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Sommaire

Calendrier

Concerne la phase de préparation de la cible.

 

 

Enjeu

Limiter les sollicitations auprès des équipes des services pour réaliser un inventaire des équipements existants.

Description

  • La réalisation d’un inventaire est indispensable mais fastidieuse et consommatrice de personnel et de temps. Il faut donc éviter de répéter l’opération.
  • Quatre objectifs d’inventaire ont été identifiés :

- économique et technique, destiné à évaluer le nombre d’équipements réutilisables et les volumes d’achats à réaliser en complément. Cet inventaire consiste à classer les équipements en quatre catégories : 

    • neuf ou quasi neuf,
    • réutilisable,
    • potentiellement réutilisable, mais que l’on souhaiterait renouveler si le budget du projet le permet,
    • non transférable ; 

- logistique, destiné à évaluer le volume de biens à transporter par le prestataire ;

- de détail, destiné à définir les lieux de destination de chacun des biens transférés ;

- permettre d’identifier le sort des équipements non transférés.

  • Les domaines concernés par un inventaire sont multiples :

- équipements biomédicaux ;

- mobilier lié aux soins (lits…) ;

- mobilier de bureau ;

- informatique ;

- bureautique ;

- etc.

  • Un inventaire doit être effectué au bon moment :

- pas trop tôt pour limiter le risque de changement de politique de renouvellement ou se priver d’une innovation intéressante ;

- pas trop tard pour se laisser le temps de passer les marchés et de réceptionner les équipements.

  • La définition des critères de récupération ou de non récupération du matériel est une étape critique d’un inventaire.
  • L’articulation entre la politique de renouvellement et l’inventaire est primordiale.
  • Il est utile de profiter des résultats de cette phase pour faire le lien avec la tenue des amortissements comptables pour harmoniser l’inventaire comptable et l’inventaire physique.

 

Moyens à mobiliser

Une équipe en charge de la réalisation de l’inventaire qui peut s’appuyer sur les différents services.

Principaux acteurs concernés

Tous les services dans les phases d’inventaire

Facteurs clés de succès

  • Définir clairement l’objectif d’un inventaire et ses modalités de réalisation.
  • Être clair sur les critères de réutilisation possible des équipements et les partager.
  • Dans la mesure du possible, disposer d’une équipe en charge de l’ensemble de l’inventaire (au moins par nature d’équipements) permettant une harmonisation des critères de classification des équipements.

Points de vigilance

  • Fiabiliser les libellés de chaque item de l’inventaire auprès des utilisateurs.
  • Avoir des critères de réutilisation très explicites.

Retours d’expérience

  • Sous-traitance du travail d’inventaire auprès d’un consultant extérieur pour limiter la sollicitation des équipes.
  • Vérification par l’équipe dédiée à l’organisation du transfert de l’inventaire réalisé en comparant les propositions de renouvellement avec les achats des années précédentes et le niveau de vétusté.

 

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