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Sommaire

Calendrier

Concerne uniquement la phase de préparation du transfert

 

 

Enjeu

  • Ouvrir dès que possible le nouveau bâtiment et limiter les coûts liés à un retard d’ouverture.

Description

  • L’équipe projet peut être amenée à constater des retards dans l’avancement des différentes actions du projet, et être parfois tentée de repousser la date d’ouverture.

  • En pratique, le fait de fixer la date d’ouverture, de la communiquer largement, et de la rappeler à chaque occasion, contribue à la mobilisation et à l’organisation de chacun pour prendre en compte cette échéance.

  • Il est donc important d’annoncer au moins un an à l’avance le calendrier d’ouverture.

Moyens à mobiliser

  • Calendrier général du projet et chemin critique du projet.
  • Analyse des risques sur la date d’ouverture.
  • Communication sur la date d’ouverture.

Principaux acteurs concernés

  • La Direction générale de l’établissement
  • L’équipe projet
  • La Direction de la communication

Facteurs clés de succès

  • Communiquer largement sur la date d’ouverture : si celleci reste connue d’un petit nombre, l’effet mobilisateur ne joue pas.
  • Résister à toutes les pressions visant à donner des marges de confort par rapport à la date d’ouverture.
  • Privilégier une date de déménagement sur une période de plus faible activité.

Points de vigilance

  • Limiter les reports de date au strict nécessaire car tout report entraîne une démobilisation des équipes et une baisse de crédibilité du nouveau calendrier.

Retours d’expérience

  • Un établissement a dû procéder à un report de son ouverture en raison de retards sur l’avancement des travaux. La date prévue a été abandonnée et une nouvelle date a été déterminée et fixée avec un délai d’un an à l’avance. L’équipe projet a ensuite conduit les opérations pour tenir cette nouvelle échéance.
  • La connaissance du calendrier d’ouverture s’est traduite par l’organisation spontanée de réunions transversales entre les cadres supérieurs des différents pôles de façon à engager les travaux préparatoires.
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