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Sommaire

Calendrier

Concerne les phases de définition et de préparation de la cible, en particulier l’année qui précède l’ouverture mais n’est possible qu’au travers d’une anticipation bien en amont et d’un schéma directeur approprié.

Enjeu

  • Limiter les changements majeurs d’outils informatiques pour les équipes au moment de l’installation dans les nouveaux bâtiments.

Description

  • Le travail sur les nouvelles organisations génère naturellement des besoins d’évolution du système d’information ou de ses outils.
  • Ces évolutions d’outils et leur déploiement doivent être menés avant le transfert physique ou reportés après l’installation dans les nouveaux bâtiments selon leur caractère plus ou moins critique pour le fonctionnement des nouvelles organisations.
  • Les modifications conduites avant le déménagement doivent être déployées suffisamment en amont pour permettre une bonne appropriation de celles-ci par les équipes et limiter au strict nécessaire les apprentissages au moment de l’entrée dans le nouveau bâtiment.
  • Cet objectif de stabilisation des outils du système d’information autour de la phase d’installation dans les nouveaux locaux conduit nécessairement à des arbitrages sur les projets : décision de déploiement partiel, choix d’un report au-delà du déménagement, etc.

Moyens à mobiliser

  • Plan de déploiement du système d’information : nouvelles versions, nouvelles applications, etc.

Principaux acteurs concernés

  • Direction générale : arbitrages concernant les déploiements de nouveaux outils
  • Direction des systèmes d’information : anticipation de son programme d’action

Facteurs clés de succès

  • Associer la Direction des systèmes d’information aux travaux préparatoires et au suivi du planning général de l’opération
  • Réaliser un suivi précis du calendrier des projets de déploiement et des besoins de formation associés.

Points de vigilance

  • L’installation dans un nouvel ouvrage peut s’accompagner de la mise en place de nouveaux outils techniques et/ou technologiques, en particulier en matière de télécommunications (exemples : réseaux wifi, autocommutateur, etc.), dont il convient d’anticiper la mise en oeuvre dans le S.I.
  • Choisir le moment d’un déménagement pour ajouter de nouvelles applications informatiques peut être une source de difficulté supplémentaire. Dans le cas où ce choix est fait par l’établissement, il convient d’y apporter une extrême vigilance.

Retours d’expérience

  • Anticipation de la mise en place du dossier patient informatisé quelques années avant le transfert.
  • Rédaction d’un schéma directeur des systèmes d’information quatre ans avant l’ouverture planifiant l’évolution du S.I. et une pause dans son évolution avant l’ouverture.
  • Orientation des efforts sur l’évolution de l’architecture et des réseaux dans la période précédant le déménagement, ne requérant ainsi qu’une faible contribution des utilisateurs, tout en permettant d’anticiper sur les besoins futurs, postérieurs au déménagement.
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