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Sommaire

Calendrier

Concerne l’ensemble des étapes du projet.

Enjeux

  • Respecter le déroulement prévisionnel des opérations et éviter d’être ralenti en cours de route par des décisions d’affectation de ressources ou de moyens.
  • Garantir l’ouverture des nouveaux locaux dans des conditions optimales.

Description

  • Chaque étape du projet requiert des configurations d’équipe différentes, mobilise un nombre variable et des profils différents d’acteurs internes à l’établissement, et fait appel à différents prestataires externes.
  • Il s’agit d’anticiper ces besoins de façon à en disposer au bon moment.

Moyens à mobiliser

  • Un calendrier général des opérations.
  • Une préconfiguration du dispositif de projet pour chaque étape.

Principaux acteurs concernés

  • Direction générale
  • Équipe projet
  • Direction des affaires financières

Facteurs clés de succès

  • Ajuster le dispositif de projet en fonction de l’ampleur des changements à conduire et des contraintes de délai pour réaliser ceux-ci.

Points de vigilance

La quantité ne remplace pas la qualité des ressources et leur disponibilité continue sur l’ensemble du projet.

Retours d’expérience

  • L’équipe projet d’un établissement est passée d’un effectif permanent de deux personnes à cinq personnes à l’approche du transfert.
  • L’équipe projet d’un autre établissement a représenté l’équivalent de sept E.T.P. pendant seize mois sur les deux étapes de préparation des organisations et du transfert.
  • La seule réunion hebdomadaire de l’ensemble des cadres supérieurs de pôle pendant toute la durée de l’étape de préparation des organisations cibles représente l’équivalent d’un E.T.P. de cadre supérieur sur les dix-huit mois de préparation.
  • Les actions de communication internes et externes entreprises par un établissement ont nécessité le recours à un prestataire pour la production des différents supports de communication, l’organisation de plusieurs journées portes ouvertes, la réalisation d’un film sur celles-ci et la relation avec les médias locaux.
  • Le recours à des organismes extérieurs (formation, assistance à maîtrise d’ouvrage, etc.) est à anticiper en termes budgétaires et de délais de procédure d’achat.

 

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