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Sommaire

Calendrier

Concerne la phase de préparation du transfert

 

Enjeu

  • Le déménagement est sécurisé : chaque équipe de l’établissement dispose des informations nécessaires pour le transfert de son unité.

Description

  • Une fois l’organisation et le planning du transfert définis, il est nécessaire d’en informer toutes les parties prenantes :

- les patients et leurs familles ; 

- les équipes des services de soins ;

- les fonctions supports ;

- les prestataires extérieurs : fournisseurs d’équipements, société de déménagement, etc. ; 

- les tutelles ;

- les autres établissements du territoire de santé ;

- etc.

  • Les instructions précisent :

- le déroulement des opérations ; 

- le rôle de chacun ;

- le pilotage de l’opération ;

- les moyens de communication entre les acteurs. 

Moyens à mobiliser

  • Élaboration d’un guide du déménagement et d’autres supports de communication sur l’organisation de l’opération.

Principaux acteurs concernés

  • Préparation des supports de communication par l’équipe dédiée avec la Direction en charge de la communication, avec une validation des supports par la Direction générale
  • Implication de la société de déménagement dans la communication des instructions

Facteurs clés de succès

  • Construire des outils didactiques et faciles de lecture (plans simplifiés, logigrammes, photos des locaux cibles, affichage, etc.).

Points de vigilance

  • Prévoir des temps d’échanges entre les services de soins et la société de déménagement

Retours d’expérience

  • Formalisation d’un guide du déménagement à l’attention de toutes les parties prenantes.
  • Élaboration d’un kit d’outils pour le personnel : rétroplanning, instructions, outils de communication interne, etc.
  • Diffusion de tracts à destination des familles pour les solliciter pour récupérer les effets personnels non indispensables des patients.
  • Réunions d’informations plénières auprès de tout le personnel neuf mois avant le transfert.
  • Présentation des consignes aux équipes de l’établissement par la société de déménagement (emballage, tri des cartons, préparation des matériels à déménager, etc.).
  • Réunions avec chaque service et la société de déménagement quelques semaines avant le transfert.

 documents

Pratiques mises en oeuvre Établissement Titre du document Disponibilité
Définir des instructions très précises C.H.U. de Dijon Aide-mémoire concernant la préparation du déménagement et indiquant les personnes ressources  En ligne
 C.H.U. Estaing  Miniguide de déménagement à l’attention de l’ensemble du personnel  En ligne

 

 

 

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