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Sommaire

Calendrier

Concerne uniquement la phase d’ajustement

Enjeux

  • Vérifier l’atteinte des objectifs liés aux nouvelles organisations.
  • Identifier les dysfonctionnements et points d’amélioration restant à traiter.

Description

  • Les organisations après l’ouverture peuvent être différentes de la cible fixée ou partiellement mises en oeuvre pour différentes raisons : réception de nouveaux équipements différée, systèmes d’information déployés partiellement, etc.
  • Il est donc nécessaire de mener un audit des organisations et du fonctionnement réel par comparaison avec les objectifs fixés lors de la phase de préparation des organisations cibles. Cette comparaison doit s’appuyer sur des éléments objectifs et quantifiés sous forme d’indicateurs de mesure des résultats.
  • Les dysfonctionnements ou écarts constatés peuvent servir de point de départ pour lancer de nouveaux projets d’amélioration après la clôture du projet de déménagement.

Moyens à mobiliser

  • Démarche d’audit général du fonctionnement.
  • Indicateurs de performance.

Principaux acteurs concernés

  • Direction générale
  • Équipe projet
  • Équipes des pôles

Facteurs clés de succès

  • Laisser aux équipes une période d’adaptation aux nouvelles organisations et aux nouveaux locaux avant la mesure. Cette période peut être estimée entre deux et six mois et doit être appréciée en fonction des remontées des équipes.
  • Prendre en compte à la fois l’insatisfaction éventuelle exprimée par les équipes et les écarts par rapport aux objectifs d’amélioration visés lors de la préparation des organisations.
  • Rappeler les principes organisationnels qui ont régi le projet.

Points de vigilance

  • Anticiper la mise en place d’indicateurs de mesure pour permettre la comparaison entre la nouvelle situation et les anciennes organisations.
  • Communiquer en relativisant les dysfonctionnements rencontrés et les efforts restant à produire par rapport aux améliorations déjà apportées par le nouveau bâtiment et les nouvelles organisations.

Retours d’expérience

  • évaluation des nouvelles organisations :

- quatre puis dix mois après l’ouverture des nouveaux locaux avec pour conséquence un repositionnement des services à la fois en taille et localisation dans le bâtiment. Cette démarche s’est institutionnalisée sous forme d’un renouvellement de cette évaluation chaque année ;

- six mois après l’ouverture avec utilisation d’indicateurs qui avaient été inclus lors de la rédaction des projets pendant la période de préparation au déménagement et comparaison par rapport aux objectifs initiaux ;

- un an après l’ouverture avec pour conséquence le lancement de trois actions correctives sur le fonctionnement du bloc et de l’activité ambulatoire, l’optimisation de la logistique et l’amélioration des parcours de patients en consultation.

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