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Les enjeux de l'archivage sont :

Légaux et réglementaires : prendre en compte les obligations en matière réglementaire et se placer dans la possibilité de rendre des comptes aux différentes instances de contrôle (HAS*, organismes de sécurité sociale, chambre régionale des comptes).

La politique d'archivage s'accompagne d'une analyse de risques et d'arbitrages en fonction des différents types de données identifiées et de leur sensibilité (criticité/ valeur). En outre, l'établissement doit également être en mesure de répondre à la demande d'accès du patient à son dossier médical.

Stratégiques : la politique d'archivage est définie et validée par les instances de direction de l'établissement de santé. Les modalités d'archivage vont permettre de garantir des processus administratifs et médicaux juridiquement fiables et de créer de la valeur à partir de l'exploitation des informations produites et conservées par l'établissement dans l'exercice de ses missions.

Médicaux : améliorer et réduire les risques liés à la prise en charge du patient.

Organisationnels et financiers : optimiser la production et la gestion des documents de leur création à leur destruction avec des impacts en termes médicaux, de soins, logistiques, de locaux. Le système d'archivage doit rendre l'information traçable, intègre et sécurisée en s'appuyant sur des référentiels et des bonnes pratiques.

Techniques : l'établissement doit également être en mesure d'assurer la pérennité des documents archivés et de faire cohabiter deux types d'archivage, papier et électronique. L'archivage peut être réalisé par un tiers dans des conditions encadrées par la loi.

Scientifiques et historiques : organiser la conservation du patrimoine historique et administratif de l'établissement et favoriser la recherche historique et médicale.

Immobiliers : optimiser la gestion des espaces dévolus aux documents selon les normes en vigueur. Acter un projet relatif à la gestion des archives, sur le sujet particulier du dossier patient, c'est se positionner au niveau stratégique de la gouvernance de l'information, qui impacte l'ensemble de l'organisation. Ce projet va également demander une analyse des risques sur l'opportunité et le coût de conserver l'ensemble des documents constituant le dossier patient.

L'établissement devra également se positionner en termes de criticité face à la perte de documents : quel risque est encouru si ce type de document est perdu ou détruit en dehors des règles légales ? En effet, toute destruction de tout ou partie d'un document, effectuée en dehors des règles légales (délais et procédures) emporte la responsabilité de l'établissement public tant sur le plan administratif ou civil, que sur le plan pénal pour destruction d'archives publiques.

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