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Glossaire

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Faire vivre la politique d'archivage consiste à la mettre en oeuvre, l'évaluer puis l'actualiser.

C'est une démarche d'amélioration permanente qui ne prendra jamais fin et qui continuera à mobiliser quelques ressources et vigilance !

La vie de la politique d'archivage doit mobiliser l'ensemble des acteurs concernés. La phase opérationnelle ne doit pas être négligée ; au contraire, elle est essentielle. En outre, afin que les gains escomptés soient effectifs, il est capital de mettre les moyens adaptés à la vie de la politique d'archivage.

Le suivi et l'évolution de la politique d'archivage sont conduits sous la responsabilité du Comité de pilotage. Ce dernier est chargé d'organiser la veille nécessaire à l'actualisation de la politique d'archivage.

Cette veille couvre un périmètre complet des changements pouvant influencer la politique d'archivage, quelle que soit leur origine :

  • législative et réglementaire ;
  • demande des usagers ;
  • changement de périmètre ;
  • fonctionnelle, technique et technologique ;
  • modification des objectifs de sécurité ou d'archivage de l'établissement, évolution de sa structure, de son organisation ou de ses activités ;
  • évolution des menaces et des enjeux liés au système d'information, etc.

Des contrôles permanents et périodiques (au moins une fois par an) doivent également être mis en oeuvre.

Pour les établissements de santé publics, les Archives départementales effectuent des contrôles d'application de la politique d'archivage.

La direction d'établissement est libre de diligenter des audits spécifiques s'ajoutant aux contrôles.

La Déclaration des pratiques d'archivage doit vivre au même rythme que la politique d'archivage. Elle doit faire l'objet d'une actualisation avec des mises à jour régulières.

Schéma général de la démarche

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