Sommaire
- 1. Introduction
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2. Fiches thématiques
- 2.1. Définition détaillée des...
- 2.2. 2. dimensionnement du scé...
- 2.3. Préparation des équipes
- 2.4. Processus de mise en plac...
- 2.5. Préparation des systèmes...
- 2.6. Organisation et pilotage...
- 2.7. Communication
- 2.8. Respect et suivi du plann...
- 2.9. Respect et suivi du budge...
- 2.10. Déménagement
- 2.11. Finalisation du projet
- 3. Annexes
Ressources associées
Exemples d'outils d'établissements de santé pour anticiper la mise en service d'un bâtiment
Glossaire
2.4. Processus de mise en place des équipements
2.4.2. 4.2 Optimiser les achats
2.4. Processus de mise en place des équipements
2.4.2. 4.2 Optimiser les achats
Calendrier
Concerne les phases de définition et de préparation des organisations cibles.
Enjeux
- Garantir une utilisation optimale du budget d’investissement.
- Sécuriser la livraison de tous les achats nécessaires pour le démarrage du nouvel hôpital.
Description
- En fonction de l’ampleur des achats à effectuer, il s’agit de mettre en place un dispositif adapté et en particulier :
- de choisir les achats qui vont justifier une consultation et ceux pour lesquels il sera fait appel aux groupements d’achats ;
- d’organiser le mode d’implication des utilisateurs dans le recensement et la spécification des besoins ;
- d’organiser le mode d’implication des utilisateurs dans le choix des produits ;
- de définir un calendrier permettant d’étaler la charge tout en restant cohérent avec les contraintes de travaux et l’avancée des définitions des nouvelles organisations ;
- d’anticiper les contraintes de livraison dans le cahier des charges des fournisseurs.
- Les modes d’achat (appels d’offres, UGAP, etc.) ont des contraintes différentes influant sur leur choix : flexibilité, délais, possibilité de tests, charge de travail en interne, etc.
Moyens à mobiliser
- Dispositif de gestion des investissements et des achats liés au projet.
- Un contributeur achats dans l’équipe projet « déménagement ».
Principaux acteurs concernés
- Direction des achats
- Direction des équipements
- Services techniques
- Service biomédical
- Encadrement des services
- Commission des équipements
Facteurs clés de succès
- Répartir clairement les rôles pour couvrir l’ensemble des équipements.
- Impliquer les futurs utilisateurs et les responsables de la maintenance dans la gestion des achats.
- Disposer d’un inventaire des équipements existants.
Points de vigilance
- Faire un point avec les cadres quelques mois avant l’ouverture pour s’assurer qu’aucun équipement n’a été oublié.
- Bien définir ce qui relève du marché principal travaux (équipements immobiliers par destination, ce qui doit être réalisé par les services techniques et ce qui peut être acheté par l’hôpital : par exemple paillasses, étagères, petit mobilier de rangement, etc.).
Retours d’expérience
- Anticipation des appels d’offres sur des durées plus longues que d’habitude ; pour les consommables quelques années avant l’ouverture : seul leur renouvellement est à gérer pendant la période de préparation au déménagement, ce qui libère les acheteurs pour d’autres familles de produits.
- Gestion des commandes en fonction des locaux de destination des équipements : le matériel est directement livré au bon endroit.
- Constitution deux ans avant l’ouverture d’une équipe dédiée pour les achats de mobilier : quatre acheteurs et un cadre de santé détaché aux achats. Ce cadre permet de faciliter les échanges avec les services de soins.
- Élaboration de contrats d’approvisionnement sur trois ans pour faire bénéficier de l’effet volume et des prix à tous les sites de l’établissement, y compris ceux ne déménageant pas.
- Équilibrer les recours entre les différents modes d’achat en fonction des délais et des ressources disponibles en interne : UGAP ou procédures de marchés publics.
Document
Pratiques mises en oeuvre | Titre du document | Disponibilité |
Publication de l’ANAP | Achats hospitaliers : démarches et pratiques organisationnelles | En ligne |