d'un bâtiment

Glossaire

ANAP

2. Fiches thématiques
2.4. Processus de mise en place des équipements
2.4.2. 4.2 Optimiser les achats

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Calendrier

Concerne les phases de définition et de préparation des organisations cibles.

Enjeux

Garantir une utilisation optimale du budget d’investissement.
Sécuriser la livraison de tous les achats nécessaires pour le démarrage du nouvel hôpital.

Description

En fonction de l’ampleur des achats à effectuer, il s’agit de mettre en place un dispositif adapté et en particulier :

- de choisir les achats qui vont justifier une consultation et ceux pour lesquels il sera fait appel aux groupements d’achats ;

- d’organiser le mode d’implication des utilisateurs dans le recensement et la spécification des besoins ;

- d’organiser le mode d’implication des utilisateurs dans le choix des produits ;

- de définir un calendrier permettant d’étaler la charge tout en restant cohérent avec les contraintes de travaux et l’avancée des définitions des nouvelles organisations ;

- d’anticiper les contraintes de livraison dans le cahier des charges des fournisseurs.

Les modes d’achat (appels d’offres, UGAP, etc.) ont des contraintes différentes influant sur leur choix : flexibilité, délais, possibilité de tests, charge de travail en interne, etc.

Moyens à mobiliser

Dispositif de gestion des investissements et des achats liés au projet.
Un contributeur achats dans l’équipe projet « déménagement ».

Principaux acteurs concernés

Direction des achats
Direction des équipements
Services techniques
Service biomédical
Encadrement des services
Commission des équipements

Facteurs clés de succès

Répartir clairement les rôles pour couvrir l’ensemble des équipements.
Impliquer les futurs utilisateurs et les responsables de la maintenance dans la gestion des achats.
Disposer d’un inventaire des équipements existants.

Points de vigilance

Faire un point avec les cadres quelques mois avant l’ouverture pour s’assurer qu’aucun équipement n’a été oublié.
Bien définir ce qui relève du marché principal travaux (équipements immobiliers par destination, ce qui doit être réalisé par les services techniques et ce qui peut être acheté par l’hôpital : par exemple paillasses, étagères, petit mobilier de rangement, etc.).

Retours d’expérience

Anticipation des appels d’offres sur des durées plus longues que d’habitude ; pour les consommables quelques années avant l’ouverture : seul leur renouvellement est à gérer pendant la période de préparation au déménagement, ce qui libère les acheteurs pour d’autres familles de produits.
Gestion des commandes en fonction des locaux de destination des équipements : le matériel est directement livré au bon endroit.
Constitution deux ans avant l’ouverture d’une équipe dédiée pour les achats de mobilier : quatre acheteurs et un cadre de santé détaché aux achats. Ce cadre permet de faciliter les échanges avec les services de soins.
Élaboration de contrats d’approvisionnement sur trois ans pour faire bénéficier de l’effet volume et des prix à tous les sites de l’établissement, y compris ceux ne déménageant pas.
Équilibrer les recours entre les différents modes d’achat en fonction des délais et des ressources disponibles en interne : UGAP ou procédures de marchés publics.

Document

Pratiques mises en oeuvre	Titre du document	Disponibilité
Publication de l’ANAP	Achats hospitaliers : démarches et pratiques organisationnelles	En ligne

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2.4.1. 4.1 Définir la politique de renouvellement

2.4.3. 4.3 Sécuriser le choix des équipements

Date de parution : 02/02/2012

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