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Sommaire

Calendrier

Concerne la phase de transfert.

  

Enjeux

  • Corriger en temps réel les difficultés rencontrées par les unités qui déménagent.
  • Bénéficier de leur retour d’expérience pour poursuivre les opérations.

Description

  • Il s’agit de mettre en place un dispositif permettant de :

- piloter les opérations sur le terrain ;

- suivre le déroulement de ces opérations ; 

- effectuer les ajustements en fonction des événements remontés.

  • Un débriefing quotidien impliquant l’ensemble des acteurs du déménagement permet de :

- faire le bilan des difficultés rencontrées et du déroulement du transfert ;

- organiser le règlement des problèmes persistants ;

- ajuster la suite du transfert.

Moyens à mobiliser

  • Réunion chaque soir de l’ensemble des parties prenantes du déménagement des unités.
  • Formalisation systématique et diffusion aux parties prenantes et à la Direction générale d’un compte-rendu de ces réunions.
  • Points d’avancement réguliers auprès des tutelles.

Principaux acteurs concernés

  • L’équipe projet en charge du transfert
  • Les cadres et responsables des services qui déménagent le jour donné et le lendemain
  • Les fonctions supports
  • La société de déménagement

Facteurs clés de succès

  • Organiser la communication entre les différents niveaux de pilotage et de décision.
  • Tirer les conclusions de l’expérience des services ayant déjà été transférés pour les services restants.
  • Être en mesure de prendre les décisions correctives : allocation de ressources, report de planning, changement de procédure, etc.

Points de vigilance

  • Informer les familles du transfert des patients et les rassurer le jour même.
  • Être particulièrement attentif avec les familles des patients dont l’état de santé est précaire et qui sont susceptibles de décéder pendant la période de déménagement

Retours d’expérience

  • Le suivi des opérations de déménagement a été organisé dans un établissement dans un dispositif à trois niveaux de pilotage.

 

  • Un débriefing quotidien est réalisé chaque soir pendant toute la durée du déménagement. Il réunit :

- la Direction générale ;

- le déménageur ;

- les services techniques ;

- les services :

  • concernés par le déménagement effectué le jour même écoulé,
  • dont le déménagement a lieu le lendemain.
  • Une adresse mail spécifique pour le déménagement est mise en place et permet :

- un recueil des différentes questions des services ;

- l’orientation vers les responsables concernés par ces questions :

  • services techniques, 
  • service informatique,
  • etc. ;

- un suivi des difficultés remontées par les services pour l’unité de supervision.

  • Des référents sont identifiés :

- un agent des services techniques accompagne chaque service avec les outils nécessaires aux premières réparations à l’entrée dans le nouveau bâtiment ;

- un interlocuteur privilégié pour chaque service est identifié au niveau de la société de déménagement.

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