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Sommaire

Enjeux

La mise en place d’un dispositif de pilotage du projet a pour vocation de :

  • coordonner l’ensemble des travaux préparatoires au déménagement en cohérence avec les objectifs initiaux et le calendrier de réalisation du projet ;
  • garantir une bonne avancée de l’ensemble des réflexions du projet, sur les volets de définition détaillée des organisations, dimensionnement du scénario cible, préparation des équipements, suivi des travaux, etc. ;
  • collecter les informations liées au projet et à son avancement pour apporter des réponses aux questionnements des différentes équipes ;
  • s’assurer de l’adéquation des nouvelles organisations avec les principes architecturaux définis lors de la phase de programmation, par un suivi des différents groupes de travail.

  

Nécessités et prérequis

Il est préalablement nécessaire d’avoir une vision de l’ensemble des ruptures liées au projet et de la stratégie de changement afin de dimensionner au plus juste les ressources consacrées au projet.

L’équipe projet ainsi constituée peut être l’équipe de Direction et les représentants des pôles concernés ou bien une équipe projet dédiée. Plus le projet est important, plus la constitution d’une équipe dédiée paraît justifiée.

Liens avec les autres dimensions du projet

L’organisation et le pilotage du projet …

...coordonnent les travaux de façon transversale --> Définition détaillée des organisations cibles - thème 1
 …alimentent les supports de communication sur le nouveau bâtiment --> Communication - thème 7

Pratiques mises en oeuvre

La préparation du transfert des activités dans un nouveau bâtiment relève d’une gestion de projet. Il est nécessaire de préciser le contenu du projet, les changements d’organisation à conduire et d’anticiper les moyens nécessaires à la gestion de ce projet avant de lancer les travaux de définition détaillée des organisations, de préparation des équipements, etc. Un dispositif de coordination et de prise de décision doit être élaboré pour le projet et présenté aux acteurs de l’établissement. Ce travail permet de bien répartir les rôles entre les différents acteurs de l’établissement et d’en informer les équipes. Le dispositif de coordination doit également définir les modalités d’instruction et de réponse aux éventuelles demandes de modifications architecturales susceptibles de remonter des équipes tout au long du projet. Enfin, les échanges avec d’autres établissements permettent de se comparer et de bénéficier de leurs retours d’expérience sur des thèmes auxquels l’établissement est confronté tout au long de son projet.

Fiches  Enjeu  Difficulté de mise en oeuvre
1 Anticiper les moyens nécessaires à la gestion du projet Fort Forte
2 Construire un dispositif clair de coordination et de prise de décision Fort Moyenne
3 Instruire les demandes de modifications architecturales Fort Moyenne
4 Se comparer à d’autres établissements Moyen Moyenne

Organisation et pilotage du projet

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