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Glossaire

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L'archivage participe directement à l'optimisation du processus de gestion documentaire de l'établissement et plus largement au processus de prise en charge du patient.

C'est pourquoi, la démarche d'archivage doit être pensée comme un levier d'optimisation de l'organisation de l'établissement. Elle concourt à l'amélioration de la performance de l'établissement, tant d'un point de vue de son efficience, de la qualité des soins que des conditions de travail.

La mise en oeuvre d'une politique d'archivage, vecteur d'organisation, permet à l'établissement de santé d'obtenir de véritables gains tout en contribuant à l'adhésion des acteurs. Ces gains ne sont pas tous immédiats et peuvent apparaitre seulement lorsque la politique d'archivage est en phase opérationnelle (routine).

 

Cartographie des gains

 

Les gains sont multiples et bénéficient à tout l'établissement et au patient.

Ces gains sont autant de leviers à la disposition de la direction de l'établissement pour expliquer l'intérêt du projet.

Mettre en place une démarche d'archivage permet des gains de qualité et engendre une meilleure prise en charge médicale, via :

  • la formalisation des pratiques au sein des différents services de l'établissement. Cette homogénéisation des pratiques engendre un gain de temps pour les professionnels de santé (notamment en évitant les ressaisies sources d'erreurs et de risques) tout en facilitant la communication entre les acteurs ;
  • la meilleure tenue du dossier patient et le contrôle de son contenu, la vérification de la conformité juridique, la recherche rapide de l'information, l'exploitation des données par la création de valeur, l'accès à l'historique médical pour faciliter la continuité des soins sont autant de gains tant pour le personnel médical et paramédical, le personnel administratif, l'archiviste que pour le patient ;
  • l'optimisation de l'accès à l'ensemble des données de son dossier par le patient : face aux demandes croissantes des patients, la mise en place d'une organisation efficace de l'archivage permet de favoriser l'accès rapide au dossier patient.

La mise en oeuvre d'une politique d'archivage entraine une diminution des risques médicaux (traçabilité des soins effectués) et juridiques. Ceci produit des gains financiers pour l'établissement et permet de se conformer aux obligations de la certification de la Haute autorité de santé.

D'autres gains financiers sont également réalisables grâce à :

  • la définition du périmètre des documents nécessaires et pertinents à conserver ;
  • un pilotage médico-économique de l'établissement facilité par l'accessibilité et la disponibilité des documents.

L'archivage contribue aussi à améliorer les conditions de travail des professionnels de santé, ainsi que le service rendu aux patients, à travers :

  • l'optimisation de l'accès et de la gestion des archives (gains de temps) ;
  • l'amélioration de la relation avec le patient qui sera satisfait d'avoir accès à son dossier et rassuré de voir que le personnel connaît son historique.

Enfin, l'archivage améliore la conservation patrimoniale de l'établissement. Il engendre également de nouvelles opportunités de recherche, tant pour les chercheurs que pour les professionnels de santé.

En résumé, l'archivage est la preuve d'une bonne traçabilité, sécurité et fiabilité des données, par conséquent, d'une bonne organisation de l'établissement.

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