Politique d'archivage : kit d'outils

Les établissements de santé sont pour la plupart dans une phase de première informatisation du dossier patient, qui soulève la question de l'archivage de ce dernier. En outre, le remplacement du dossier patient papier par un dossier patient informatisé est progressif : la cohabitation du papier et du numérique est à organiser. Or les archives d'un établissement, constituées de l'ensemble des données de santé et documents qu'il produit, constituent le capital informationnel de l'établissement. Leur gestion fait partie de la gouvernance de l'établissement et est du ressort de la direction, d'autant qu'elle concerne des tiers vis-à-vis desquels l'établissement a des responsabilités.

Seule une politique d'archivage maîtrisée et répondant aux exigences légales, réglementaires et normatives peut donc permettre de s'engager dans la substitution du support papier par le support électronique.

Présentation de l'étude

Ce kit d'outils permet de mettre en place une démarche d'archivage maitrisée au sein des établissements de santé. Il comprend :

Concernant l'archivage :

• L'archivage du dossier patient : Enjeux et principes de mise en oeuvre
• Mener un projet d'archivage du dossier patient
• Connaitre la réglementation en vigueur sur l'archivage du dossier patient
• Elaborer une politique d'archivage
• Elaborer une déclaration des pratiques d'archivage
• Elaborer une nomenclature des données et documents archivés
• Matrice de l'archivage des données/documents de l'établissement

Concernant l'archivage électronique et la dématérialisation :

• Comprendre l'articulation entre la dématérialisation et l'archivage électronique
• Conduire un projet d'archivage électronique et de dématerialisation
• Autoriser la destruction de documents sur supports papier après leur numérisation : quels critères de décision ?
• Zéro papier pour soigner : pourquoi ? Comment ?
• Élaborer un cahier des charges pour l'archivage électronique
• Dématerialisation des documents médicaux

A qui s'adresse ce kit d'outils ?

L'archivage fait partie du projet d'établissement, impacte sa stratégie, son organisation et ses dépenses. C'est un projet qui doit être piloté par la direction générale. Tous les professionnels sont concernés et doivent être mobilisés. En effet, l'adhésion est d'autant plus indispensable que la production des données est en pleine évolution du fait de l'informatisation du dossier patient.