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Sommaire

Calendrier

Concerne les phases de définition et de préparation des organisations cibles.

Enjeux

  • Garantir une utilisation optimale du budget d’investissement.
  • Sécuriser la livraison de tous les achats nécessaires pour le démarrage du nouvel hôpital.

Description

  • En fonction de l’ampleur des achats à effectuer, il s’agit de mettre en place un dispositif adapté et en particulier :

- de choisir les achats qui vont justifier une consultation et ceux pour lesquels il sera fait appel aux groupements d’achats ;

- d’organiser le mode d’implication des utilisateurs dans le recensement et la spécification des besoins ;

- d’organiser le mode d’implication des utilisateurs dans le choix des produits ;

- de définir un calendrier permettant d’étaler la charge tout en restant cohérent avec les contraintes de travaux et l’avancée des définitions des nouvelles organisations ;

- d’anticiper les contraintes de livraison dans le cahier des charges des fournisseurs.

  • Les modes d’achat (appels d’offres, UGAP, etc.) ont des contraintes différentes influant sur leur choix : flexibilité, délais, possibilité de tests, charge de travail en interne, etc.

Moyens à mobiliser

  • Dispositif de gestion des investissements et des achats liés au projet.
  • Un contributeur achats dans l’équipe projet « déménagement ».

Principaux acteurs concernés

  • Direction des achats
  • Direction des équipements
  • Services techniques
  • Service biomédical
  • Encadrement des services
  • Commission des équipements

Facteurs clés de succès

  • Répartir clairement les rôles pour couvrir l’ensemble des équipements.
  • Impliquer les futurs utilisateurs et les responsables de la maintenance dans la gestion des achats.
  • Disposer d’un inventaire des équipements existants.

Points de vigilance

  • Faire un point avec les cadres quelques mois avant l’ouverture pour s’assurer qu’aucun équipement n’a été oublié.
  • Bien définir ce qui relève du marché principal travaux (équipements immobiliers par destination, ce qui doit être réalisé par les services techniques et ce qui peut être acheté par l’hôpital : par exemple paillasses, étagères, petit mobilier de rangement, etc.).

Retours d’expérience

  • Anticipation des appels d’offres sur des durées plus longues que d’habitude ; pour les consommables quelques années avant l’ouverture : seul leur renouvellement est à gérer pendant la période de préparation au déménagement, ce qui libère les acheteurs pour d’autres familles de produits.
  • Gestion des commandes en fonction des locaux de destination des équipements : le matériel est directement livré au bon endroit.
  • Constitution deux ans avant l’ouverture d’une équipe dédiée pour les achats de mobilier : quatre acheteurs et un cadre de santé détaché aux achats. Ce cadre permet de faciliter les échanges avec les services de soins.
  • Élaboration de contrats d’approvisionnement sur trois ans pour faire bénéficier de l’effet volume et des prix à tous les sites de l’établissement, y compris ceux ne déménageant pas.
  • Équilibrer les recours entre les différents modes d’achat en fonction des délais et des ressources disponibles en interne : UGAP ou procédures de marchés publics.

Document

Pratiques mises en oeuvre Titre du document  Disponibilité
 Publication de l’ANAP  Achats hospitaliers : démarches et pratiques organisationnelles  En ligne
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