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Sommaire

Enjeux

Le déménagement doit être organisé de façon à :

  • sécuriser la prise en charge des patients pendant la phase transitoire ;
  • permettre une grande réactivité face à d’éventuels imprévus ;
  • assurer la permanence des prises de charge des patients ;
  • limiter les pertes de recettes liées à la diminution de l’activité pendant la période

  

 

Nécessités et prérequis

Le déménagement est un projet en tant que tel, qui nécessite une parfaite préparation, et par conséquent d’y affecter des ressources assez en avance pour limiter au maximum tous les imprévus possibles dans cette phase délicate à gérer. La date de déménagement doit être fixée suffisamment à l’avance (en général, un an avant l’ouverture programmée du bâtiment) pour que les agendas des acteurs concernés puissent effectivement être consacrés au déménagement (absence de congés, etc.).

Liens avec les autres dimensions du projet

Le déménagement …

 

... alimente les supports de communication sur le nouveau bâtiment -->  Communication - thème 7
 …influe sur le choix de la date d’ouverture -->  Respect et suivi du planning - thème 8
 …impacte -->  Respect et suivi du budget global - thème 9

Pratiques mises en oeuvre

Le déménagement des activités dans le nouveau bâtiment nécessite naturellement une préparation très rigoureuse. Cette préparation consiste notamment en :

  • la définition d’instructions très précises pour les équipes concernées ;
  • la définition d’un dispositif de suivi journalier des opérations de transfert ;
  • la mobilisation maximale des ressources sur la période, notamment des fonctions supports telles que les équipes logistiques, techniques ou informatiques, afin de répondre aux diverses sollicitations des équipes qui emménagent dans les nouveaux locaux, tout en maintenant les prestations pour les équipes encore présentes sur l’ancien site ;
  • La mise en place d’un dispositif au niveau de l’établissement et au niveau territorial, garantissant la continuité de l’activité pendant la phase transitoire.

Elle doit également viser un calendrier court, afin de limiter au maximum la durée de la phase transitoire. Les durées de transfert observées ont été de une à huit semaines, la durée d’une semaine correspondant à un déménagement sur un même site.

Pratiques mises en oeuvre

Fiches Enjeu Difficulté de mise en oeuvre
1 Préparer l’opération de façon très rigoureuse  Fort  Moyenne
2 Viser un calendrier court  Fort Faible
3 Définir des instructions très précises Fort Moyenne
4 Définir un suivi journalier des opérations Fort Faible
5 Concentrer toutes les ressources disponibles Fort Faible
6 Assurer la continuité des services pendant la phase transitoire Fort Moyenne

Déménagement

Liste des documents disponibles

Pratiques mises en oeuvre Établissement Titre du document Disponibilité
Préparer l’opération de façon rigoureuse H.U.S Fiche de cadrage sur l’organisation du déménagement  En ligne
C.H.I. de la Haute-Saône Affiches à destination des patients pour informer des dates de déménagement de certains services et de la nouvelle adresse de l’hôpital En ligne
Définir des instructions très précises C.H.U. de Dijon Aide-mémoire concernant la préparation du déménagement et indiquant les personnes ressources En ligne
C.H.U. Estaing Miniguide de déménagement à l’attention de l’ensemble du personnel En ligne

     

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